Joe Garber, HP Enterprises: Zeker nog niet klaar met capture

Joe Garber is Global Vice President bij Hewlett Packard Enterprise (HPE) verantwoordelijk voor de sector ‘Information Management & Governance Software’. Binnen HPE wordt hij gezien als ‘de capture specialist’.

“Het is de ‘tag’ die voor de waarde zorgt en niet het omzetten van ‘papier’ naar ‘digitaal’. Dat laatste is uitsluitend een handeling, geen waardecreatie. Maar met de juiste meta-data krijgt informatie waarde én die waardecreatie moet centraal staan,” Joe Garber zegt waar het op staat meteen bij de start van het gesprek dat VIP met hem had.

De executive vice-president van HPE verwoordt zijn mening helder. Volgens hem gaat het bij processen rond documenten en informatie binnen organisaties niet alleen om toegang tot die documenten voor de gebruikers, maar vooral om de meta-informatie die deze documenten bij de ‘capture’ hebben meegekregen. Garber: “Dát zorgt voor de waarde van dat document voor het proces.”

Capture stond ooit ‘los’ van de IT-infrastructuur. Het werd vooral gezien als een hinderlijk oponthoud om uiteindelijk wél digitaal met data aan de gang te kunnen. Joe Garber: “Dát is niet de manier om met capture om te gaan, om over capture na te denken. Je moet over capture denken als een manier om de waarde die in data zit te ontsluiten. En daarbij gaat het zeker niet meer om de omzetting van ‘papier naar digital’. Data is tegenwoordig overal en beschikbaar op allerlei manieren en dus is overal capture nodig en relevant. Ik denk dus niet aan het einde van capture, maar aan een grote toekomst.”

Zoeken is de ‘new frontier’

Volgens Joe Garber is capture volwassen en is het een integraal onderdeel van het ‘content management systeem’ binnen een organisatie. “De centrale term is hier ‘integratie’, want het gaat niet alleen meer om papieren documenten die moeten worden gescand. Op iedere organisatie komt vandaag de dag veel meer af dan brieven en knipsels. Het senior-management van elke onderneming, van iedere instelling moet zich afvragen wat ze willen met de timeline van het ‘corporate Facebook account’, de vragen die worden gesteld per Twitter of Whatsapp of zelfs een snapchat. Ook dát is ‘capture’ en het voor de juiste verwerking is het essentieel dat ook die informatie meteen wordt voorzien van de juiste meta-data en authentificatiekenmerken.”

Joe Garber voegt daar aan toe: “Daarbij komt dat alles vandaag de dag ‘juridisch’ is geworden, dus dat het ook heel belangrijk is dat een organisatie continue moet kunnen aantonen wanneer bepaalde informatie beschik-baar was, voor wie en onder welke condities bijvoorbeeld. Capture is dus meer dan het opslaan. Er moet dus behalve de informatie die ‘sec’ in het document zit nog veel meer informatie worden ‘gevangen’ en opgeslagen. Al deze informatie moet dan ook nog eens doorzoekbaar zijn.”

Paperless office

Joe Garber: “Er wordt natuurlijk al lang, eindeloos lang gesproken over het ‘paperless office’. Zodra je over thema ‘capture’ in gesprek komt, dan valt die term binnen een paar tellen. Het is natuurlijk nog niet zo ver, nog lang niet. ‘Digitaal’ is inmiddels de standaard, maar we gaan op korte termijn geen afscheid nemen van papier als informatiedrager. In bepaalde sectoren en bij sommige groepen klanten in bepaalde demografieën is er echt nog steeds een grote voorkeur voor papier en ik verwacht dat dit nog even zal blijven.”

Volgens de specialist van HPE zal capture voorlopig nog niet van de agenda verdwijnen. Zeker niet als dat domein zichzelf uitbreidt en ook allerlei digitale informatie van ‘buiten’ naar ‘binnen’ moeten wordt gebracht. Joe Garber: “Wij als HPE hebben heel in ieder geval zonder twijfel de ambitie om heel veel tijd en moeite te blijven investeren in dit domein. Heel veel oplossingen zullen nog lange tijd hybride zijn met op geïntegreerde wijze capture voor digitaal én voor ‘papier’ .”

Data governance

Joe Garber is – gezien zijn functie spreekt het vanzelf – een groot voorstander om te investe-ren in capture. Garber: “Wanneer data op de juiste manier in het proces komen én meteen zijn voorzien van de juiste meta-data dan zal dat de basis zijn om waarde te creëren vanuit die data.”

Garber verwacht dat er vooral nog veel innovatie en verandering te verwachten is rond ‘search’. “Dat is de ‘new frontier’ van ons vakgebied. Daar moeten de investeringen plaats vinden. Professionals in het vak van ‘document processen’ worden namelijk een soort data-archeologen. Hoe zij data zullen waarmerken en classificeren, zal steeds vaker ook een juridische implicatie hebben. Daardoor zal het vak verder ontwikkelen en zal ‘capture’ veranderen. Van een kernverantwoordelijkheid zal dat verwateren tot een functionaliteit, een essentiële functionaliteit, maar slechts de technische start van proces. Data-governance is van essentieel belang en daar zullen steeds hogere eisen aan worden gesteld.”

Het beroepsveld

De set aan vaardigheden die een professional op gebied van ‘documentprocessen’ moet hebben, wordt volgens Garber steeds breder. Het is essentieel om te begrijpen hoe de organisatie op basis van informatie waarde creëert voor de stakeholders. Garber: “Professionals in dit vakgebied zullen inzicht moeten ontwikkelen hoe informatie en informatiestromen de strategische beslissingen van een organisatie beïnvloeden. Ben je alleen bezig met de ‘technical capture’ dan ben je per definitie een kostenpost en als er straks iemand of iets is die het goedkoper kan, ben je weg.”

Jezelf als professional ontwikkelen in zo’n nieuwe rol is lastig als ondertussen het volume aan data toeneemt en blijft toenemen. Joe Garber: “Je krijgt inderdaad bijna geen tijd om strategisch na te denken of te adviseren. Het is dus heel lastig om je toegevoegde waarde te laten zien aan de rest van de organisatie. Aan de andere kant kan je ook redeneren, die stroom data gaat niet kleiner worden en we móeten dus organisaties ondersteunen om daarmee goed om te gaan. Iedereen wil waarde creëren met informatie en dus is de plek waar die data de organisatie binnenkomt van essentieel belang, capture dus.”

• Tekst: Richard Neve
• Beeld: HP Enterprises
• Dit artikel is eerder verschenen in VIP 4/5 2016