Van factuur tot debiteurenbeheer

In de twee jaar dat ik productmanager ben bij PostNL heb ik de ontwikkeling van documentstromen tussen bedrijven razendsnel zien veranderen, vooral door de digitalisering. Bedrijven investeren in een online omgeving om dat mogelijk te maken. Ik merk daarbij ook dat het proces complexer wordt omdat klanten steeds hogere eisen stellen aan de vorm van de inkomende factuur. Als je hier niet in meegaat wordt je factuur niet of te laat betaald. En dat kost handenvol geld.

Door: Alfred Mulder *

Als productmanager heb ik het voorrecht om goed zicht te kunnen houden op wat er allemaal gebeurt in de markt. Ik hoor reacties van klanten, kijk naar trends en probeer die door te voeren in onze producten en diensten. De digitalisering van de documentenstromen is een van de meest opvallende ontwikkelingen. De digitale mogelijkheden zijn ongekend.

Maar tegelijkertijd zie ik ook dat dit eisen stelt aan bedrijven en organisaties. Het versturen van een elektronische factuur is makkelijk en snel. Maar die winst verspeel je als je niet aanlevert volgens de wensen van je klant. Het resultaat is een te late betaling of soms zelfs het uitblijven van een betaling. Tijdverlies dus. Neem daarin mee dat het factuurproces geld kost. De benodigde tijd en materialen zijn vaak niet opgenomen in de offerte, en een te late of onjuiste betaling kan de kosten verder doen oplopen.

Uit de contacten met klanten weet ik dat een snelle cashflow eerste prioriteit heeft. Logisch, want de factuur is, hoe simpel dit ook klinkt, de basis van je financiële bedrijfsvoering. Je wilt daarom ook meer grip hebben en je factuurproces kunnen monitoren. Door nieuwe diensten kunnen facturen voldoen aan de meest uiteenlopende eisen van ontvangende bedrijven en organisaties, zowel online als geprint. En staat de informatie veelal in één online systeem. Hierdoor is het mogelijk om nog veel meer voordelen te behalen.

Je kunt een compleet financieel dossier opbouwen als basis voor je debiteurenbeheer. Dit biedt weer mogelijkheden voor bijvoorbeeld een kredietwaardigheidscheck, correspondentie, documentenscan en archivering. Daarnaast kun je met behulp van automatische proactieve reminders van vervaldata, herinneringen en aanmaningen je factuurproces volledig monitoren en in de hand houden.

Het geeft me een kick om te zien dat met dit soort verbeteringen bedrijven en organisaties hun resultaten verbeteren. Klanten zijn enthousiast over de voordelen op het gebied van klantcontacten, flexibiliteit en duurzaamheid. Ik verheug me daarom op het verder ontwikkelen en marketen van nieuwe diensten, temeer daar ik zie dat veel van onze klanten het lastig vinden om oplossingen te vinden waarmee ze het hun klanten op hun beurt weer makkelijker kunnen maken.

Alfred Mulder is Productmanager bij PostNL.
linkedin.com/in/alfredmulder1980