Orde in ondertekenproces door middel van rechtsgeldige, digitale krabbel

Carerix, leverancier van recruitmentoplossingen voor corporate recruiters en intermediairs, is een samenwerking aangegaan met Stiply, om een einde te maken aan de administratieve rompslomp rondom het afhandelen en ondertekenen van contracten binnen het recruitmentproces. De ondertekenaars hoeven een contract niet meer te printen, te ondertekenen, te scannen, of – nog erger – per post terug te sturen. Alle bijlagen (doc of pdf) in Carerix kunnen via Stiply veilig en snel digitaal, rechtsgeldig worden ondertekend. Stiply is volledig geïntegreerd in het Carerix-platform en via een extra tab toegankelijk vanuit de bestaande Carerix-interface.

Digitale krabbel

Digitaal ondertekenen met Stiply vereist geen uitgebreide technische kennis. De recruiter uploadt de documenten die ondertekend moeten worden binnen het Carerix-platform naar Stiply. Vervolgens geeft hij aan waar de ondertekenaar zijn handtekening moet zetten en verstuurd het met één klik. De ondertekenaar krijgt een mailtje met daarin de link naar het document. Zonder in te loggen kan hij of zij het document direct online bekijken en via het touchscreen op de smartphone of tablet of met de muis een handtekening zetten. Deze ‘digitale krabbel’ wordt opgeslagen, waarna ook nog een elektronische handtekening wordt gezet via versleuteling. Dit laatste geeft 100% garantie dat er na de ondertekening niets meer aan het document kan worden veranderd. Bij elke bit die wijzigt, breekt het elektronische seal.

Meerdere ondertekenaars

Beide partijen krijgen het ondertekende document vervolgens per mail toegestuurd. Het is mogelijk om het document door meerdere partijen te laten ondertekenen. Hierbij wordt de eerste ondertekenaar gevraagd om een verificatie per sms. Voor de tweede en derde ondertekenaar is de sms-verificatie optioneel, zodat recruiters niet iedere keer opnieuw een code hoeven in te voeren. Naast de arbeidsovereenkomst kunnen andere documenten worden ondertekend met Stiply zoals opdrachtbevestigingen of urenbriefjes/maandstaten. Maar ook het tekenen voor ontvangst van een telefoon van de zaak, een leaseauto, sleutels, kluisje of NS-businesscard kan snel en eenvoudig via Stiply.

Overzicht

Stiply houdt in een overzichtsscherm bij hoever het ondertekenproces is en welke verzoeken nog uitstaan. Ook krijgt de verzender een melding wanneer iemand traag reageert, zodat hij een reminder kan sturen. Zodra alle documenten zijn ondertekend, krijgt de verzender hiervan automatisch bericht en worden de ondertekende documenten opgeslagen in het systeem. Nog een voordeel is dat correspondentiemails in Stiply in tien talen beschikbaar zijn. De taal is per ondertekenaar in te stellen.

“Stiply is geboren uit mijn wens als ex-IT-advocaat om juridische zaken eenvoudiger te maken en bij te dragen aan het verminderen van papierverbruik”, aldus Joost Kuhlmann, medeoprichter van Stiply. “Er wordt in allerlei sectoren nog steeds veel papier verspild met het zetten van handtekeningen. Ook binnen arbeidsbemiddeling en recruitment circuleren hele pakken papier. Carerix heeft een mooi platform en grote klantnamen. Na een aantal succesvolle pilots met klanten en veel positieve feedback is de Stiply nu volledig geïntegreerd binnen de Carerix-omgeving.”

Arco Westbroek, Chief Product Owner bij Carerix: “De samenwerking met Stiply draagt bij aan de visie van Carerix om zoveel mogelijk relevante out-of-the-box integraties voor klanten te realiseren met gespecialiseerde partners. Integraties die passen in het primaire proces van onze klanten waarin het digitaliseren van repeterende processen een belangrijke rol speelt. De recruiter kan zich dan focussen op de sociale engagement van het vak.”

Over Carerix

Carerix is leverancier van recruitment oplossingen die corporate recruiters en intermediairs faciliteren om te komen tot de beste match. De oplossingen worden in de vorm van een SaaS-model gehost en geleverd via beveiligde datacenters. Carerix is opgericht in 2003 en telt op dit moment bijna 50 medewerkers en meer dan 650 klanten waaronder (werkmaatschappijen van) Randstad, USG, Adecco, DPA, Manpower en gespecialiseerde intermediairs in ICT, oil & gas, finance en service-industrie. Carerix bedient dagelijks meer dan 10.000 gebruikers, verspreid over 17 landen en werkt samen met verschillende strategische partners.

Over Stiply

Stiply is in 2015 opgestart vanuit de vraag van bedrijven om het ondertekenproces van documenten eenvoudiger te maken. Het ‘akkoord’ geven op een contract door middel van een handtekening is een belangrijk moment bij het sluiten van overeenkomsten.  Met Stiply krijgen gebruikers contracten sneller ondertekend terug. De administratieve afdeling hoeft minder in te grijpen en na te bellen. Bovendien schept Stiply overzicht in het proces, omdat in één oogopslag duidelijk is welke contracten nog uitstaan. Stiply kan volledig white-label worden gebruikt en is aan te passen aan de eigen corporate wensen, zoals eigen logo, huisstijlkleur en wijzigen van onderwerp en e-mailteksten.