Beleid en visie cruciaal voor succesvolle digitale transformatie

Digitale transformatie. Als je het snel zegt, klinkt het als bekend en eenvoudig. Maar de realiteit is een stuk weerbarstiger. Dimitri Palmen, directeur BCT: “Strikt gezien omvat digitale transformatie de overgang van analoog naar digitaal. In veel gevallen wordt het gelijkgesteld aan digitalisering. Maar dat gaat lang niet ver genoeg.”

“Digitalisering is geen synoniem voor volledig digitaal denken en werken. Dat laatste gaat veel verder. Bij digitale transformatie hebben we het over de implementatie van een compleet andere manier van denken en werken, van omgaan met elkaar, informatie en middelen. Als maatschappij zitten we niet meer in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk (Rotmans 2016). De impact van die veranderingen is immens groot. Je ziet het overal, in de financiële wereld, de zorg, het onderwijs, de ICT-sector etc. Met die veranderingen omgaan en nieuwe doelen realiseren, vormen cruciale onderdelen van de digitale transformatie. Dat is lastig, want veranderingen zijn per definitie lastig. En vaak pijnlijk. Mensen hebben nu eenmaal moeite met veranderingen.”

Dimitri Palmen: “Veranderingen zijn per definitie lastig en vaak pijnlijk.”

Cynthia Weng commercieel manager BCT, komt veel bij klanten en ziet ze worstelen met de materie. “Onder druk van wet- en regelgeving worden organisaties voor grote uitdagingen gesteld. Ze móeten veranderen, maar het is diffuus wát er moet veranderen en hóe dit moet gebeuren. Bovendien spelen bij de overheid nu veel zaken tegelijk: op handen zijnde fusies, decentralisering etc.”

“Digitale transformatie draait om wet- en regelgeving, beleid, strategie, informatiemanagement, verantwoording, risico’s, maar vooral overzicht en inzicht. Niet elke organisatie beschikt – logischerwijs – over de vereiste kennis op al die gebieden. Informatiemanagement is cruciaal om grip te krijgen op de bedrijfsvoering. ICT is daarbij ondersteunend. En toch moet je, met het juiste toekomstbeeld voor ogen, snel de eerste stappen zetten. Niets doen is geen optie. Dat vergt vertrouwen, zowel intern als extern, de wil om samen te werken, om gedrag te veranderen en het lef om je nek uit te steken.’

Bestaansrecht

Palmen: “Bedrijfsvoering en ICT zijn vaak wel duidelijk belegd in een organisatie. Je weet wie ervoor verantwoordelijk is. Dat geldt veel minder voor het daadwerkelijke beheer van informatie. Het delen van belangrijke informatie met verschillende onderdelen van de organisatie – ook met de buitenwereld – ontbreekt regelmatig, waardoor de bedrijfsvoering niet optimaal verloopt. Digitale transformatie van een organisatie vraagt vooral goede (bege)leiding. Met alleen globale plannen en opgelegde triggers (zoals wet- en regelgeving) kom je niet waar je wilt zijn. De juiste vertaalslag tussen bedrijfsvoering, informatie en ICT brengt je dichter bij de kern: wat is je bestaansrecht als organisatie? Wij kunnen organisaties daarbij helpen met onze in ruim dertig jaar opgebouwde kennis en expertise. Wij kunnen de kloof tussen bedrijfsvoering en ICT dichten.”

Stap voor stap

Ruud Storcken: “Die aanpak schept heldere verwachtingen.”

Het zijn stevige vraagstukken. Die zijn niet in één dag opgelost. Ruud Storcken, manager Delivery, is samen met zijn team actief bij klantorganisaties en begeleidt ze bij hun digitale transformatie. “De stip op de horizon vaststellen is vaak al moeilijk genoeg, laat staan de weg er naartoe. Een proces dat stap voor stap moet verlopen, geen ‘big bang’. Het centrale thema in elke digitale transformatie is hoe de betrokkenen in de organisatie op de goede manier met elkaar en de buitenwereld te verbinden.

Het is niet per definitie verkeerd wat je al hebt, maar is het klaar voor de volgende stap? Vaak zijn er talloze systemen met verstrekkende gevolgen als er één wegvalt. Een positieve benadering helpt mensen in het veranderingsproces. Het gaat om bijsturen en aansturen, door mensen die veel kennis hebben van dit thema. Die gerichte kennis helpt om samen met klanten de richting te bepalen, haalbare doelen te stellen en de weg er naartoe te bepalen. Op basis van gelijkwaardigheid spreken we met de klanten door wat ze willen, hoe we het gaan doen en wat de consequenties van de gekozen richting en bijbehorende oplossingen zijn. Die aanpak schept heldere verwachtingen naar alle betrokkenen.”

Palmen vult aan: “Idealiter ontwikkelen de voortrekkers in een organisatie de visie. Dan is de organisatie, als de richting een maal is uitgezet, veel koersvaster. Dat is in de praktijk nog lang niet altijd het geval.”

Doorlichten

Om organisaties bij te staan in hun veranderingstraject heeft BCT een Transitiemodel uitgewerkt. Storcken: ‘Het model geeft houvast in het bepalen waar je staat, waar je naartoe wilt en welke stappen je daarvoor moet maken.

Weng: “Onze groeipadscan (GPS) is gebaseerd op het Transitiemodel en helpt organisaties te bepalen langs welke weg de ambities kunnen worden gerealiseerd. Zo kijken wij zelf ook naar een project. Het mooie van deze aanpak is dat de klant zichzelf doorlicht en zelf aangeeft wat hij belangrijk vindt. Cruciaal is dat alle partijen zich kwetsbaar naar elkaar opstellen: het uiteindelijke doel moet een gemeenschappelijk doel worden. Wees niet bang om fouten te maken, maar leer ervan. Maak vlieguren en doe ervaring op. Je kunt geen ei bakken zonder de schaal te breken. Op basis van voortschrijdend inzicht kunnen doelen worden bijgesteld. Overtuig mensen steeds weer van de voordelen van verandering. Daarom volgen we de stapvoor-stap-aanpak. Volg je één lange rechte snelweg naar het einddoel, dan raak je ze kwijt.”

Cynthia Weng: “Niets doen is geen optie…”

Palmen tot slot: “De weg van de digitale transformatie is niet gemakkelijk. Het gaat snel en er komt veel op je af. Houd je echter focus, stel je de juiste vragen en werk je naar de antwoorden toe dan kom je het dichtst bij het uiteindelijke doel.”

Dit artikel is eerder verschenen in VIP magazine 6 2016.