Professionele document management oplossing ook toegankelijk voor MKB+ organisaties

Sinds enkele jaren zijn termen als paperless office, digitaal archiveren en in the cloud niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Wanneer u zich wat verder gaat verdiepen in deze onderwerpen komt u al snel uit bij Document Management Systemen (DMS) of Enterprise Content Management (ECM).

We horen vaak van ondernemers: “Dat zijn oplossingen voor grotere organisaties die daar ook de volumes voor hebben. Het zou fijn zijn als er ook een gedegen en betaalbare oplossing is specifiek voor bedrijven in het middensegment!”

Document management voor iedere organisatie

Als accountmanager bij Docspro bezoek ik veel bedrijven waar dit vraagstuk speelt. Men is op zoek naar een professionele oplossing voor het digitaliseren, archiveren en beheren van documenten, maar wordt afgeschrikt door het imago van hoge investeringen en lange implementatietijden. Iets wat in de ogen van veel ondernemers alleen is weggelegd voor de grootzakelijke markt. In samenwerking met Canon introduceren wij de document management oplossing Therefore.

Veel winst in tijd en geld

Hoewel Therefore diverse Europese bedrijven in het grootzakelijke segment zeer succesvol ondersteunt, blijkt deze oplossing door de schaalbaarheid en opties in de cloud ook uiterst geschikt voor organisaties in het MKB+ segment, of voor organisaties die een kleiner aantal documenten te verwerken hebben.

Hierdoor hebben bedrijven en organisaties in het middensegment nu ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een gedegen systeem waarmee zij in staat zijn om documenten sneller en eenvoudiger terug te vinden en te beheren, terwijl de kans op fouten wordt geminimaliseerd.

Het resultaat laat zich al snel vertalen in de vorm van gestructureerd en accuraat dossierbeheer, verbeterde efficiency, een verhoogde tevredenheid onder klanten en medewerkers en een verhoogde productiviteit. Kortom: veel winst wat betreft tijd en geld!

Eenvoudig documenten raadplegen en beheren

Het grote voordeel van Therefore is dat u uw documenten niet alleen structureert door deze digitaal op te slaan en te beheren, maar dat u deze ook razendsnel kunt terugvinden en delen, waar en wanneer dan ook. Onafhankelijk van het documenttype worden documenten met bepaalde zoeksleutels, ook wel bekend als metadata, in een beveiligde omgeving opgeslagen. Gebruikers kunnen deze documenten, afhankelijk van de rechten die zij hebben, eenvoudig opzoeken, bewerken, doorsturen en koppelen aan bijvoorbeeld achterliggende systemen.

Veel opties zijn standaard

Het unieke aan Therefore is dat bijna alle functionaliteiten standaard in de oplossing zitten. Hierdoor is de oplossing eenvoudig af te stemmen op uw wensen en documentstromen, waardoor de implementatietijd kort is en er geen hoge investering hoeft te worden gedaan. Mocht u na een bepaalde periode de oplossing qua functionaliteiten uit willen breiden, is dit een kwestie van inrichten.

Het is dan dus niet nodig om extra modules aan te schaffen, zoals bij veel andere document management oplossingen wel het geval is, het is namelijk al voorzien in Therefore. Op deze manier is de oplossing zo schaalbaar als u zelf wenst en bepaalt u zelf hoe groot en uitgebreid de oplossing wordt ingezet binnen uw organisatie. Wat we bijvoorbeeld zien is dat bedrijven starten met de inzet van Therefore op één afdeling, maar later vanwege succes uitbreiden naar andere afdelingen.

Therefore in uw organisatie?

Bent u op zoek naar een document management oplossing, maar zit u niet te wachten op de hoge investeringen die dit met zich meebrengt of lange implementatietijden? Of zoekt u naar een oplossing die past bij de grootte van uw organisatie en in staat is om eenvoudig mee te groeien? Dan kom ik graag bij u langs om samen met u te inventariseren op welke wijze u middels document management (kosten)efficiënter kunt werken, zodat ook uw bedrijf zich voort kan bewegen in het tijdperk vanpaperless office, digitale archivering en in the cloud.

Kijk voor meer informatie op de Therefore pagina, bekijk de video of neem contact met ons op via 0172 419 334 of sales@docspro.nl voor een afspraak.

Door: Niels Willemsen, sinds 2011 werkzaam bij Docspro. Binnen zijn huidige functie als accountmanager is hij commercieel verantwoordelijk voor het adviseren en het ondersteunen van bedrijven bij de aanschaf van Therefore.