In 7 stappen naar een optimale informatiedoorstroming
De manier waarop mensen en bedrijven met elkaar communiceren is drastisch aan het veranderen. De keuze van communicatievormen en -kanalen is enorm toegenomen. We onderkennen naast post nu ook e-mail, social media en mobiele toepassingen zoals WhatsApp. Het goed bewaken en benutten van al deze verschillende kanalen is de uitdaging voor de moderne organisatie.
Dat is namelijk wat de klant vraagt: maximale flexibiliteit in de manier waarop u met elkaar in contact bent. Al die manieren hebben hun voor- en nadelen, maar hoe houdt u nu grip op het proces van al die, uit verschillende bronnen binnenkomende, informatie?
De digitale postkamer kan uitkomst bieden
De digitale postkamer is niet nieuw. Er is al langer sprake van dit fenomeen, maar veel organisaties hebben nog steeds grote moeite met de introductie ervan of zijn er nog niet aan begonnen. Zij worstelen nog dagelijks met (de verwerking van) al die inkomende informatie. De digitale postkamer is in feite een concept, een visie op het verwerkingsproces van informatiestromen die de organisatie binnenkomen. Die informatie moet – in geval van een papieren versie – worden gedigitaliseerd, maar in ieder geval gecontroleerd, geregistreerd, verwerkt, afgehandeld en vervolgens worden vastgelegd in een digitaal archief. De digitale postkamer is het concept dat dit hele proces ondersteunt en uitvoerbaar maakt.
Belangrijke voordelen van de digitale postkamer zijn:
- Papieren documenten kunnen niet meer kunnen zoekraken;
- Vertrouwelijke post is makkelijker af te schermen;
- De post voor alle belanghebbenden en bevoegden is op eenzelfde moment beschikbaar en inzichtelijk;
- Het verwerkingsproces verloopt aanzienlijk sneller.
Daardoor worden de afzenders (de burgers, klanten of collega’s) adequater geholpen en helpt het de organisatie haar concurrentiepositie te behouden en te verbeteren. Zeker in een globale, competitieve markt, zoals we die vandaag de dag kennen. De digitale postkamer is namelijk geen doel op zich, maar wel een uitstekend concept om de organisatie beter te laten functioneren en communiceren. Doordat informatie sneller en efficiënter op de juiste plaats komt, verlopen processen beter en effectiever.
Het totale proces van de verwerking van inkomende documenten wordt opgedeeld in een aantal stappen. Dat zijn 7 stappen die uiteindelijk leiden tot gereguleerde en gestructureerde digitale archivering van informatie die de organisatie is binnengekomen (stap 1) en het hele afhandelingsproces heeft doorlopen (stap 7).
Klik hier voor de complete whitepaper.