Informatiebeheer-by-design als standaard

De hoeveelheid informatie die de overheid ontvangt, verwerkt, verstuurt en bewaart stijgt explosief. Tegelijkertijd bestaat er toenemende zorg over de terugvindbaarheid van informatie die – naast in databases – is vastgelegd in documenten.

Recent is een aangepast voorstel voor de Wet open overheid (Woo) naar de Tweede Kamer gestuurd. Afgelopen jaar is veel energie besteed aan implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en momenteel wordt gewerkt aan herziening van de Archiefwet. Enkele voorbeelden van hoe vanuit verschillend perspectief steeds hogere – en soms conflicterende – eisen worden gesteld aan de vindbaarheid, toegankelijkheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid, openbaarheid en vertrouwelijkheid van informatie.

Deze ontwikkelingen dwingen overheden om vroegtijdig – bij het verzamelen van gegevens en het creëren van documenten – rekening te houden met het toekomstig gebruik. Maatregelen voor verbetering van publicatie, hergebruik, archivering en bescherming van informatie staan daarmee niet op zichzelf, maar dienen in samenhang te worden ontworpen en geïntegreerd met bedrijfsprocessen: ‘informatiebeheer-by-design’.

Het beheer van documenten

Het afgelopen decennium is de verwerking en het beheer van documenten fundamenteel veranderd. Door voortschrijdende digitalisering wordt steeds minder gebruikgemaakt van papier en is de omvang en diversiteit aan digitale documenten enorm toegenomen. Naast tekstbestanden spelen e-mail, WhatsApp-berichten, spreadsheets, afbeeldingen, geo-bestanden, geluid en video een steeds grotere rol.

Tegelijkertijd worden DIV-afdelingen afgeslankt of soms geheel opgeheven. Dat heeft grote gevolgen voor de kwaliteit van de documenthuishouding. Al jaren waarschuwen deskundigen voor gebrekkige dossier- en archiefvorming. Juist in het digitale tijdperk dreigt nu voor het eerst een periode waarin de kwaliteit van de archieven dreigt af te nemen: de ‘digital dark age’. Dat heeft niet alleen te maken met niet-duurzame opslag in verouderde bestandsformaten, maar ook met de kwaliteit van de dossiervorming.

Bij veel overheden bevindt zich maar een deel van de documenten in een ‘gecontroleerde omgeving’. De rest zit rest in netwerkdirectories of mailboxen van individuele medewerkers. Dit belemmert de vindbaarheid van informatie, de duurzame toegankelijkheid en vormt een risico voor de bescherming van vertrouwelijke gegevens. Is het nodig om alle documenten die in processen worden verwerkt, goed te bewaren en te ordenen? Soms wel, maar vaak ook niet. Denk aan de vele kopieën van documenten, de concepten, kattenbelletjes, et cetera. Maar bijvoorbeeld wel een e-mail met een afspraak met een leverancier. Anders kunnen later discussies ontstaan over levering en kosten.

De dossiervorming is vaak gebrekkig doordat er bij het creëren, bewerken en uitwisselen van documenten onvoldoende gedacht wordt aan wat er later met de documenten gaat gebeuren. Management en medewerkers zijn primair gericht op de rol van informatie in het bedrijfsproces en vaak minder in de beschikbaarheid van informatie voor collega’s, andere overheden, de maatschappij en toekomstige generaties. Digitale dossiers worden daardoor soms slecht geordend en onvoldoende gerubriceerd. Een achterliggende oorzaak is dat de taken van de vroegere DIV-medewerker zijn verschoven naar de uitvoerings- en beleidsprocessen. Het probleem daarbij is dat medewerkers vaak niet de tijd, opleiding of instelling hebben voor het goed ordenen van informatie.

Dit is het eerste deel van een artikel op www.ibestuur.nl. Lees daar het hele artikel.