De negen B’s die u helpen met het bepalen van uw capture-strategie

Stefan Jansen
Stefan Jansen is Workflow Automation Program Manager bij Xerox Large Enterprise Operations (LEO)

Sommige bedrijven onderschatten de investering die nodig is voor document capture en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Ze denken dat ze hun werkomgeving met de aanschaf van een scanner bij toverslag kunnen transformeren tot een papierloos kantoor met gestroomlijnde workflows. Niets is minder waar.

Natuurlijk is scannen een belangrijke stap in de juiste richting, maar dat is slechts één van vele stappen. U heeft een doortimmerde strategie nodig, een strategie die rekening houdt met onvoorziene kosten, benodigde mankracht en infrastructuur. En zelfs met de veranderingen in de bedrijfscultuur die gepaard gaan met een automatiseringsslag. Hoe pakt u dat aan en waar moet u rekening mee houden?

Met onderstaande checklist reik ik u de handvatten aan voor een succesvol capture project.

1. Bedenk welk documenttype en welke informatie u wilt vastleggen

Misschien gaat het om iets simpels als zwart/wit-documenten in A4-formaat die met een laserprinter zijn gedrukt. Maar wat als u de inhoud van documenten in kleurendruk met een groter formaat moet vastleggen, of zaken als cheques en foto’s? Denk in termen van fysieke documenttypes. Maar misschien nog wel belangrijker, welke informatie wilt u automatisch van het document afhalen? Alleen NAW-gegevens of ook andere informatie zoals het onderwerp van het document of de bedragen van een factuur? Krijg inzicht in de uitzonderingen en maak de beslissing om deze te negeren of een oplossing te bedenken die het mogelijk maakt om ook deze ‘randgevallen’ vast te leggen.

2. Bereken de volumes

Als het gaat om het scannen van kleine volumes (een paar dozijn documenten per dag) op kantoor als onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden kan dit gewoon door de medewerkers zelf worden opgepakt. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van multifunctionals of desktopscanners. Wanneer het hogere volumes betreft zal er robuustere apparatuur en ruimte nodig zijn voor centralisatie en efficiëntieverbeteringen.

3. Bepaal wie het werk gaat uitvoeren

Scannen kan een vervelende kantoorklus zijn. Misschien kan een kenniswerker het volume aan, maar dan is het nog maar de vraag of dit de meest nuttige tijdsbesteding voor hem of haar is. In sommige gevallen is het verstandig om extra hulp in te schakelen, of het nu gaat om uw eigen kantoorpersoneel of externe specialisten. Op deze manier kunt u kosten besparen, voor hoge kwaliteit zorgen en de werknemerstevredenheid op peil houden of zelfs verbeteren.

4. Baken uw strategie af

Wilt u een digitaliseringsslag maken voor slechts één specifiek bedrijfsproces/type document, of liggen er binnen uw organisatie meer kansen voor digitale transformatie? Het is belangrijk om oog te hebben voor de context van de documenten die u verwerkt. Misschien blijkt het dat 80 procent van alle problemen verband houden met het heropstarten van processen, terwijl wat er downstream gebeurt een veel kleiner deel van het probleem uitmaakt. Kies voor een oplossing die zorgt voor maximaal rendement op uw investering.

5. Beslis waar het document capture-proces moet plaatsvinden

Moeten documenten upstream in de postkamer worden vastgelegd zodra informatie uw organisatie binnenkomt, of bij downstream locaties waar de documenten ter verwerking worden aangeboden? Hoe verder upstream de oplossing, hoe meer documentprocessen en volumes afgehandeld kunnen worden. Verder downstream kunt u gebruikmaken van een kleinschaliger, meer opmaatgemaakte oplossing. Met weliswaar een hoog reactievermogen, maar een lage verwerkingscapaciteit en een lager rendement op uw investering.

6. Beoordeel wanneer het juiste moment is voor document-capture

Maken documenten die gescand moeten worden deel uit van meerdere workflows of slechts één workflow? De keuze tussen gedistribueerde en centrale capture heeft invloed op de inzet van personeel, software en andere bedrijfsmiddelen. Voorkom geïsoleerde processen en doodlopende trajecten. Met andere woorden: los geen probleem op dat zakelijk gezien geen prioriteit heeft. Tijdens de ontwikkeling van een oplossing moet u voorkomen dat u zich blind staart op één probleem, omdat u daarmee andere mogelijkheden voor quick wins uit het oog verliest. Door de reikwijdte van uw oplossing iets te vergroten kunt u aanzienlijk voordelen realiseren.

7. Bekijk de workflow van het gescande materiaal

Misschien gaan gescande documenten een workflow binnen waarin taken worden toegewezen en de informatie wordt beheerd met behulp van software voor workflowautomatisering. De bestemming kan ook een online platform voor contentmanagement zijn waar gebruikers informatie kunnen vinden en ophalen. Mogelijk zijn er meerdere doellocaties voor de gescande documenten en de inhoud daarvan. Inzicht in deze doelsystemen zorgt voor een enorm verschil bij het invullen van metadata, indexering en andere stappen.

8. Beveilig de informatie

Bevatten de documenten gevoelige informatie zoals financiële of medische gegevens? Zorg dan voor interne beveiligingsrichtlijnen. Op basis van de wetgeving voor databescherming kunt u bepalen wie toestemming heeft om de documenten te scannen en downstream te verwerken. Een gedegen oplossing zorgt ervoor dat onbevoegden nooit toegang kunnen krijgen tot gevoelige papieren of digitale documenten. Zorg ervoor dat u precies weet welke wet- en regelgeving inzake databescherming en privacy op uw documenten van toepassing zijn.

9. Bewaar de informatie zolang nodig is volgens de wet- en regelgeving

Met de opslag van documenten gaan kosten en verantwoordelijkheden gepaard. Wat doet u met papieren documenten nadat die zijn gescand? Bewaart u die een bepaalde tijd? Of haalt u ze als alles is afgehandeld na een maand of drie door de papierversnipperaar? Interne richtlijnen en de wet- en regelgeving kunnen voorschrijven hoe lang we bepaalde documenten moeten bewaren. Hanteer de beleidsregels voor de bewaartermijn van zowel papieren als digitale documenten.


  • Tekst: Stefan Jansen
  • Beeld: Xerox Nederland
  • Dit artikel is eerder verschenen in VIP 4/5 2016
Anderen lazen ook

Laat een bericht achter

Malcare WordPress Security