Natuurmonumenten maakt personeelsdossiers digitaal toegankelijk

Natuurmonumenten zag het volume aan fysieke personeelsdossiers toenemen. Dat past niet echt bij de doelstellingen van deze vereniging. In samenwerking met I-FourC werd een digitaliseringsslag doorgevoerd alsmede een koppeling gemaakt met de HR-software van Raet.

Jeannette de Haan, medewerker personeelszaken is al vele jaren werkzaam voor Natuurmonumenten. Samen met haar team is zij medeverantwoordelijk voor het in orde maken en bijhouden van de personeelsdossiers. De hoeveelheid papier nam in de loop van de jaren flink toe, waarbij vooral de beschikbaarheid een belemmering was. “Het was voor ons van belang dat de dossiers toegankelijker zouden worden voor onszelf als afdeling personeelszaken, het personeel en hun leidinggevende”, aldus De Haan.

Integratie met HR

“Voor ons was het vooral belangrijk dat er een connectie gemaakt kon worden met het HR-softwarepakket waarvan we reeds gebruik maakten. Wij werken al jaren met Raet en wilden graag vanuit dat pakket kunnen blijven werken. Op een klantendag van Raet leerden wij I-FourC kennen, dat ons door positieve verhalen een vertrouwd gevoel gaf.”

“Nadat IFourC de personeelsdossiers gedigitaliseerd had, hebben wij ervoor gekozen om de fysieke dossiers terug op te slaan in ons eigen archief. De stap om de dossiers te laten vernietigen of elders ergens op te slaan was voor ons nog te groot.”

Het digitale dossier

“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via I-FourC en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met I-FourC hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.”