Nieuwe ordeningsstructuur betrouwbare basis voor duurzaam digitaal dossierbeheer

Bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft men binnen het programma Vernieuwing DigiJust het deelproject ‘Duurzaam Digitaal Archiveren’ gedefinieerd. Onderdeel daarvan was het realiseren van een records management functie, waarmee de 70.000 dossiers van voor april 2015 afgesloten zaken op correcte wijze aan een nieuwe ordeningscategorie kunnen worden gekoppeld. Doel was tegelijkertijd om die nieuwe ordening (zoveel mogelijk) geautomatiseerd te laten verlopen. Specialist Somio begeleidde het ministerie in dit traject.

Digitaal werken is het hoofddoel, voldoen aan de wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren en vernietigen van dossiers een bindende randvoorwaarde. Jan Rooijmans is inmiddels al enkele jaren actief bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Hij vertelt over de aanleiding van dit project. “In april vorig jaar is een aangepaste ordening in gebruik genomen, gebaseerd op de rijksbrede generieke selectielijst. Alle dossiers van na die datum voldoen dus al aan de gestelde criteria, maar de eerder afgesloten dossiers niet. Die afgesloten dossiers moesten we op eenzelfde eenduidige (en digitaal duurzame) manier categoriseren en classificeren naar aanleiding van de nieuwe selectielijst. Daarmee zouden de ‘oude’ dossiers inzichtelijk gemaakt en beheerd worden volgens de geldende nieuwe normen.”

Digitaal werken

Al in 2012 werden belangrijke stappen gezet om volledig digitaal werken mogelijk te maken bij het ministerie. Rooijmans: “DigiJust staat centraal in dat totale programma en ik ben destijds binnen gekomen als begeleider voor de implementatie van het te gebruiken systeem. Alle informatie die sindsdien in DigiJust is opgenomen, bleef daarin aanwezig. Het beheer en de termijnbewaking waren echter nog niet adequaat ingeregeld, doordat een records management functie ontbrak. Om weer helemaal up-to-date te zijn startten we het programma Vernieuwing DigiJust in 2014. Doel was dat een totaal vernieuwde applicatie werd gemaakt en geïmplementeerd. Het realiseren van een volwaardige digitale archivering, inclusief records management, was daarbij een belangrijke functionele eis.”

Handmatig aanpassen geen optie

Om de 70.000 bestaande dossiers met daarin ongeveer zo’n 400.000 documenten handmatig door te werken en opnieuw te ordenen volgens de nieuwe structuur was geen haalbare optie. Tijd, geld en mankracht zijn een schaars goed. Derhalve werd gezocht naar een methode om het proces geautomatiseerd af te handelen.
Of in ieder geval zoveel mogelijk.

“Door te generaliseren werd de weg vrijgemaakt naar een globalere, beter werkbare indeling.”

Rooijmans: “De oude ordeningsstructuur kende circa 5000 opties en handelingen, gebaseerd op de indeling van de selectielijst. Dat aantal hebben we teruggebracht tot ongeveer 100. Een veel meer generieke indeling dus en een die bovendien veel beter werkbaar is. In dat traject hebben we gebruik gemaakt van rijksbrede kaders en de ervaringen bij andere ministeries. Bij de voorbereiding van het geautomatiseerd ordenen hebben we onze keuzes kunnen spiegelen aan de kennis en expertise van Somio.”

“Voorheen werd elk werkproces met specifieke documenten daarin nagenoeg apart gecategoriseerd. Door te generaliseren werd de weg vrijgemaakt naar een globalere, beter werkbare indeling. Ordening is geen doel op zichzelf. Het is een middel om (achteraf) verantwoording te kunnen afleggen over gebeurtenissen, handelingen en beslissingen. Daarvoor hoef je niet per se tot in de kleinste details te gaan om documenten en dossiers in te delen en vast te leggen. Dus met een globalere indeling kun je nog steeds prima voldoen aan de eisen ten aanzien van wet- en regelgeving, transparantie en verantwoording.”

Vraag aan de markt

Op de vraag aan de markt wie in staat zou zijn te helpen bij het aanbrengen van een nieuwe ordening in de bestaande dossiers, gebruikmakend van een intelligente methode om het proces grotendeels geautomatiseerd te laten verlopen, kwam specialist Somio als de partij met de juiste expertise naar boven. Begin 2016 werden de eerste stappen gezet.

Rooijmans: “De data zijn geanalyseerd en aan de hand daarvan is een intelligente oplossing geïmplementeerd die documenten/dossiers snel en correct aan de diverse categorieën kan toevoegen. Elke zaak kreeg zo een ordeningscategorie toegewezen. De zaken die niet eenduidig geordend konden worden, zijn apart gezet, met daarbij de mogelijke opties voor de ordeningscategorie. Die zaken zijn vervolgens alsnog handmatig verwerkt, maar dat was maar een klein deel. Het grootste deel is volledig geautomatiseerd verwerkt door de intelligentie in de aangedragen oplossing.”

Kern van deze oplossing is volgens Somio’s Principal Consultant Koen van Hoogstraten het Context Informatie Model: “In dit model worden alle aspecten meegenomen om tot de keuze van een categorie te komen. Daarbij kun je denken aan procesgegevens, aan informatiecategorieën en de inhoud van documenten. Met filters en slimme combinatie van deze aspecten komen we tot een automatische classificatie. Door onze aanpak met een aantal iteraties worden de resultaten steeds betrouwbaarder en herhaalbaar.”

Kwaliteitscontrole

Beter vooraf wat meer tijd investeren voor achteraf het beste resultaat

Tijdens het hele proces is regelmatig een kwaliteitscontrole uitgevoerd op de categorieën. Die voorbereiding op de geautomatiseerde verwerking was behoorlijk intensief, aldus Rooijmans. “Je moet ervoor waken dat tijdens de verwerking te veel zaken in een onduidelijke categorie terecht komen. Dat doet afbreuk aan de kwaliteit en doorloop van het proces. Het betekent ook simpelweg dat te veel dossiers uiteindelijk niet helemaal goed of onduidelijk worden gecategoriseerd. Samen met de specialisten van Somio hebben we daar tijd ingestoken. Beter vooraf wat meer tijd investeren voor achteraf het beste resultaat.”

De samenwerking met de experts van het ministerie is volgens Koen van Hoogstraten uitstekend verlopen. “De experts van het ministerie leverden input over de categorieën en aspecten, die onze specialisten verwerkten in de softwareoplossingen. Het resultaat is een overzicht van alle zaken met de juiste kenmerken, opgeslagen in een gangbaar formaat, geschikt om in een volgend stadium naadloos over te zetten naar de nieuwe werkomgeving van DigiJust.”

Overzicht en herhaalbaar

Niet alleen zijn zo inmiddels nagenoeg alle dossiers verwerkt en opnieuw ingedeeld, een bijkomend voordeel was dat het genoemde Context Information Model werd bijgeleverd. Rooijmans: “Dat geeft ons inzicht in het proces en maakt het bovendien herhaalbaar. Alles is immers vastgelegd en gelogd. Die gebruikte business rules kunnen we straks ook inzetten om straks geregelde kwaliteitscontroles uit te voeren in DigiJust.”

De volgende stap is om de vastgestelde ordeningscategorie in de nieuwe versie van DigiJust toe te voegen aan de betreffende dossiers. Die nieuwe versie wordt uitgerust met een heldere records management functie.

Rooijmans: “Daarmee hebben we een overzichtelijke situatie gecreëerd, met inzicht in wat er is en waar, met termijnbewaking, zodat we exact weten wat wanneer vernietigd moet worden. Dan voldoen we weer volledig aan wet- en regelgeving. Daar wordt uiteraard bijzonder veel waarde aan gehecht. Het helpt ons bovendien bij het volwassen maken van duurzaam digitaal werken. We hebben gedurende het project weliswaar ook geleerd van ervaringen van andere instellingen, maar het ministerie van VenJ is het eerste ministerie dat deze problematiek op deze manier heeft aangepast en opgelost. Technisch is het complex, maar daarvoor hebben we een betrouwbare en ervaren partner.”

Dit artikel is eerder gepubliceerd in Doxis Magazine, najaarseditie 2016.