Hoe zet je archiefbeheer weer op de kaart

Als Documentair Informatie Voorziening (DIV) medewerker zit u in een interessant en dynamisch spannigsveld. Enerzijds heeft u te maken met krimpende budgetten en veranderende processen en anderzijds zijn er de groeiende belangen voor een juist, duurzaam archiefbeheer.

Hoe zorgt u ervoor dat u archiefbeheer binnen uw organisatie weer op de kaart zet zodat ook de rest van de organisatie het belang van dit vakgebied inziet en hieraan de juiste prioritering meegeeft?

Door: Rowenna Hameleers-Ronckers, Business Consultant bij BCT

Vroeger

Traditioneel zit de afdeling DIV vooral aan de achterkant van het proces. De handelingen worden door verschillende afdelingen binnen de organisatie gedaan en wanneer archiefwaardige stukken voor de toekomst geborgd moeten worden, komt de expertise van DIV om de hoek kijken. Veelal een situatie waarin DIV een teruggetrokken bestaan leidde. De medewerkers wisten exact waaraan een document en dossier moest voldoen, welke metadatering relevant was om terugvindbaarheid te borgen en men was op de hoogte van de relevante wet- en regelgeving.

Nu

Vandaag de dag zijn er vele veranderingen gaande op het gebied van informatiemanagement zowel binnen- als buitenshuis. Denk aan de toename van (digitale) informatie, het stijgende niveau van verantwoording, de overbrenging van informatie naar e-depot(s) en de optimalisatie van dienstverlening naar de burger. Collega’s van andere afdelingen rekenen erop dat de juiste informatie altijd en overal beschikbaar is.

En alsof deze opgave nog niet groot genoeg is, hebben overheidsorganisaties ook nog eens te maken met een herschikking van de toezichthoudende taken als het gaat om informatiemanagement en archiefbeheer. Dit heeft impact op het belang van archivering en daarmee ook grote gevolgen voor de rol van de afdeling DIV. De afdeling zal meer en meer gaan fungeren als een adviesgevend orgaan dat kennis en ervaring heeft op het gebied van duurzame archivering. De afdeling zal vanaf het begin van het proces betrokken moeten zijn om archivering tijdens en na het proces correct te laten plaatsvinden. Dit vraagt een andere houding en mindset van DIV.

Draagvlak

Om zowel het hoofd te kunnen bieden aan de dynamiek van het hedendaagse informatiemanagement en voorbereid en ingericht te zijn op de nieuwe wijze van verantwoording afleggen voor het archiefbeheer (Wet Revitalisering Generiek Toezicht) dient de basis op orde te zijn. Denk daarbij niet alleen aan de applicatie infrastructuur zoals document management systemen, zaaksystemen of taakspecifieke applicaties. Maar denk vooral ook aan de organisatie infrastructuur; processen, mensen en beleid. Dit kan echter alleen gerealiseerd worden wanneer er betrokkenheid en commitment is in de bestuurslagen van de organisatie.

Hoewel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeleid is belegd bij de hoogste ambtenaar (bij gemeenten en waterschappen, de secretaris) is een hoge prioriteit voor informatiemanagement en archiefbeheer niet vanzelfsprekend voor het bestuur. Het bestuur dient in te zien dat tijdig voldoende resources dienen te worden vrijgemaakt om in de eerste plaats alle benodigde informatie te verzamelen en in de tweede plaats de invulling van alle eisen te monitoren.

Voordelen van verantwoord archiefbeheer

Speerpunten in het informatiebeleid van organisaties zijn de beschikbaarheid en de toegankelijkheid van informatie (voor medewerkers, burgers, bedrijven en ketenpartners). Toegang tot informatie leidt tot efficiente processen en mogelijkheid de dienstverlening te verbeteren. Transparantie is het instrument om verantwoording te kunnen afleggen.

Met de aankomende decentralisaties die op de lokale overheden afkomen (Werk, Welzijn en Jeugd) werkt het een stuk prettiger in een keten wanneer u als organisatie het informatie- en archiefbeheer op orde hebt. Belangrijke argumenten om de bestuurslagen te overtuigen van de urgentie en de juiste prioritering van verantwoord archiefbeheer.

Handvat

Om aan dit belang een bijdrage te leveren, hebben wij een handvat ontwikkeld waarin wij de (medewerkers van de) afdeling DIV, enkele tips en middelen meegeven om dit draagvlak en de prioritering binnen de organisatie te vergroten / verhogen.