Alles over de nieuwe e-facturatie wetgeving in Nederland

U heeft het ongetwijfeld gehoord: Eindelijk gaat de Nederlandse rijksoverheid e-facturatie verplichtstellen. In 2018 komt er een nieuwe wetgeving waarbij overheden en hun leveranciers verplicht moeten gaan e-factureren. Wat betekent dit nu voor uw organisatie? Wat mogen we de komende jaren verwachten op het gebied van e-facturatie? In dit artikel kijken we naar de laatste ontwikkelen op het gebied van e-facturatie: de heilige graal van digitaal factureren.

Door: Raf Withofs *

Dag foutgevoelig en duur proces!

Veel crediteurenadministraties keken al jaren uit naar standaardisatie van digitale factuurverwerking door het invoeren van wet- en regelgeving voor e-facturatie. Een brede adoptatie van e-facturen luidt namelijk definitief het einde in van het scannen en herkennen en in sommige, ongelukkige gevallen, zelfs het overtypen van factuurgegevens. Dag foutgevoelig en duur proces, hallo volledig automatische factuurverwerking!

De Digitale Overheid verwoordt het zo:

“E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.”

Wat houdt de nieuwe wetgeving in?

De Europese richtlijn (2014/55/EU) bepaalt dat uiterlijk 27 november 2018 alle aanbestedende rijksoverheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. De aanleiding voor deze Europese richtlijn is de trage adoptatie van e-facturatie in Europa. In september 2015 schreven we al dat de adoptatie van digitale facturen in Nederland nog bedroevend laag was en wat ons inziens de achterliggende redenen hiervoor waren. In veel Europese landen was dit niet anders. Omdat e-facturatie efficiency en kostenbesparingen oplevert, heeft de EU besloten om te gaan standaardiseren.

Wat houdt de richtlijn verder in? Er komt één Europees gegevensmodel voor de e-factuur. Dit gegevensmodel komt beschikbaar in vier syntaxen (bestandsformaten): UBL, GS1, EDIFACT en XML20022. Er wordt hierbij rekening gehouden met het mkb, transacties tussen commerciële partijen, de bruikbaarheid, kosten, privacy, technologische neutraliteit/toegankelijkheid en internationale normen. De wettelijk verplichte gegevens die nu op een factuur vermeld dienen te worden, veranderen niet.

Wat gebeurt er in Nederland op het gebied van e-factureren?

De Rijksoverheid wil een voorbeeldrol op het gebied van digitaal factureren spelen. Volgens de VNG zal de Rijksoverheid nog dit jaar helemaal klaar zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Bovendien zullen ze vanaf 1 januari 2017 bij alle nieuwe contracten, leveranciers verplichten om e-facturen te sturen. Deze datum is bekendgemaakt in de voorjaarsrapportage Regeldruk aan de Tweede Kamer en is bepaald in overleg met onder meer VNO-NCW/MKB NL, Bouwen Nederland en andere brancheorganisaties.

Het programmabureau e-factureren van PIANOo (onder andere bekend van tendernet) is samen met de VNG een project gestart om gemeenten, provincies en waterschappen te helpen bij het implementeren van de nieuwe wetgeving. BCT is een van het handjevol leveranciers die deelneemt in de Expert-groep E-factureren van PIANOo. Deze Expert-groep is in het leven geroepen om gemeenten te ondersteunen bij de technische- en organisatorische adaptatie van e-facturatie.

De gevolgen van de e-facturatie wetgeving voor aanbestedende diensten

Vanaf eind 2018 zijn de aanbestedende rijksdiensten verplicht om e-factureren te kunnen ontvangen en verwerken. Al eerder, per 1 januari 2017, zouden de G32 gemeenten een oplossing voor e-facturatie moeten hebben geïmplementeerd, althans dat wordt gestimuleerd door de VNG. Na deze fase zullen deze aanbestedende diensten waarschijnlijk naar het voorbeeld van de Rijksoverheid ook hun leveranciers verplichten om te gaan e-factureren, zoals enkele aanbestedende diensten al doen.

digipoort

De gevolgen van de e-facturatie wetgeving voor bedrijven

Het aanleveren van facturen aan de Rijksoverheid en Rijksdiensten kan per 1 januari 2017 voor nieuwe contracten alleen nog maar op 3 manieren:

  • Simplerinvoicing – Een netwerk waarmee klanten en leveranciers in verbinding staan en waarbij de factuurgegevens direct vanuit het ene systeem in het andere worden gelezen.
  • Digipoort – De berichtendienst van de overheid. Hier is een speciale koppeling voor nodig en vooral handig voor bedrijven die veel facturen aan de overheid versturen.
  • Een online formulier vanuit DigiInkoop waarin leveranciers hun incidentele facturen kunnen aanleveren.

Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van de Digitale Overheid.

Het is nog niet definitief vastgesteld maar het verplicht aanleveren van e-facturen aan gemeenten, waterschappen en provincies zal waarschijnlijk medio 2018/2019 ook verplicht gesteld worden bij nieuwe contracten. De manier waarop de facturen aangeleverd moeten gaan worden, zal mogelijk afwijken van de wijze waarop dit moet gebeuren bij de Rijksoverheid. Het digitaal factureren via e-mail zal waarschijnlijk wel een optie blijven.

Raf Withofs
Raf Withofs

Zoals u in dit artikel heeft kunnen lezen, staat er veel te gebeuren de komende tijd! Wij houden u in ieder geval op de hoogte van de komende ontwikkelingen. Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, of heeft u behoefte om eens met ons te sparren over het onderwerp e-factureren? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag!

*) Raf Withofs, Business unit manager bij BCT

Je zou ook graag

Laat een bericht achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.