Overheidswebsites staan er vol mee: PDF-bestanden! Rapporten, verslagen, begrotingen of formulieren, bijna allemaal in PDF. Wordt het niet eens tijd dat overheden het overmatige gebruik van PDF-bestanden indammen?
De Britse overheid publiceerde in juli 2018 een artikel met de titel ‘Why GOV.UK content should be published in HTML and not PDF’. De Nederlandse overheid kan op dit gebied veel leren van het Verenigd Koninkrijk. Waarom gebruiken zoveel Nederlandse overheden PDF-bestanden ondanks de vele nadelen? Wat zijn de argumenten voor en tegen en wat zijn de alternatieven?
‘PDF, dat moet toch van de Webrichtlijnen en het archief?’
PDF-bestanden zijn handig. Iedere computer, tablet of smartphone kan deze bestanden openen omdat het (in de meeste gevallen) een open bestandsformaat is. De PDF-bestanden zien er ook nog eens altijd hetzelfde uit. Geen verspringende kopjes of gekke opmaak, zoals je bij andere bestanden nog wel eens ziet. PDF-bestanden zijn ook nog eens relatief eenvoudig te maken.
Er wordt vaak gedacht dat voorleessoftware voor mensen met een visuele beperking goed overweg kan met de meeste PDF-bestanden, maar hier gaan vaak nog dingen mis met de verkeerde PDF-standaard of een slechte structuur. Dit is van belang om iedereen toegang te geven tot overheidsinformatie, conform de WCAG 2.1 (de opvolger van de Webrichtlijnen).
We horen ook vaak dat PDF een veilig bestandsformaat is om te publiceren omdat ‘PDF-bestanden niet aanpasbaar zijn’. Tot slot zou het archief PDF-bestanden vereisen voor duurzame opslag en staat PDF op de ‘pas toe of leg uit’ lijst van het Forum Standaardisatie. We hoorden deze argumenten vaak bij het publiceren van de verkiezingsuitslagen in een herbruikbare variant. Het ministerie van Binnenlandse Zaken vroeg gemeenten csv-bestanden te publiceren, maar een groot deel van de gemeenten maakte er een PDF-bestand van.
PDF als gedigitaliseerd papier
PDF-bestanden zijn inderdaad lastiger aan te passen dan Microsoft Word of Microsoft Excel bestanden, maar met een PDF-editor is het zeker nog steeds mogelijk om dingen aan te passen. Belangrijker is dat het moeilijkere aanpassen van documenten een groot nadeel is. Wanneer gebruikers van overheidsinformatie gestructureerde teksten goed willen analyseren of cijfers uit tabellen willen combineren, dan is dit met een PDF-bestand erg tijds- en arbeidsintensief.
Wanneer je informatie vanuit een PDF-bestand kopieert en plakt, weet je dat dit vaak niet goed gaat. De letters verspringen, kopjes komen niet mee en het ziet erg onoverzichtelijk uit. Een data-analist of programmeur wordt er al helemaal ongelukkig van: het komt voor dat je duizenden datapunten wilt analyseren en er bijna niets anders op zit dan de getallen overtypen, met alle mogelijke menselijke foutjes die daarbij komen kijken.
Lees het hele artikel op ibestuur.nl