De need-to-knows van input- en outputmanagement

Misschien ben je er al mee bezig, misschien nog niet, maar e-facturatie wordt de nieuwe standaard. Dan heb ik het niet over digitale pdf’jes van facturen – die feitelijk gewoon scans zijn van papieren facturen – maar een gestandaardiseerd formaat voor digitale facturen. Een formaat dat sommige systemen nu al genereren en herkennen, en wat sinds afgelopen jaar zelfs de standaard is volgens de Europese wetgeving voor Rijksoverheid, decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties.

(Semi-)overheden en organisaties die zaken (willen) doen met overheden dienen hier t.z.t. dus klaar voor te zijn. Degenen die dit nog niet voor elkaar hebben of nog niet in de startblokken staan, moeten in actie komen. Het is uiteraard wel belangrijk om bij het begin te beginnen. Daarom breng ik je graag eerst wat bij over de technologie die benodigd is om e-facturatie vlekkeloos te laten verlopen, namelijk input- en outputmanagement.

Inputmanagement

Inputmanagement is het registreren, automatiseren en verwerken van informatie die een organisatie binnenkomt. Vaak zijn dat nog steeds documenten, maar andere formaten worden steeds populairder. Allereerst identificeert de software alle inkomende (fysieke en digitale) documenten. De software herkent wat voor type informatie er binnen komt, zoals een factuur, of een klacht.

Deze identificatie gebeurt door het herkennen van specifieke elementen in het document. Deze elementen zijn bijvoorbeeld betalingsreferenties of ordernummers. Doordat inputmanagement deze kenmerken identificeert, kan het de informatie vervolgens direct afhandelen of doorsturen naar het systeem of de partij die het moet verwerken. In het geval van een factuur kan de betaling automatisch gebeuren, of de factuur kan doorgezet worden naar de financiële afdeling ter controle – bijvoorbeeld wanneer er grote bedragen mee gemoeid zijn.

Ook kan het zijn dat iemand nog een handtekening moet zetten onder een document, in dat geval wordt het document doorgezet naar degene die de handtekening moet plaatsen. Daarnaast kan de software automatisch de documentgegevens extraheren en doorsturen naar een ander systeem, zoals een ERP of financieel systeem.

Outputmanagement

Je weet nu hoe inputmanagement werkt, maar hoe zit dat met outputmanagement? Waar de technologie achter inputmanagement wellicht wat meer bekend is, is outputmanagement dat wat minder. De naam geeft het al een beetje weg. Het gaat om de documenten, data en informatie die door het inputmanagementsysteem zijn verwerkt en vervolgens doorgezet worden naar het juiste systeem (zoals een ERP- of DMS-systeem). Natuurlijk kan dit ook gegevens omvatten die oorspronkelijk in dergelijke software werden gegenereerd en geëxporteerd.

Concreet gezegd is outputmanagement het creëren, genereren, beheren en distribueren van elektronische of fysieke documenten naar alle beoogde ontvangers binnen of buiten een organisatie.

Met name voor de boekhouding is outputmanagement een nuttige toevoeging en biedt het gebruikers van DMS-, ECM- en ERP-systemen een significante meerwaarde. Gebruikers verzenden immers vaak facturen als papieren exemplaren of exporteren ze als PDF’s voor verzending per e-mail. In beide gevallen staat de ontvanger voor de uitdaging om het inkomende document efficiënt te verwerken. Hij moet namelijk de tekst van de papieren factuur of van de PDF converteren en handmatig naar zijn ERP-systeem of financieel pakket overbrengen.

Outputmanagement biedt hier uitkomst, door concrete outputdocumenten te converteren naar compliance-conforme formaten. De volgende ontvanger kan de output, die voor hem dus input vormt, vervolgens beter verwerken. Want zeg nou zelf, hoe makkelijk zou het zijn als ieder document dat je vanaf nu – van wie dan ook – ontvangt, in één en hetzelfde formaat verwerkt en opgeslagen wordt? Dat zou veel werk schelen. Je raadt het misschien al, hoe meer mensen en bedrijven hiermee aan de slag gaan, hoe makkelijker ieders leven wordt.

1 + 1 = 3

Nu je weet dat zowel inputmanagement als outputmanagement je werkende leven makkelijker maken, kun je ermee aan de slag gaan. Er zijn genoeg aanbieders van beide technologieën. De ene is gespecialiseerd in inputmanagement, de ander focust meer op output.

Het is misschien een open deur, maar het is wijs om een aanbieder te kiezen die beide kan leveren, zodat je de gehele keten van binnenkomende en uitgaande informatie meteen gedekt hebt. Dit is niet alleen handig voor de verplichte e-facturatie, maar ook voor bijna alle andere soorten informatie die een organisatie binnenkomt en verwerkt moet worden. Het is vele malen minder foutgevoelig en levert bovendien een enorme tijdswinst op. Dat geeft jou meer tijd om je met belangrijkere zaken bezig te houden!