Gemeenten brengen digitale archieven op orde

Whatsappberichten, e-mails… de tijd dat papieren documenten overzichtelijk bij elkaar in één dossier werden opgeborgen, is voorbij. Digitaal werken heeft grote consequenties voor het bewaren van informatie. Een artikel op iBestuur gaat dieper in op hoe gemeenten omgaan met deze uitdaging en op de ondersteuning die de VNG gemeenten biedt.

“Het gaat niet alleen om het digitaliseren van de archieven, maar om het goed opslaan van alle digitale informatie,” zegt Peter de Baat, burgemeester van Montferland, in het artikel op iBestuur. Het onderscheid tussen archivering en het primaire proces vervaagt in dit digitale tijdperk, stelt hij. “Op het moment dat je een document maakt, moet dat eigenlijk al toegankelijk worden opgeslagen. Net als alle relevante documenten eromheen, zoals e-mails en Whatsappberichten. Het op orde brengen van je digitale archieven is daardoor veel meer dan alleen het archief. Het gaat om het hele werkproces.”

Waarom is hij als burgemeester in dit onderwerp geïnteresseerd? Omdat dit ook het college en de raad aangaat, zegt hij. “Alleen met goed toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie kun je verantwoording afleggen. Dat is niet alleen nodig voor onze eigen bedrijfsvoering, maar ook voor de verantwoording aan de raad, aan toezichthouders en niet in de laatste plaats aan de burger.”

Drie wetten

Het project Digitale Archieven op Orde organiseerde dit voorjaar vier regionale bijeenkomsten voor gemeenten. Zo’n 250 medewerkers ICT, informatievoorziening en archief vanuit in totaal 117 gemeenten bespraken er de uitdagingen om hun digitale informatie op orde te krijgen en te houden. De eerste bijeenkomst was op 11 april in Waddinxveen.

Jamil Jawad, opdrachtgever van het project en senior beleidsmedewerker VNG beleid, team Informatiesamenleving, maakt er in zijn inleiding de urgentie duidelijk: de Wet open overheid (WOO) en de geactualiseerde Wet hergebruik overheidsinformatie (WHO) komen eraan. Volgens de WOO moeten 11 informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden, de WHO stimuleert het openbaar maken van data. “Die informatie moet wel vindbaar zijn. Daarvoor moet de informatiehuishouding op orde worden gebracht.”

Daarbij wordt in de nieuwe Archiefwet de overbrengingstermijn naar de archiefbewaarplaats, voor digitale informatie is dat een e-depot, verkort van 20 naar 10 jaar. Jawad: “Deze drie wetten bieden veel kansen om archivering van digitale informatie hoog op de gemeentelijke agenda te krijgen. Het is nu zaak dat gemeenten die kansen pakken.”

Common Ground en archivering

Dat er wat moet verbeteren in de archivering van digitale informatie is duidelijk, zo blijkt uit de presentaties en discussies tijdens de bijeenkomst in Waddinxveen. Informatie staat in allerlei systemen en de archivering is vaak per systeem geregeld. Of niet geregeld. “We moeten het idee loslaten dat gemeenten met één zaaksysteem of documentmanagementsysteem werken en daarin alles opslaan, want de werkelijkheid is een zeer divers gegevenslandschap met allerlei vormen van informatie, die worden gebruikt en beheerd via vele kanalen en systemen. Informatie staat overal. De huidige situatie vraagt om nieuwe manieren van het duurzaam toegankelijk houden van informatie.

De architectuur van Common Ground kan hier grip op geven,” vertelt Jan Koers, architect bij VNG Realisatie en strategisch adviseur gegevensmanagement en hoofd Informatiebeheer bij de gemeente Haarlem. Hij neemt de aanwezigen mee in de vernieuwde architectuur voor informatie- en archiefbeheer van digitale informatie, zowel documentaire informatie als andere vormen van informatie, gebaseerd op de uitgangspunten voor gegevensmanagement en de principes van Common Ground.

Ondersteuning vanuit de VNG

Emmanuele Mores, publieksarchivaris en adviseur gemeente Zeist, ziet wel wat in het uitgangspunt van Common Ground om informatie bij de bron te bewaren. Maar: “Ik vind Common Ground nog wel erg theoretisch. We zijn als gemeente allemaal met dezelfde dingen bezig, ik zou het goed vinden als partijen zoals de VNG met een aantal concrete oplossingen en maatregelen zouden komen die echt aansluiten bij onze praktijk. Dat zou ons allemaal verder helpen.”

Om gemeenten te ondersteunen startte de VNG het project Digitale Archieven op Orde. Dit project gaat de komende maanden samen met gemeenten onderzoeken welke methodes en technieken het beste werken bij het op orde brengen van digitale archieven en goede voorbeelden van gemeenten delen. Er worden bijvoorbeeld kaders en richtlijnen gedeeld over het aanbesteden van een e-depot. Vijftien gemeenten hebben inmiddels aangegeven dat ze willen meewerken met het project.