The next big thing in ECM: enterprise content integratie

Het komende decennium gaat het in de Enterprise Content Management (ECM)-wereld vooral om integratie. Het gedachtengoed om alle content en daaraan gerelateerde processen te centraliseren en te consolideren naar één applicatie is achterhaald. Sterker nog, het is een van de redenen dat vele bedrijfsbrede ECM-implementaties niet succesvol zijn verlopen of veel complexer zijn gebleken dan vooraf ingeschat.

Recentelijk is in een onderzoek van AGC Partners gepubliceerd dat slechts 43% van de verantwoordelijken tevreden zijn met de implementatie. Waar vroeger ECM-consultants (waaronder ikzelf) predikten vanuit de consolidatiebijbel, is dit nu vervangen door integratie. Houd applicaties in hun kracht, maar zorg dat ze waar nodig geïntegreerd zijn.

Door Sjoerd Alkema, Principal consultant bij Xillio

Een voorbeeld

Denk aan uw eigen mobiele telefoon en het creëren en delen van content, bijvoorbeeld foto’s. Wat was het overzichtelijk vroeger, één toestel, één rolletje, één mapje met de afgedrukte foto’s en maar één ‘applicatie’ om ze te bekijken, namelijk het fotoboek (of schoenendoos).

Er zijn belangrijke redenen vanuit het oogpunt van de organisatie, maar ook van de gebruiker, om content over de gehele organisatie te integreren.

Momenteel is het wat anders, alles is digitaal, alle apps op de telefoon integreren met de camera en je krijgt foto’s via WhatsApp, Instagram, Facebook, Slack, Snapchat, etc. Als gebruiker kun je de wens hebben dit te consolideren naar één applicatie, maar dit gaat niet gebeuren. Nieuwe applicaties blijven ontstaan en ook al gebruik je ze zelf niet, dan doen de mensen waarmee je content deelt dit wel. Dit creëert enigszins chaos, ook al op je telefoon. Waar staan nu ook alweer de foto’s van die ene vakantie? Alleen in de chat op WhatsApp? Of was ik juist op Facebook getagged?

Dit zijn veel gestelde vragen. Dit beeld van een snel veranderend applicatielandschap, vele verschillende manieren van het creëren van content, vele mogelijkheden om content te delen en geen overzicht of integratie tussen verschillende apps. Dat is ook wat we in de enterprise markt zien.

De enterprise markt

In grote organisaties worden ook vele verschillende applicaties gebruikt om content mee te managen en creëren. Allereerst bestaan er verschillende typen content: meer transsectioneel, zoals een ingekomen formulier of meer business gerelateerd, zoals een nieuwe productvideo. Daarnaast bestaan er verschillende formaten en complexiteiten en verschillende manieren waarop er gewerkt wordt. De ene applicatie werkt beter met mobiele devices, de ander kan goed omgaan met complexe tekeningen. Weer een andere applicatie is ingericht op een financieel proces, een HRproces, ga zo maar door. Het is vaak zelfs zo dat voor een in de basis gelijk proces, verschillende applicaties worden gebruikt, bijvoorbeeld de marketingafdeling die in Dropbox samenwerkt, maar alle projecten met leveranciers worden in SharePoint opgeslagen.

Als gebruiker kun je de wens hebben dit te consolideren naar één applicatie, maar dit gaat niet gebeuren.

Redenen voor integratie
Je zou kunnen zeggen dat iedere professional met zijn specifieke applicatie of proces nu tevreden is en dat alles optimaal werkt. Dit is echter niet het geval. Er zijn belangrijke redenen vanuit het oogpunt van de organisatie, maar ook van de gebruiker, om content over de gehele organisatie te integreren. Deze redenen zijn op te delen in een drietal categorieën: agility, governance & compliance, en productiviteit.

1. Agility

Iedere organisatie wil agile zijn: zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ook als het gaat om het informatie- en applicatielandschap. Een integratielaag voor content is hierbij essentieel. Hiermee kunnen organisaties snel anticiperen op en meegaan met de markt en worden medewerkers blijvend optimaal ondersteund. Dit geeft een competitief voordeel op organisaties die dat niet kunnen. Een voorbeeld: een verzekeraar wil een app maken die content (een polis en productinformatie) uit twee backoffice systemen ontsluit voor haar klanten. Dit snel realiseren, vraagt om een integratielaag. Een tweede voorbeeld: een afdeling binnen een organisatie werkt met Box. Deze is (met nog meer bronnen) via de integratielaag gekoppeld met het  records managementsysteem, FileNet. Wanneer Box niet meer voldoet, of er betere alternatieven zijn, is het eenvoudig naar het nieuwe systeem te switchen, door het opnieuw te koppelen met de integratielaag. De gehele neerslag in het records management blijft voorzien en deze behoeft geen aanpassing.

2. Governance and compliancy

Een geïntegreerd totaalbeeld van de content maakt het mogelijk om een totaalbeleid op content te kunnen voeren. Het signaleren van risico’s in content met betrekking tot privacy bijvoorbeeld is alleen mogelijk wanneer alle content geïntegreerd is. Ook bijvoorbeeld het voldoen aan wet- en regelgeving, het bewaren en vernietigen van content, lukt alleen als alle bronnen geïntegreerd zijn met het systeem waarin deze regels zijn vastgelegd en worden uitgevoerd.

3. Productiviteit

Processen lopen over verschillende applicaties heen. De content van de ene applicatie is vaak nodig in de andere om een medewerker optimaal te laten werken. Denk bijvoorbeeld aan een backoffice applicatie waarin klachtenafhandeling plaatsvindt. Vaak dient een medewerker in tientallen systemen te kijken om zijn informatie te vergaren waar hij met een geïntegreerd beeld veel productiviteitswinst zal behalen.

Vanuit de context van een proces wil je de juiste content op het juiste moment aan de juiste persoon aanbieden.

Een ander belangrijk aspect met betrekking tot productiviteit is zoeken. Hieraan wordt over het algemeen veel tijd verspild. Dit komt wederom vooral omdat er verschillende bronnen zijn. Enterprise Search lijkt een oplossing, maar is vooral goed in zoeken. De integratie wil je in de daarvoor bestemde laag houden. Houd de Enterprise Search in zijn kracht en gebruik de Enterprise Content Integration laag om alles te ontsluiten. Ook wil je de juiste versie vinden en geen onnodige dubbele versies.

Vanuit de context van een proces wil je de juiste content op het juiste moment aan de juiste persoon aanbieden. Een veel opgeschreven en gesproken zin, die ook zeker waar is. Het zal de medewerker optimaal ondersteunen. Hiervoor is het zaak dat verschillende systemen en de content daarvan ontsloten kunnen worden, dus wederom: integratie.

Nieuwe markt

Deze noodzaak voor integratie creëert een nieuwe markt. Een markt die binnen gestructureerde data allang en volledig doorontwikkeld is, maar binnen ongestructureerde data (content) pas aan het begin staat. Het vraagt om een tussenlaag waarmee gemakkelijk connecties kunnen worden gemaakt, ingericht, onderhouden en beheert.

De naam die Xillio aan het concept geeft is zoals eerder genoemd, Enterprise Content Integratie. De laag zelf zou de content service bus, of content hub genoemd kunnen worden. Een essentieel onderdeel hiervan is dat er een bepaald connector framework met connectoren naar de verschillende applicaties in het content ecosysteem van de organisatie komt en dat dit via een uniform datamodel gebeurt. Wij verwachten dat deze nieuwe markt snel zal groeien. Zeker in 2018, misschien al in 2017, zal er een Gartner kwadrant zijn rondom ‘enterprise content integratie’.

Leveranciers veranderen mee

Afsluitend, het meest interessante van deze ontwikkeling. Niet alleen voor organisaties is integratie van content essentieel, ook voor leveranciers van softwareproducten rondom deze content, denk aan ECM, WCM, DAM, maar ook E-commerce, CRM, PIM, ERP etc. Omdat de markt niet meer vraagt om één product, maar meerdere en gebruikt binnen alle bovenstaande gebieden, is de winnaar van volgend jaar de leverancier die zorgt dat ze integreert met haar concurrenten en andere systemen. Zo is er een Gartner kwadrant ECMleverancier, die vanwege de samenwerking met Xillio als integratielaag, door Gartner als visionary is betiteld voor 2017. Zij zien ook de marktbeweging en zien dat zij juist het onderscheid maken door te integreren met hun concurrentie.

Dit artikel verscheen eerder in VIP Magazine 6 2016.