Vier stadia van ECM-volwassenheid

We zijn de laatste jaren verwend met de razendsnelle ontwikkeling van technologie. Allerlei slimme internetdiensten en gadgets maken ons leven leuker en makkelijker. Tegelijkertijd lijkt de informatiehuishouding op het werk – in het bijzonder ongestructureerde content – achter te blijven bij deze nieuwe ontwikkelingen.

Door: Ernst van Rheenen, Chief Architect bij Xillio

Gelukkig beseffen steeds meer organisaties dat zij de manier waarop zij omgaan met ongestructureerde content moeten veranderen. Het voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving en het verbeteren van gebruiksgemak zijn twee van de belangrijkste drijfveren hierin. De veranderingen gaan snel, en we zien in rap tempo de informatiehuishouding in organisaties evolueren. Hierbij zien we dat organisaties nagenoeg altijd dezelfde stadia doorlopen:

Stadium 1:

Het digitaliseren van alle content in de organisatie, oftewel een papierloos kantoor. Inkomende post wordt gescand en er is een gedeelde netwerkschrijf aanwezig waarop alle interne en beleidsdocumenten worden opgeslagen. De meeste organisaties bevinden zich (pas) in deze fase. 90% van de ondernemingen bevindt zich nog steeds voor een groot deel in deze eerste fase. Hun meest acute vraag is: “Hoe kunnen we deze puinhoop verplaatsen naar een beter beheersbaar documentmanagementsysteem?”. De volumes en de uitdagingen waarmee zij te maken hebben zijn zo groot dat zij vaak niet weten hoe te beginnen en hoe zij naar het tweede stadium komen.

Stadium 2:

Een documentmanagementsysteem wordt geïntroduceerd en ingericht volgens de bestaande bedrijfsprocessen en workflows. De focus ligt veelal op kwaliteit: het reduceren van ROT data, het identificeren van duplicaten en het verbeteren van de structuur.

Het bekende struikelblok bij de overstap van stadium 1 naar stadium 2 is dat organisaties te perfectionistisch zijn onder het motto: “We gaan het nu echt goed doen”. Daardoor wordt het project te groot en lastig realiseerbaar. Een kleine pragmatische aanpak is beter, met daarbij in het oog houdend dat na 2 à 3 jaar weer een verbetering wordt doorgevoerd (stadium 3).

Stadium 3:

Digitale processen veranderen wezenlijk de manier waarop de oorspronkelijke bedrijfsprocessen verlopen. Wat in eerste instantie een logische inrichting leek, blijkt bij nader inzien toch niet meer zo heel erg praktisch.

In het derde stadium gaan organisaties daarom wederom aan de slag met document management en proberen het systeem maximaal te benutten met inachtneming van alle geleerde lessen van de afgelopen periode.

Data moet hier van het ene complexe DMS worden verplaatst naar een ander. De focus in dit traject ligt op het aanpassen van de structuur aan de nieuwe bedrijfsprocessen, en het optimaliseren van de metadata, bijvoorbeeld door het toevoegen van business rules en auto classificatie.

Stadium 4:

Decentralisatie is het kernwoord in deze fase. Organisaties realiseren zich dat er niet één centrale oplossing is voor documentmanagement die voor de volledige organisatie volstaat. Verschillende soorten processen vragen om verschillende soorten software – veelal cloud – oplossingen. Organisaties gaan deze (cloud) oplossingen inzetten voor een bepaald bedrijfsproces.

Vragen als “welke content mag naar de cloud?” en “Op welke voorwaarden?” moeten hier worden beantwoord.

Zoals gezegd bevinden de meeste organisaties in het eerste stadium. Een kleiner aantal organisaties heeft enkele jaren geleden al de overstap gemaakt naar gestructureerd document management en staat nu te popelen om hun systemen te updaten zodat zij voldoen aan de huidige eisen. Een zeer klein aantal organisaties (<1%) is voor de troepen uit en verkent het gebruik van meerdere gespecialiseerde oplossingen in een volledig geïntegreerde omgeving, bijvoorbeeld: OpenText voor recordmanagement, SharePoint voor collaboratie, Salesforce voor CRM en SAP HANA voor ERP.

In welk stadium zit uw organisatie? Blijft u in het stenen tijdperk of beweegt u vooruit?