Proeftuin Living Lab; E-mailbewaring in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG.

Een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang.

Van februari tot en met april 2018 werkt Blauwborg met VNG Realisatie en diverse gemeenten samen in een living lab. Deze proeftuin, die door gemeente Den Haag gefaciliteerd wordt, is gestart en onderdeel van de Pilotstarter E-mailbewaring in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG.

Twee werelden verbinden

We leven in een grote digitale wereld.

De overheid probeert structuur in email aan te brengen, maar burgers denken minder in structuren. Zij willen hun vraag kwijt of hebben informatie nodig. Deze twee werelden sluiten niet goed op elkaar aan. De uitdaging is om de overheid met de burger te gaan verbinden.”

Structuur in e-mail

Per dag komen er tienduizenden mailtjes binnen bij verschillende overheidsorganisaties: van ‘simpele’ klachtmeldingen van inwoners tot (miljoenen) offertes van ketenpartners. Projectleider Job Pantjes vertelt: ‘Het e-mailvraagstuk is bij veel
gemeenten – en overigens ook bij marktpartijen – de olifant in de
kamer.

Den Haag grijpt de pilotstarter aan om op weg naar 2020 een
stap dichter bij standaardisatie te komen. Pantjes: ‘Het directe
doel is het versnellen van het proces rond e-mailverkeer met
behulp van e-mail processing: de geautomatiseerde ontvangst en
verwerking van binnenkomende berichten. Blauwborg heeft daar
de expertise en software voor in huis. Maar met software alleen
ben je er niet. De gebruiker kan een belangrijke bijdrage leveren
door procesinformatie voor een specifiek traject in te
brengen. Gemeente Den Haag heeft bijvoorbeeld gekozen voor
het proces van het aanvragen van een parkeervergunning. Een
mooi gemixt proces van gestructureerde en ongestructureerde
data die ook nog eens via verschillende stromen binnenkomen.
De grote vraag is: hoe wordt al die binnenkomende data
automatisch archiefwaardig in het systeem opgeslagen?”

Werkbare concepten

Met proceseigenaren, informatiemanagers en met archivarissen
wil Blauwborg in samenwerking met gemeenten werkbare
concepten rondom het bewaren van e-mail ontwikkelen. “Het
aanvragen van zo’n parkeervergunning is er één van”, aldus
Pantjes. “Want techniek is maar één onderdeel van de oplossing
en software slechts één van de bouwstenen. Uiteindelijk gaat het
om de kwaliteit van de informatiestroom. Een goede
informatiehuishouding is van cruciaal belang voor het hele proces
en uiteindelijk zorgt dat voor tevreden burgers. En daar doen we
het voor!”