Zaterdag 28 januari is het Data Privacy Dag. Om het belang van beveiliging van gegevens te verhogen.
Beveiliging van papieren documenten is belangrijk, want als het gaat om het beschermen van de privacy van online data, hebben bedrijven de neiging om de stap van het passeren van de papieren document naar een digitaal formaat te verwaarlozen.
Sterker nog, een aantal stappen, zoals het scannen of afdrukken, kunnen, zonder ervan te worden verdacht, risico’s vormen die de vertrouwelijkheid van informatie kunnen belemmeren.
Chris Strammiello, Vice President Global Alliances & Strategic Marketing bij Nuance Communications, legt uit:
“Veel bedrijven zetten grote middelen in bij het beveiligen van hun online data en hun cloud activiteiten. Terwijl een groot aantal lekken van gegevens, zelfs onwillekeurige, komen vanuit het bedrijf zelf doordat hulpmiddelen, software en documentatie werkwijzen niet voldoende veilig zijn. Door zich bewust te zijn van de volgende vier punten kunnen organisaties in staat zijn om een aantal lekken te voorkomen en de beveiliging van hun vertrouwelijke gegevens te maximaliseren.”
Zo toonde hij vier belangrijke punten die niet verwaarloosd moeten worden voor het waarborgen van de veiligheid van vertrouwelijke documenten:
Vermijd onbedoeld lekken van gegevens
Om onbedoeld lekken van gegevens door de scanners in elk kantoor te vermijden, zijn er manieren om de toegang de documenten te beveiligen, of om de gescande documenten te coderen. Dit om te vermijden dat vertrouwelijke gegevens worden uitgewisseld door het registreren en daarna per ongeluk delen van het verkeerde bestand.
Bescherm tegen ongeoorloofde toegang
Het is mogelijk (en aan te bevelen) om een document dat net is omgezet van papier naar digitaal formaat digitaal te bewerken, dit is de beste manier om de bescherming te garanderen en de inhoud ervan te verbergen, te verwijderen of te beveiligen tegen kwaadwillende gebruikers.
Niet voorbijgaan aan de beveiliging van printopdrachten
Meer dan 20% van de printopdrachten van een bedrijf zijn nooit teruggevonden door de oorspronkelijke eigenaar. Security tools voor afdrukopdrachten kunnen op elk werkstation worden geïnstalleerd, zodat documenten alleen kunnen worden afgedrukt door de opdrachtgever, en op elk willekeurig apparaat.
De mogelijkheid om documenten te traceren
Weten wie een afdrukopdracht/scan van een document heeft gemaakt op welk apparaat, zorgt voor de traceerbaarheid van de informatie en van de kwijtgeraakte documenten.