Rome is niet in één dag gebouwd

De afgelopen jaren heb ik mij beziggehouden met de inrichting van één centraal digitaal archief voor een grote financiële instelling. Dit is een traject van de lange adem. Archieven zijn immers per definitie historie en dus volstaat niet slechts de mededeling ‘vanaf morgen werken we anders’. Het is vaak twee stappen vooruit, één stap terug.

Het inrichten van één centraal digitaal archief is meer dan het bij elkaar vegen van een aantal digitale documenten en het digitaliseren van papier. Het archief blijkt in de praktijk meer te zijn dan een opbergplaats voor documenten die je niet meer nodig hebt; het is dikwijls ondersteunend of soms zelfs cruciaal voor belangrijke processen.

Zoveel mensen, zoveel wensen

Eén archief, een “single source of truth” betekent in een groot bedrijf het bedienen van meerdere bedrijfsprocessen en diversiteit in ‘requirements’. Een bedrijfsonderdeel dat werkt met fysieke, papieren documenten, die na verwerking voor incidentele naslag zijn bedoeld, ziet niet altijd het nut van een netjes georganiseerd digitaal archief.

Een ander bedrijfsonderdeel dat om andere redenen uitgebreid moet zoeken in een dossier uit dat archief, heeft juist veel behoefte aan een goed toegankelijk elektronisch dossier. Daarbij blijven mensen, na digitalisering, nog een tijdje met een ‘papieren bril’ naar hun dossiers kijken. Gezien door een papieren bril moet je een (kopie van een) dossier binnen handbereik én in eigen beheer hebben, om het te kunnen inzien en te beveiligen door het in een kast te stoppen.

En dat is dan nog slechts de ‘oude’ wereld. Scannen aan de poort en integratie van digitale archieven in workflow processen stellen weer andere eisen, evenals het online beschikbaar stellen van digitale documenten aan klanten of relaties.

Door archieven samen te voegen wordt duidelijk dat veel documenten dubbel zijn opgeslagen. Als meerdere bedrijfsonderdelen hetzelfde document nodig hadden, koos men er in het verleden voor zelf een kopie te houden. Ook hebben verschillende bedrijfsonderdelen, verschillende manieren om hun dossiers in te richten en verschillende benamingen voor hun documenten. De manier van organiseren en benoemen hangt sterk samen met de bedrijfsprocessen die men uitvoert.

Gemeenschappelijke documenttypelijst

Het inrichten van één archief vereist het ontwikkelen van een gemeenschappelijke manier van benoemen van documenten.

Het inrichten van één archief vereist daarom het ontwikkelen van een gemeenschappelijke manier van benoemen van documenten, een gemeenschappelijke taal. Die gemeenschappelijke taal is de documenttypelijst van het bedrijf.

Die taal mag best dialecten hebben, documentsubtypes, maar documenten worden ingedeeld langs de lijnen van de documenttypelijst. Zoals elk bedrijf een bedrijfsdatamodel zou moeten hebben, dat de informatie in een bedrijf eenduidig beschrijft, zo heeft het ook een gemeenschappelijke documenttypelijst nodig.

Twee stappen vooruit, één stap terug

Het is geen exacte wetenschap, in een grote organisatie is het vaak meer een onderhandelingsproces. Het motto moet zijn; wat hetzelfde is moet hetzelfde heten. Een produktovereenkomst heet ‘produktovereenkomst’ en niet ‘ondertekende offerte’. Dan ontstaat soms de situatie twee stappen vooruit, één stap terug. Twee stappen vooruit door vast het begin te maken met digitalisering. Eén stap terug omdat organisatieonderdelen strak vast blijven houden aan hun eigen naamgeving en metadatamodel, hun eigen ‘taal’. En weer twee stappen vooruit als men, nadat men het digitaal dossier in de praktijk heeft zien werken, overtuigd raakt van de noodzaak van gemeenschappelijke naamgevingsafspraken en een gemeenschappelijk metadatamodel.

Een goed metadatamodel en een goede documenttypelijst is cruciaal:

• Om in een minimaal aantal handelingen het juiste document te vinden;
• Om eenduidig vast te stellen wat voor soort document het is en waar het bij hoort;
• Om het document conform de regels te beheren;
• Om op ‘need-to-know’ basis toegang te kunnen verlenen tot het document;
• En uiteindelijk, in combinatie met de in databases opgeslagen informatie, een 360 graden klantbeeld te genereren.

Centraal beheer is noodzakelijk

Om een documenttypelijst op te stellen en bij te houden die aan bovenstaande eisen voldoet is het zaak om aan te sluiten bij de belevingswereld van gebruikers binnen en buiten de organisatie én gedegen kennis te hebben van de bedrijfsprocessen, producten en diensten van de organisatie. Het gaat daarbij om de aard van de informatie, niet om de vorm. Een overeenkomst is een overeenkomst, of dit nu een scan van een ondertekend printje is, of volledig digitaal is gesloten.

Zoals gezegd, het is een gemeenschappelijke taal, en een gemeenschappelijke taal vereist een autoriteit die de juiste spelling vaststelt. Centraal beheer is noodzakelijk om te voorkomen dat het na verloop van tijd weer uit elkaar groeit.

Door Mark Disselhorst, participant bij UnitedXperts

Deze column bevat mijn persoonlijke ervaringen en meningen als onafhankelijk consultant en is dus op strikt persoonlijke titel geschreven. Hij vertegenwoordigt op geen enkele wijze de organisatie waarvoor ik werkzaamheden verricht.