Wat is een Document Management Systeem?

Document Management Systemen worden steeds belangrijker voor organisaties doordat de hoeveelheid informatie die binnenkomt, rondgaat en uitgaat steeds groter wordt. Hoe werkt een DMS eigenlijk en wat houdt het gebruik ervan in voor de organisaties?

Documenten worden op allerlei verschillende manieren en locatiea opgeslagen, zoals digitaal in mailsoftware, als doucmenten op harde schijven in computers en laptops, losse memorystick en externe schijven, op netwerkschijven en in clouddiensten en natuurlijk ook nog in allerlei verschillende fysieke locaties als kasten, mappen en archieven. Volledig centraal overzicht over al deze documenten ontbreekt doorgaans en bovendien is de situatie constant aan verandering onderhevig. Een DMS kan voor meer orde en efficiëntie zorgen in het beheer van deze documenten en documentstromen.

Wat is een DMS?

Een document management systeem – ook wel documentbeheersysteem genoemd – is een software-oplossing voor organisaties, waarbij de processen die betrekking hebben op het beheer van documenten georganiseerd en efficiënt(er) verlopen. Het komt erop neer dat met een DMS documenten digitaal worden opgeslagen binnen een centraal systeem of platform. Vanuit dit centrale opslagpunt kunnen de gebruikers ervan snel documenten vinden, delen en aanpassen.

Een van de voordelen is dat verschillende medewerkers op hetzelfde moment aan hetzelfde document kunnen werken. Met versiebeheer wordt geregistreerd wie welke aanpassingen heeft gedaan. De locatie van ieder document wordt vastgelegd en als deze verandert is dat dus ook weer terug te vinden in het systeem. Het is ook mogelijk om documenten een bepaalde ingestelde te route laten afleggen, bijvoorbeeld om ze automatisch van de ene afdeling naar de andere te laten gaan. Als de documentstromen worden gestroomlijnd in een organisatie, heeft dit uiteraard een gunstige effect op de effectiviteit van de organisatieprocessen.

De voordelen van een DMS

Het digitaliseren en archiveren van documenten

Door de invoering van een DMS verandert per definitie de manier van werken. Papieren documenten moeten worden gescand en samen met de digitaledocumenten worden opgenomen in het DMS. Vanuit het nieuwe centrale systeem wordt voortaan digitaal gewerkt, opgeslagen en gezocht. Print- en (papieren)archiefkosten zullen afnemen. Aan de documenten worden allerhande tags en beschrijvingen toegevoegd, zoals bijvoorbeeld documentnaam, namen van auteurs en bewerkers, omschrijving, publicatie- en bewerk datums, categorie(ën) en de status. Hierdoor zal de vindbaarheid van documenten verbeteren.

Het delen van documenten

Met een DMS is het delen en/of heen en weersturen van zowel papieren als digitale documenten tussen collega’s of afdelingen verleden tijd. Alle documenten staan immers in een centraal systeem opgeslagen, van waaruit ze toegankelijk zijn voor de medewerkers met de juiste autorisaties. Door een DMS is er geen sprake meer van verschillende documentversies die door de organisatie zwerven; het is voor iedereen direct duidelijk wat de laatste versie is.

Het samenwerken in documenten

Een groot voordeel van een document management systeem is de mogelijkheid voor medewerkers om real-time samen te werken aan hetzelfde document. Mensen hoeven niet meer op elkaar te wachten en hebben een overzicht van de huidige status van het document in kwestie. Ook wordt dubbel of overlappend werk voorkomen doordat dat medewerkers niet meer zonder het van elkaar te weten met hetzelfde document bezig kunnen zijn. Ze zien het namelijk direct als het document ook door iemand anders geopend is of wordt. Dit is vooral nuttig voor organisaties die op projectbasis werken. Het hele projectteam heeft toegang tot dezelfde documenten en de informatie staat niet langer in verschillende (versies van) documenten.

Versiebeheer

Als documenten regelmatig worden bewerkt is versiebeheer essentieel. Hierdoor is te zien of er aanpassingen in het document zijn gemaakt, welke veranderingen er hebben plaatsgevonden en wie verantwoordelijk is voor deze modificaties. Ook kunnen oude versies worden bekeken en eventueel hersteld. In het systeem worden de aanpassingen bijgehouden. Het apart opslaan van de verschillende versies is niet meer nodig, waardoor er geen misverstanden ontstaan over de actuele versie.

Het verbeteren van de workflow

Een documentbeheersysteem kan door de document-workflow voor een efficiëntere bedrijfsvoering zorgen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een binnengekomen order automatisch door te sturen naar een andere afdeling en/of medewerker om te worden geaccordeerd. Na het accorderen komt het document automatisch bij de afdeling administratie tot de betaling binnen is, waarna de order automatisch wordt doorgestuurd naar de leverancier of fabriek. Een dergelijke automatische documentenstroom maakt een organisatie efficiënter en bovendien levert het personeel de nodige tijdwinst op.

De flexibiliteit van een DMS

Doordat de documenten centraal opgeslagen en opvraagbaar worden, wordt de kans dat ‘kwijt raken’ natuurlijk veel kleiner, als ze eenmaal digitaal in het systeem staan. Met een DMS in de cloud hebben medewerkers via het internet ook nog eens toegang tot de bedrijfsdocumenten als ze niet op kantoor aanwezig zijn, bijvoorbeeld thuis, onderweg of bij een klant. Dit vergroot de flexibiliteit en de snelheid waarmee de informatie beschikbaar is. Ook de productiviteit van het personeel en de service naar klanten zullen positief worden beïnvloed.

De nadelen van een DMS

De kosten

Er zijn ook nadelen aan de invoering van een DMS. De kosten van aanschaf en implementatie kunnen fors zijn en niet iedere organisatie heeft daar de middelen voor, vooral niet als er specifiek maatwerk nodig is. Te denken valt dan aan bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen die de organisatie gebruikt. Bij upgrades van het DMS zullen soms ook de koppelingen moeten worden bijgewerkt, met extra kosten vandien. De laatste jaren wordt de DMS-software wel steeds flexibeler, waardoor bedrijven gemakkelijk zelf extra functionaliteiten of workflows kunnen toevoegen zonder dat er onder motorkap gesleuteld hoeft te worden.

De duur van de implementatie

De implementatie van een DMS heeft doorgaans een grote impact op de organisatie. Door de complexiteit van het project komt het regelmatig voor dat de duur van implementatie langer is dan ingeschat. Het is daarom erg belangrijk om het traject als organisatie goed voorbereid aan te gaan. Dit geldt voor niet alleen voor het management, maar ook en vooral voor de medewerkers die met het systeem gaan werken. Het is belangrijk om verschillende pakketten goed met elkaar te vergelijken om te weten te komen welk systeem het beste past bij welke organisatieprocessen.

Weerstand van medewerkers

Invoer van een DMS heeft altijd gevolgen voor de organisatieprocessen en dus op de manier waarop mensen moeten gaan werken. Veranderingen die worden doorgevoerd in organisaties leveren altijd bij een deel van de betrokkenen weerstand en soms achterdocht op. Veel mensen houden nu eenmaal niet van veranderingen, zeker niet als ze van “bovenaf” worden opgelegd. Het is belangrijk begrip te hebben voor deze gevoelens en proberen duidelijk te maken dat er veel voordelen kleven aan het gebruik van een documentbeheersysteem. Sommige medewerkers zullen wellicht wat extra begeleiding nodig hebben, niet alleen technisch-functioneel, maar ook mentaal/psychologisch.