Van netwerkschijven is maar moeilijk af te komen

Menig organisatie zal het herkennen: veel informatie is al digitaal beschikbaar, maar waar is het? Wie heeft het opgeslagen en waar? Met welke kenmerken en in welke context? Maar al te vaak blijkt dan (later) dat ergens op de netwerkschijf een mapje is aangemaakt door een gebruiker, waarin hij of zij veel waardevolle informatie heeft opgeslagen. Wel duidelijk voor de betreffende persoon, maar niet voor de rest van de organisatie.

Er is een stijgende behoefte aan structuur en transparantie

Om organisaties bewust te maken dat je écht wat kunt doen aan de informatiechaos is nog niet zo makkelijk. Nog altijd bevinden zich grote hoeveelheden ongestructureerde informatie op allerlei plaatsen in de organisatie. Je hebt er geen grip op, je weet niet wat al weg had gekund en je kent de waarde of het risico ervan niet. Maar het kost wel geld! Want hoewel opslagcapaciteit niet zo duur is, het beheer ervan kost ook geld en het niet terug kunnen vinden van informatie eveneens. Laat staan wanneer informatie opnieuw gegenereerd gaat worden, omdat het niet meer te vinden is…

De wereld is een stuk hectischer geworden. Fusies, ‘mergers’, overnames en faillissementen zijn aan de orde van de dag met onder meer een enorme groei in hoeveelheden in en variëteiten van informatie als het directe gevolg. Daardoor wordt het steeds lastiger om grip te houden op die informatie. Als in het verleden al eens een document management systeem is geïntroduceerd in een bedrijf, is dat door die samensmeltingen en/of overnames vaak allang niet meer actueel. Laat staan als er nog geen systeem was, maar ‘de netwerkschijf’ altijd volop in gebruik is geweest.

Informatiebeheer verandert (nog) niet mee

Het is overigens niet zo gek, dat gebruik van netwerkschijven. De organisaties van pakweg tien jaar geleden waren (waarschijnlijk) een stuk minder complex, net als de informatie(systemen) waar het bedrijf mee te maken had. Een paar duidelijke mappen aanmaken, niet al te gedetailleerd en voor iedereen in het bedrijf te begrijpen, vormt dan een simpele oplossing voor de beginnend digitaal werkende organisatie.

Niet alleen zijn bedrijven en bedrijfsvormen veranderd, er zijn veel meer informatie- kanalen. Daarnaast zijn wet- en regelgeving ook (maar soms slechts deels) aangepast aan de veranderingen in de maatschappij. Al die veranderingen hebben ertoe geleid dat die systemen van toen, als er al sprake was van een systeem, niet meer (kunnen) voldoen. Er is een stijgende behoefte aan structuur en transparantie.

Wet- en regelgeving dwingt organisaties na te denken over wat ze met (gevoelige) informatie doen. Dat hoeft niet alleen om bedrijfsmatig gevoelige of belangrijke informatie te gaan (zoals financiële bescheiden, contracten etc.), het kan net zo goed om informatie gaan die op persoonlijk vlak gevoelig ligt, zoals bijvoorbeeld in de HR- of medische dossiers.

Risico’s zijn groter

Vandaag de dag zijn de risico’s die gepaard gaan met het (onterecht) bewaren of juist vernietigen van informatie een stuk groter geworden. Er is naast onze eigen privacy- en archiefwetgeving ook nieuwe recent geformaliseerde Europese wet- en regelgeving van kracht (Europese Privacy Verordening, GDPR). Deze wetten overstijgen de Nederlandse wetgeving. Ze bepalen dat indien een bedrijf of organisatie de fout ingaat, forse boetes (kunnen) worden opgelegd tot een fors percentage van de wereldwijde omzet aan toe.

Echter, het gaat niet alleen om het feit dat je een boete kunt oplopen. Dat helpt wel het bewustzijn vergroten, maar is niet alles bepalend. Als informatie niet juist is, onvolledig of gewoon niet beschikbaar, kost dat de organisatie sowieso al veel extra tijd, moeite en dus geld. Er zou altijd een drang moeten zijn naar meer duidelijkheid en transparantie in de manier waarop je met informatie omgaat. Informatie is immers inmiddels verworden tot een van de belangrijkste grondstoffen van een organisatie.

Wat niet weet, wat niet deert…

Hoe kun je aan al die wet- en regelgeving voldoen als je zelf eigenlijk niet meer weet wat je hebt en waar het is? En hoe houd je dan ook nog eens controle over al die nieuwe communicatiekanalen, zoals websites, customer serviceportals, of zelfs Facebook, WhatApp en LinkedIn? De social media worden ook steeds meer ingezet voor sales & support activiteiten. Al was het alleen al om weerwoord te geven indien nodig aan de (voor)oordelen die over jou, je bedrijf, je producten en/of je diensten rondgaan op die social media.

Het op de juiste en gestructureerde wijze opslaan en beheren van informatie wordt een essentieel onderdeel van de bedrijfsprocessen. Zonder informatie is er immers geen business…?  Het aloude adagium ‘wat niet weet, wat niet deert, gaat allang niet meer op. Sterker nog, het kan je de kop kosten.

Waardebepaling

Het correct en gestructureerd opslaan en beheren van informatie moet een essentieel onderdeel van de bedrijfsprocessen zijn

Gebruikers moeten weer de regie krijgen over hun – informatie gerelateerde – werkzaamheden. Het moet eenvoudig(er) worden informatie – ook en juist in relatie tot elkaar – terug te vinden op het moment dat het nodig is. De combinatie van kennis van de gebruikers en het inzicht in al die (nieuwe en bestaande) bronnen bepaalt uiteindelijk de waarde van de content. En bepaalt daarmee tevens in grote mate het succes van de organisatie.

Die content kan desgewenst en gefilterd op inhoud worden ondergebracht in (online) dossiers. Dossiers met een logische structuur en voorzien van procesaansturing, voortgangsbewaking en taakverdeling met bijbehorende verantwoordelijkheden.

Bedrijven en organisaties worden steeds virtueler. Er is een kantoor en daar werken mensen, maar de werkzaamheden blijven allang niet meer beperkt tot alleen de ruimtes tussen de kantoormuren.  De medewerkers worden mobieler, ze werken samen in verschillende samenstellingen, soms ook met externe partners. Daarmee wordt het belang van een goed georganiseerde informatie-infrastructuur steeds belangrijker.

Of die informatieinfrastructuur nu helemaal online is (dus een cloud-oplossing) of ‘gewoon’ op het systeem van het bedrijf en via een beveiligde omgeving ook van elders via internet of intranet bereikbaar, is pas de tweede keuze. De eerste is dat een eind moet komen aan de netwerkschijven en ‘eigen archiefjes’…

Dit artikel is eerder verschenen in VIP Magazine 6 2016.