Lucas Onderwijs brengt informatieprocessen op orde met M-Files

Lucas Onderwijs is een dynamisch en betrokken onderwijsbestuur met de zorg voor in totaal bijna 3600 personeelsleden en 33.700 leerlingen. Daar komt de nodige administratie bij kijken.

Aan het hoofd van de organisatie staat het College van Bestuur, dat via het in Den Haag gevestigde stichtingsbureau wordt ondersteund door een aantal ‘diensten’. De besluiten die moeten worden genomen werden gebaseerd op stukken, aangeleverd door de stafafdelingen. Deze documenten werden voorheen ongestructureerd opgeslagen op de server en op eenzelfde ongestructureerde manier aangevuld met documenten uit het postregistratiesysteem (via scanning plus metadatering) en informatie uit het vergadersysteem iBabs.

Elke medewerker archiveerde deze stukken op zijn/haar eigen manier. Dat maakte het lastig de juiste versie te vinden. Inmiddels zijn processen, procedures en informatiestromen gekoppeld, gestructureerd en verder onder controle gebracht met M-Files, geïmplementeerd door GeONE.

Behoefte aan structuur en vindbaarheid

De vindbaarheid en ontsluiting van informatie vormden de belangrijkste redenen voor de overstap naar een DMS. Lucas Onderwijs is een complexe organisatie met twee pijlers, het Primair onderwijs en het Voortgezet onderwijs, aangestuurd door een College van Bestuur, wat op haar beurt weer ondersteund wordt door de staf (het bureau). De behoefte aan structuur en om informatie en beleidsstukken terug te kunnen vinden moge duidelijk zijn.

Yde Bleeker, beleidsadviseur Business Process Management en projectleider voor de M-Files implementatie: “In het verleden heeft het werken met per afdeling georganiseerde netwerkschijven goed gefunctioneerd. Echter, de nieuwe organisatiestructuur bracht ook met zich mee dat de bestuursmanagementteams en het College van Bestuur altijd moeten kunnen beschikken over de meest actuele en volledige informatie om de beslissingen op te baseren. Verantwoording, kwaliteit en digitale) duurzaamheid zijn tegenwoordig belangrijke onderwerpen van gesprek in boardrooms. Wij willen, naast kwalitatief hoogwaardig onderwijs, zeker ook de kwaliteit van de (ondersteuning van de) organisatie en informatievoorziening optimaal houden. Dat noodzaakte ons om in te grijpen in de cultuur van netwerkschijven.”

Programma van Eisen

In de oude situatie werden binnenkomende stukken gescand, voorzien van metadata (briefnummers, geadresseerde enz.) waarna de betrokkenen deze stukken via onder meer iBabs konden ontsluiten. Stukken die moesten worden getekend werden geprint, gingen langs de betrokkenen, werden ondertekend en vervolgens weer gescand. Bleeker: “Dat is een nogal omslachtige manier van besluiten en beschikbaar stellen. De staf en de bestuursmanagementteams – die veel operationele zaken en beslissingen voorbereiden via de periodieke vergaderingen – kwamen tot de conclusie, dat het implementeren van een geschikt documentmanagementsysteem (DMS) de oplossing vormde.”

De werkwijze sloot het meest aan op wat de gebruikers voorstonden.

Het gaat in totaal om ongeveer 100 medewerkers die daadwerkelijk de stukken moeten kunnen aanmaken en/of mogen veranderen/aanpassen, aldus Bleeker. “Daarnaast zijn in de praktijk nog zo’n 100 gebruikers die stukken moeten kunnen inzien. We hebben voor onszelf vervolgens een Programma van Eisen opgesteld, waaraan het nieuwe DMS zou moeten voldoen. Uit de aanbiedingen kwam GeONE met M-Files als beste uit de bus. Vooral het gebruiksgemak en de zoek- en vindfunctionaliteit spraken erg aan. Het systeem moest bovendien kunnen communiceren met iBabs, ons vergadersysteem. De presentatie bij ons ter plaatse door GeONE gaf echter de definitieve doorslag. De projectleider, Ronald van der Zon, liet zien zich goed te hebben ingeleefd in onze situatie. Hij lichtte het systeem toe, ontvouwde het plan van aanpak en liet zien hoe we het hele traject het beste konden doorlopen. Daar werd iedereen enthousiast van.”

Meest innovatief

M-Files werd door de gebruikers ook gekozen vanwege het innovatieve karakter. Bleeker: “De werkwijze sloot het meest aan op wat de gebruikers voorstonden. Dat is belangrijk, want mensen moeten een systeem wíllen gebruiken. Het gaat weliswaar om verantwoording en terugvindbaarheid, maar gebruikers moeten er zelf ook heel direct voordeel van hebben.”

M-Files maakt het beheren, vinden en volgen van informatie eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger. Kenmerkend voor M-Files is dat de informatie wordt opgeslagen op basis van ‘wat’ het is in plaats van ‘waar’ het is opgeslagen. Bleeker: “Juist dat sprak ons aan. Er zijn binnen onze organisatie genoeg documenten die in meerdere dossiers zouden kunnen worden opgeborgen. Binnen M-Files wordt het document via koppelingen nu aan een dossier gelinkt. Wanneer iemand een dossier opvraagt of een vergadermap aanmaakt met daarin documenten over een specifiek onderwerp, komen alle documenten met dat specifieke onderwerp erin naar boven. Ook als ze al in een ander dossier zouden zitten. Om dat te realiseren heeft GeONE de bestaande werkstromen uitgewerkt om zo optimaal gebruik te kunnen maken van M-Files.”

Stapsgewijze introductie

GeOne werkt voor de implementatie volgens een iteratief driestappenplan: eerst spreken ze met een aantal van de key users om zich een goed beeld te vormen van de processen en wensen. Daaruit komt het eerste procesvoorstel. Dat wordt vervolgens in een grotere groep besproken en doorgenomen, waarna na eventueel bijstellen het definitieve procesvoorstel volgt, zoals het in M-Files wordt ingericht.

Bleeker: “Daar ligt wel de kracht van GeOne. Deze manier stelde ons in staat om het systeem per afdeling wat bij te stellen naar behoefte, zodat de specifieke werkwijze van die afdeling het best werd ondersteund door M-Files’, aldus Bleeker. ‘We zijn begonnen met de afdeling Facilitaire Zaken, die bij ongeveer de helft van alle documenten is betrokken.”

Inmiddels is de afdeling Facilitaire Zaken helemaal operationeel, net als de afdeling ICT en HRM. Het Secretariaat zit nog in de overgangsfase, net als Onderwijs & Kwaliteit. De afdeling Financiën & Administratie gaat zo snel mogelijk na de afsluiting van de jaarrekening over.

De kwaliteit van de informatievoorziening en de beschikbaarheid van informatie heeft met M-Files een flinke ‘boost’ gekregen bij Lucas Onderwijs.

Bleeker: “Voor de zomer moet iedereen over zijn. Het oude postregistratiesysteem wordt dan vervangen door M-Files en kan niet meer worden gebruikt. De netwerkschijven zijn er nog wel, maar worden ook op termijn ‘afgesloten voor schrijven’. Delen van die informatie worden naar behoefte overgezet naar M-Files. Dat kan door een dossier aan te maken in M-Files en dan documenten vanaf de netwerkschijf erin te slepen. We willen echter onze mensen niet meteen het mes op de keel zetten. Geef ze de tijd, dan gaat de overgang naar zo’n nieuw systeem een stuk soepeler. Wel de vinger aan de pols houden… Anders kan het bij sommigen wel erg lang duren.”

De kwaliteit van en grip op de informatievoorziening en de beschikbaarheid van die informatie heeft met M-Files een flinke ‘boost’ gekregen bij Lucas Onderwijs. De overgang is Bleeker meegevallen. “Vooral het enthousiasme bij de medewerkers om over te gaan was groter dan verwacht. Het invullen van de metadata bij de documenten is namelijk best nog wel wat werk. Toch is dat snel opgepakt. Komt waarschijnlijk ook doordat we de goede keuze hebben gemaakt met M-Files.”

Dit arttikel is eerder verschenen in VIP Magazine 6 2016.