Rivas Zorggroep digitaliseert P-Dossiers

Rivas Zorggroep, een circa 5000 personeelsleden tellende ‘full service’ zorgverlener, is erin geslaagd met de toepassing van het Onior Dossier Management (ODM) systeem het beheer van zo’n 9000 dossiers digitaal af te handelen. Zelfs heeft de instelling toestemming van de Belastingdienst gekregen om de (meeste) papieren originelen te vernietigen. De besparingen in kwaliteit, tijd, papier, vierkante meters archief en doorlooptijden zijn aanzienlijk.

Paul Oomens is Hoofd Personeelservices bij Rivas en verantwoordelijk voor onder meer salaris- en HR-administratie. “Rivas is een grote zorgverlenende organisatie met verschillende vestigingen, voortgekomen uit een fusie. Daardoor bestonden lange tijd eigen systemen en eigen manieren van werken. Zo ook voor de HR-administratie. Gemeenschappelijke deler was wel, dat het werk bijna allemaal nog op papier gebeurde. Dat betekende dat medewerkers naar Personeelservices in Gorinchem moesten komen als ze iets wilden inzien of bespreken. Tijdrovend, kostbaar en absoluut onwerkbaar. Daarnaast waren de bestaande papieren dossiers nodig aan een opschoningsronde toe.”

Opschoning en ontsluiting

Oomens: “De opties die binnen ons Oracle ERP-systeem voorhanden waren voor HR, voldeden niet aan volledig onze wensen. Als iets gewijzigd moest worden, kostte dat behoorlijk veel inspanning en geld.” Onior uit Den Haag, een specialist in informatiemanagement, zag mogelijkheden en tekende voor dit volgende project.

Allereerst werden de dossiers opgeschoond, waarna ze zijn gedigitaliseerd. Oomens: “Het dossier moest ontsluitbaar worden via één unieke ingang, het personeelsnummer. Daarmee konden direct de autorisaties worden ingeregeld. Het actuele, volledige en schone bestand is vervolgens ingelezen in het Onior Dossier Management systeem.”

Vertrouwelijkheid

Twee onderdelen die binnen een digitale HR-omgeving absoluut goed moeten zijn geregeld, zijn de vertrouwelijkheid en veiligheid. Oomens: “Direct leidinggevenden kunnen de digitale dossiers van de medewerkers in hun groep inzien, maar ze hebben geen standaard toegang tot alle gegevens. Alles wordt bovendien gelogd. In het kader van wet- en regelgeving was die autorisatiefunctie en de audit logging voor ons erg belangrijk.”

Voeg daarbij het gebruiksgemak, de snelle leercurve om het systeem te leren kennen en de gebruiksvriendelijke interface en ook de belangrijkste voordelen voor de gebruikers zijn genoemd.

Substitutie

Doordat Rivas haar zaakjes zo goed op orde had gemaakt met het Onior Dossier Management systeem, heeft de organisatie toestemming van de Belastingdienst voor substitutie; dat wil zeggen dat de papieren versies van de documenten mogen worden vernietigd. Bepaalde documenten moeten wel als papieren origineel bewaard blijven (documenten met een executoriale titel). Dat scheelt veel ruimte, beheer en dus geld.

De positieve ervaringen met het Onior Dossier Management systeem, en ook de positieve business case hebben ertoe geleid dat Rivas nog verder wil. Een volgende stap die Rivas onder meer nog wil maken, is een selfserviceportal inrichten en toegang met tablets mogelijk maken via Onior Dossier Management voor iPad.