Nederland loopt achter op het gebied van UBL e-factureren

Platform E-factureren en Onderzoeksbureau GBNED hebben de “UBL Readiness Monitor” (PDF) gepubliceerd. De UBL Readiness Monitor 2017 geeft weer hoe UBL e-factureren zich in Nederland ontwikkelt: verzenden, ontvangen, verplichtstelling, standaardisatie.

De bevindingen uit UBL Readiness Monitor zijn omgezet in concrete aanbevelingen om UBL e-factureren in Nederland een positieve impuls te geven en te zorgen dat Nederland bij blijft met de ontwikkelingen in Europa.

Achtergrond

Nederland is ruim tien jaar op weg om elektronisch factureren toe te passen, zowel in het B2B als B2G segment. Vanuit de overheid is zelfs meerdere jaren een speciale ‘e-factuur ambassadeur’ aangesteld geweest en sinds enige tijd is er een helpdesk e-factureren.

In korte tijd heeft UBL zich als defacto standaard ontwikkeld als opvolger van PDF. En sinds kort is de Europese standaard EN 16931 met UBL als syntax definitief geworden. Dat laatste is een grote stap voorwaarts naar verdere standaardisatie op het gebied van elektronisch factureren op basis van UBL. Met behulp van UBL Ready en de UBL Ketentest hebben de meeste leveranciers van boekhoudsoftware voor het MKB, UBL (uitgaand en/of inkomend) inmiddels ingebouwd in hun software.

Bevindingen

Ondanks bovenstaande ontwikkelingen komt e-factureren op basis van UBL in Nederland nog maar moeizaam van de grond. Uit de UBL Readiness monitor 2017 komen onder meer de volgende zaken naar boven:

• Leveranciers van factuur- en boekhoudsoftware in het MKB hebben elektronisch factureren lang niet altijd automatisch ‘aan’ staan voor hun klanten. Ook wordt niet actief gecommuniceerd dat UBL e-factureren een optie is in hun pakket. Dit vertraagt de adoptie onder eindgebruikers.
• Er zijn meerdere UBL-formaten in omloop en die worden lang niet altijd door alle softwareleveranciers ondersteund. Zo gebruikt de Rijksoverheid nog steeds een eigen UBL-OHNL formaat. In de praktijk leidt dat tot extra conversie en onduidelijkheid bij de leveranciers die UBL ondersteunen.
• Er is geen zicht in de mate waarop UBL in de praktijk gebruikt wordt binnen gemeenten, bedrijfsleven en accountancy. In het kader van de UBL Readiness Monitor zijn stakeholders als de VNG, VNO-NCW / MKB-Nederland en de NBA benaderd, maar zij hebben geen inzichten over het gebruik van UBL in de markt gedeeld.
• De inzet van de Europese standaard EN 16931 met UBL als syntax kan, mits op de juiste wijze ingezet, elektronisch factureren een positieve boost voorwaarts geven. Van belang is dan wel dat deze standaard adequaat wordt ingezet en niet wordt gewacht tot de verplichtstelling voor alle aanbestedende diensten in de EU vanaf medio april 2019.

Aanbevelingen

Aanbevelingen uit de UBL Readiness Monitor 2017 zijn:

• Zorg dat er uiterlijk 1 januari 2018 voldoende documentatie publiek beschikbaar is en actief wordt gedeeld, op basis waarvan softwareleveranciers de standaard EN-16931 met de syntax UBL kunnen implementeren binnen hun software. Waarbij tevens validatieservice en testservice is geregeld en helpdeskfaciliteit. Rekening houdend met de in de praktijk gehanteerde factuurscenario’s.
• Laat de Nederlandse overheid een echte voortrekkersrol vervullen als het gaat om de implementatie van UBL op basis van EN 16931. Niet enkel vanuit hun eigen belang, maar vanuit het belang van het Nederlandse bedrijfsleven. Zowel voor de ontvangst en afhandeling van inkoopfacturen, maar ook om het versturen van verkoopfacturen. Zorg mede dat de afwijkende Rijksoverheid variant UBL-OHNL zo snel mogelijk uit gefaseerd wordt.
• Zorg dat softwareleveranciers UBL optimaal ondersteunen. Enerzijds door uitgaande facturen in UBL standaard AAN te zetten voor gebruikers en dit te communiceren. Anderzijds door het ontvangen en verwerken van UBL inkoopfacturen optimaal te ondersteunen, onder meer rekening houden met verwerking van facturen op regelniveau en rekening te houden met meerdere BTW-percentages en factuurscenario’s.
• Werk gezamenlijk mee aan een periodieke “UBL Readiness Monitor” om de voortgang van de invoering van UBL en in het bijzonder EN 16931 te meten in Nederland en natuurlijk te stimuleren. Een oproep aan alle betrokken organisaties is feitelijk: wees open en transparant en zet UBL hoog op de agenda.

De hamvraag hierbij is wie de overall regie van bovenstaande nu oppakt en zorgt dat Nederland in de pas gaat en blijft lopen met andere landen binnen de Europese Unie als het gaat om elektronisch factureren op basis van UBL.

Op 13 december 2017 op het seminar ‘E-factureren in de praktijk’ (www.efacturerenindepraktijk.nl) wordt de UBL Readiness Monitor besproken en staan beide auteurs u graag te woord