Verspreide informatie, systeemdiversiteit in informatiebeheer en de resulterende informatiesilo’s zijn immense uitdagingen voor 75 procent van de ondervraagde bedrijven in de marktonderzoeksserie ECM Insights 2017 (pdf), uitgevoerd door de SER-groep. De snelheid van het delen van informatie en de veiligheid van samenwerking over de hele linie heen hebben het meest te lijden van deze situatie.
Veel bedrijven worstelen met een IT-applicatielandschap en infrastructuren die zich in de loop der jaren hebben ontwikkeld. Volgens het SER-onderzoek gebruiken drie van de vier reagerende bedrijven verschillende systemen alleen voor document- en bedrijfsprocesbeheer. Het resultaat: chaotische archiveringsstructuren, overbodige gegevensopslag en informatiesilo’s.
“De situatie is alarmerend! Dit soort organisch gegroeid en heterogeen IT-landschap is slecht voor de efficiëntie. Het zijn juist deze informatiesilo’s die het delen van informatie en projectsamenwerking verergeren – en dit heeft een negatief effect op intern teamwerk, net als op externe partners, leveranciers en klanten”, legt Manfred Zerwas, Managing Partner van de SER-groep, uit.
ECM is belangrijk, zegt 85 procent
Een ander belangrijk resultaat van de enquête: de meerderheid van de 1.826 responderende CIO’s, procesmanagers en IT-managers is zich goed bewust van wat er nodig is om uit deze situatie te komen. Toch volgen ze niet consequent een strategie. Een substantiële 85 procent van de respondenten ziet het belang van enterprise content management als een strategische prioriteit om de hier genoemde uitdagingen het hoofd te bieden. Slechts 41 procent streeft momenteel echter de nodige ECM-platformstrategie na – op zijn minst op afdelingsniveau en nog niet in het hele bedrijf. Nog eens 41 procent moet nog een ECM-strategie toepassen en 18 procent is bezig met het formuleren ervan.
“ECM heeft organisaties en middelgrote bedrijven bereikt en komt nu eindelijk uit de schaduw van ERP, CRM, enzovoort. In bedrijven die al decennialang en multifunctioneel samenwerken, is ECM veel meer verspreid dan in bedrijven die nog steeds grotendeels opereren in termen van hiërarchieën”, aldus Zerwas.