Laat je niet verrassen door de WOO

De Wet Open Overheid (WOO) is een initiatiefwet uit 2012, die tot doel heeft om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

De passieve openbaarmaking van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) blijft gehandhaafd in de WOO en daarnaast komt er een verplichting voor actieve openbaarmaking. Deze actieve openbaarmaking is de kern van de WOO en dit sluit aan op de brede wens in de samenleving voor een transparante overheid. In feite is er al sinds 2005 een beweging op gang om de tekortkomingen van de WOB weg te nemen. Dat het nu al 15 jaar duurt voordat er behandeling in het parlement plaatsvindt, geeft aan dat het onderwerp gevoelig ligt bij de overheden die te maken krijgen met de wet en de voorstanders van een zo open mogelijke overheid. Het is wenselijk dat een balans gevonden wordt tussen beide spectra.

De initiatiefnemers van de WOO, van D66 en GroenLinks huize, zijn van oordeel dat het belang van actieve openbaarheid niet kan worden overschat. Uit de Memorie van toelichting: “Een systematische ontsluiting van voor burgers relevante informatie draagt bij aan inzicht in de bestuursvoering en is daarmee onmisbaar voor democratische participatie en controle van het bestuur.” In de ogen van de initiatiefnemers Snels en Van Weyenberg wordt de bevoegdheid van artikel 8 van de WOB om documenten actief openbaar te maken door de bestuursorganen onvoldoende gebruikt.

Cultuurverandering

In januari 2019 hebben de initiatiefnemers Snels en Van Weyenberg een gewijzigde versie van het initiatiefwetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Het voorstel is aangepast om tegemoet te komen aan kritiek over de uitvoerbaarheid en de kosten van het eerdere voorstel. Tevens was er bij een aantal aspecten van het wetsvoorstel verschil van inzicht over de interpretatie. Met deze wijzigingswet worden onduidelijkheden in de WOO verhelderd, wordt een aantal inhoudelijke wijzigingen voorgesteld en wordt een aantal technische verbeteringen geformuleerd.

Het doel van de WOO blijft ongewijzigd, stellen de indieners. “Het is en blijft belangrijk dat er een cultuurverandering ten aanzien van de omgang met informatie plaatsvindt bij de overheid.” De Kamerleden betogen dat de wettekst nu duidelijker is en dat de uitvoerbaarheid wordt verbeterd. Hiermee is steun voor het gewijzigde wetsvoorstel gevonden bij zowel de rijksoverheid als bij de decentrale overheden.

Gewijzigde wetsvoorstel

Zoomen we dieper in op de wijzigingen dan gaat het om het verbeteren van de uitvoerbaarheid door:

• Verduidelijking van de omschrijving van de actief openbaar te maken documenten.
• De bestuursorganen meer tijd te geven voor het organiseren van die actieve openbaarmaking.
• Het vervangen van het register door een meerjarenplan digitale informatiehuishouding. Vooral dit register was veel instanties een doorn in het oog.

Hoewel de ontwikkelingen in politiek Den Haag moeilijk zijn te voorspellen, ligt het in de lijn der verwachting dat de parlementaire behandeling van de WOO in de loop van 2020 wordt afgerond. Het is hoe dan ook raadzaam je als overheidsinstantie voor te bereiden op de WOO en niet af te wachten tot de officiële inwerkingtreding. Hierbij kun je je focussen op datgene wat er nu meer van je verwacht wordt.

Samengevat omvat de WOO drie onderdelen:

1. Passieve openbaarmaking (zoals we die kennen van de WOB).
2. Actieve openbaarmaking.
3. Verplichting van maatregelen om aan de Archiefwet te voldoen.

Onderstaand zoomen we verder in op deze onderdelen.

1. Passieve openbaarmaking

De passieve openbaarmaking van de WOB blijft gehandhaafd: burgers hebben het recht openbare informatie op te vragen.

2. Actieve openbaarmaking

Naast de passieve openbaarmaking moet je als overheidsinstantie actief documenten in elf verschillende informatiecategorieën publiceren op internet, binnen veertien dagen nadat ze definitief zijn geworden. Het gaat om de volgende categorieën:

• wet- en regelgeving
• organisatiegegevens
• raadsstukken
• bestuursstukken
• stukken van adviescolleges
• convenanten
• aarplannen en -verslagen
• WOB/WOO-verzoeken
• onderzoeken
• beschikkingen
• klachten

Niet alleen moet je goed in kaart hebben onder welke categorie een bepaald soort document nu precies valt, maar je moet ook goed nadenken over de vraag hoe je informatie online beschikbaar maakt. Hoe ga je het aanbieden en presenteren, zodat de burger die informatie zoekt deze snel kan vinden. Tegelijkertijd moet je jezelf de vraag stellen of alle informatie in deze categorieën ook gepubliceerd mág worden.

De AVG stelt in dit kader ook de nodige voorwaarden aan het publiceren van persoonsgegevens. De kans bestaat dat je (delen van) dossiers moet anonimiseren. In de meeste gevallen is het onhaalbaar om dit handmatig te doen; je zult een manier moeten vinden om digitale documenten geautomatiseerd te anonimiseren. Zo’n omgeving moet je inrichten voordat de WOO echt in werking treedt. Je wilt immers niet voor verrassingen komen te staan.

De WOO kent andere procesgangen dan de WOB. Je zult dan ook rekening moeten houden met het feit dat processen anders moeten worden ingericht om actieve openbaarmaking te automatiseren. Het komt erop neer dat je de elf categorieën moet definiëren en vastleggen en dat je vervolgens documenten en andere informatie-objecten direct bij de bronregistratie aan een categorie kunt koppelen. Dit gaat via een Document Structuur Plan of een Zaaktype Catalogus. Vervolgens dient het te publiceren item automatisch door een WOO-wasstraat te gaan, waarbij anonimisering en pseudonimisering plaatsvinden. Organisaties die zaakgericht werken kunnen dit proces wellicht onderbrengen in hun zaaksysteem. Wees je er in ieder geval van bewust dat er aan de systeemkant een en ander ingericht moet worden om de actieve openbaarmaking volgens de WOO ordentelijk te laten verlopen.

Ten slotte moet je jezelf afvragen welke typen informatie er vallen onder de actieve openbaarmaking en ordelijk beheer. Dit gaat immers veel verder dan digitale documenten alleen. Denk aan foto’s, video’s, geluidsopnamen, e-mail- en app-berichten en records. Voor al deze soorten informatie moet je bedenken wat de beste wijze is om te publiceren, zodat het én niet te veel tijd en mankracht kost én dat het voor het grote publiek goed toegankelijk is.

3. Verplichting van maatregelen

Als laatste moet je denken aan maatregelen die je moet nemen zodat je beter voldoet aan de bestaande verplichtingen uit de Archiefwet om documenten ordelijk op te slaan. De opdracht uit de Archiefwet, die ook aangepast gaat worden, om documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat te houden, blijft overeind in de WOO. Gemeenten moeten maatregelen om aan de verplichtingen te voldoen bundelen in een meerjarenplan, dat moet worden voorgelegd aan de Tweede Kamer. Voortgang wordt bewaakt door een speciale adviescommissie.

Wat moet je als gemeente dan kunnen wanneer je informatiehuishouding op orde is volgens de Woo?

• Zoeken en vinden. Wanneer een document niet wordt gevonden, is het er ook niet.
• Tonen van (oudere) documenten die met verouderde systemen gecreëerd zijn. Let hierbij op de AVG; oudere documenten zouden eventueel geanonimiseerd moeten worden.
• Vernietigen en bewaren van de documenten. Als een document vernietigd is, dan is het echt overal verwijderd.
• Bewaarde documenten overdragen aan een archiefbewaarplaats, zoals een e-depot.
• Preserveren, waardoor op de lange termijn informatievoorziening wat betreft vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag gewaarborgd kan worden.

Hoe te anticiperen op de WOO?

Gezien het feit dat de beraadslagingen en de besluitvorming in de Tweede en Eerste Kamer in 2020 van start gaan, is het lastig een planning te geven over de inwerkingtreding van de WOO. Door de coronacrises is dit al helemaal ondoenlijk. BCT bereidt zijn oplossingen in ieder geval voor op de WOO. BCT heeft geluisterd naar de experts in het veld en vertaalt de bevindingen in productinnovaties, zeker als het gaat om de procesinrichting.

Maar het zou niet verkeerd zijn om als overheidsorganisatie zelf direct te gaan werken aan de bewustwording: laat medewerkers weten dat de WOO werkelijkheid wordt. Vervolgens voorziet de wet in een ruime periode waarin je de tijd krijgt aan alle vereisten te voldoen. Zorg er in ieder geval voor dat je niet verrast wordt door de WOO.