Vertrouwelijke bedrijfsinformatie gemakkelijk op straat te vinden

Privacygevoelige informatie – dankzij de invoering van de AVG een hot topic. Een half jaar later lijkt het belang van goed omgaan met confidentiële stukken toch weer naar de achtergrond te zijn verdwenen. Zo blijkt uit onderzoek dat meer dan de helft van de Nederlandse werknemers (55%) weleens papieren heeft gevonden die niet voor zijn of haar ogen bedoeld waren. Stel je voor dat dit jouw CV is met je adresgegevens erop!

Laten medewerkers dan bewust documenten slingeren? De gemiddelde Nederlander acht zich daar niet per se schuldig aan, aangezien maar 29 procent toegeeft ooit vertrouwelijke papieren onbeheerd achtergelaten te hebben. Naast het niet zorgvuldig opbergen van papieren, waar nog flinke stappen in te zetten zijn, bestaat er een even groot gevaar voor een datalek bij het weggooien van documenten. Wat zijn de risico’s van onzorgvuldige omgang met privacygevoelige informatie en wat kunnen we doen om deze in te perken?

Prullenbak goudmijn voor vinden vertrouwelijke informatie

Niet iedereen realiseert zich wat er met een document kan gebeuren nadat het wordt weggegooid. Hoewel het idee van iemand die zich door een vuilnisbak worstelt misschien uit een film afkomstig lijkt, kan dit in het echte leven ook gebeuren. Door goed te zoeken kan een kwaadwillende zo bedrijfsgeheimen in de oud papier bak vinden die aan de straat wordt gezet. 30 procent van de kantoormedewerkers gooit momenteel hun papieren nog gewoon bij het afval of oud papier weg. Hoewel het misschien een keer doorgescheurd wordt, betekent dit niet dat de informatie voor een buitenstaander onleesbaar is. De overname van je bedrijf zal bijvoorbeeld maar eerder naar buiten komen omdat dit bij het afval gevonden werd.

Wel veilig weggooien

Op welke manier kun je informatie dan wel veilig weggooien? Hiervoor bestaan verschillende opties die makkelijk op kantoor in te passen zijn. Zo zijn er speciale boxen voor confidentiële papieren. Deze box wordt eens in de zoveel tijd geleegd door een extern bedrijf. Momenteel geeft 34 procent van de werknemers aan dat zij dit al op kantoor hebben staan. Een document door een papierversnipperaar halen, zorgt er daarnaast ook voor dat informatie onleesbaar wordt. Op dit moment worden papierversnipperaars het meeste gebruikt (37%) om privacygevoelige informatie te vernietigen. Hoewel er een papierversnipperaar op driekwart (74%) van de Nederlandse kantoren staat, wordt deze dus nog veel te weinig gebruikt.  Wanneer werknemers zich meer bewust worden van de veilige opties, kunnen we er hopelijk voor zorgen dat een derde van de kantoormedewerkers papieren niet meer klakkeloos bij het oud papier of afval gooit.

Er zijn dus nog veel stappen te zetten in de omgang met privacygevoelige informatie. Op kantoor gaan niet alle werknemers er even zorgvuldig mee om en zijn zich nog niet voldoende bewust van wat er met documenten gebeurt zodra ze uit de prullenbak op kantoor verdwijnen. Er is nog een grote taak weggelegd voor de directie en managers om werknemers te helpen en te faciliteren om op een juiste manier met privacygevoelige informatie om te gaan. Dit kan gedaan worden door veilige weggooimiddelen te faciliteren, maar ook door het belang van privacy te blijven benadrukken. Graven door het afval heeft dan geen enkele zin meer.

Auteur: Elke Schrover, Marketing Coördinator bij Fellowes Brands