Factuurbetaling: kans of bottleneck?

Een treinreiziger die in de spits van en naar zijn kantoor reist heeft uitgerekend zo’n 25 uur op jaarbasis kwijt te zijn aan wachten door vertraging. Uit data van het bedrijf INRIX blijkt dat we jaarlijks 50 uur in de files staan met onze auto. Op de betaling van een factuur moeten we gemiddeld 24 dagen wachten volgens jaarlijkse betalingsbarometer van Attradius!

Als we niet aan het werk zijn en op vakantie gaan staan we in de wachtrij bij Schiphol om in te checken en door de douane te gaan. We moeten zoveel wachten doordat processen niet goed op elkaar zijn afgestemd, geeft hoogleraar ketenmanagement Santema aan de TU Delft aan. De TU Delft werkt aan een onderzoek dat de gemiddelde reisduur tussen Europese bestemmingen kan inkorten. Door gebruik van technologische ontwikkelingen is het mogelijk om de reisduur van gemiddeld zes tot acht uur te verkorten naar vier uur.

Een voorbeeld van het verkorten van de reisduur is het vooruitsturen van de bagage via expres post. Hierdoor hoeft een reiziger de bagage niet meer in te checken of door de security-check virtueel te maken door mensen een tijdslot te geven bijvoorbeeld. Iemand weet dan dat ie 11:15 bij de security check moet zijn. Met de digitale toepassingen is het mogelijk om via gezichtsherkenningssoftware een paspoortcontrole uit te voeren.

Ontwikkeling factuur

Bij het versturen van een factuur moet u wachten op het moment van betaling. Pas op na het verlopen van de betaaltermijn krijgt u in de gaten dat er niet betaald is. Daarna komt u waarschijnlijk pas in actie en kost het betaald krijgen extra tijd die u liever in het verkrijgen van nieuwe orders steekt. Jaarlijks wordt zo’n 40% van alle facturen te laat betaald en moet zelfs 3% als oninbaar worden afgeschreven.

Afgelopen jaren zijn veel bedrijven overgegaan van het versturen van een fysieke factuur naar een mail met PDF. Op beide varianten is het mogelijk om betaalgemak toe te voegen door het plaatsen van een QR-code op de fysieke factuur en een betaallink in de PDF met een iDEAL-button. Met de QR-code en de iDEAL-button wordt betalen eenvoudig gemaakt door gegevens vooraf in te vullen en te tonen in de betaalomgeving.

Dynamic discounting

Een stap verder in collectie van betalingen is het gefinancierd krijgen van de factuur. Factuurverzenders krijgen krediet op basis van verzonden zakelijke facturen. Hiermee wordt het werkkapitaal geoptimaliseerd. Een alternatief op snelle betaling is het geven van kleine korting op een factuur door het inzetten van dynamic discounting. Hiermee stimuleert u sneller betalen door het geven van een korting.

Door de intrede van de digitale mogelijkheden is het voor facturering ook mogelijk om processen beter op elkaar aan te sluiten en daardoor wachttijden te verminderen. Het versturen van facturen van boekhoudpakket naar het boekhoudpakket van de ontvanger begint steeds meer vorm aan te nemen. Dit is voor de cashflow van een onderneming zeker gewenst.

Ik ben benieuwd naar hoe de factuurverzending bij u geregeld is. Wilt u hier met mij over sparren? Ik hoor graag van u.

Auteur: Alfred Mulder, PostNL