Drie tips voor een geslaagde ERP-migratie

Je organisatie gaat migreren naar een nieuwe ERP-omgeving. Dit is niet bepaald de meest gemakkelijke klus. Hoe zorg je ervoor dat deze missie slaagt? Alexander Lethen, RVP BeNeLux bij Celonis, geeft drie tips.

1. Concentreer je op harde feiten

Een ERP-migratie is dé kans om je processen eens grondig te herzien. Welke processen bestaan er binnen je organisatie? En hoe verlopen deze? In de praktijk zie je dat ERP-managers voor het antwoord op deze vragen workshops en brainstormsessies organiseren. Dit is een goed initiatief als je meer betrokkenheid wil creëren, maar we moeten niet vergeten dat de visie van een mens nogal subjectief is. Daarnaast is de kans groot dat bij face-to-face discussies medewerkers consensus willen bereiken en conflicten vermijden. De inspanning van de groep om overeenstemming te bereiken gaat dan ten koste van de waarheid. Juist als het gaat om zoiets cruciaals als bedrijfsprocessen, is een feitelijke weergave belangrijk. Dit resulteert in de eerste tip: analyseer je processen op basis van feiten. Dit kan met behulp van process mining-technologie die data van bedrijfssystemen downloadt en deze grondig en nauwkeurig in realtime analyseert om objectieve inzichten in bedrijfsprocessen te geven, tot op ongeëvenaarde detailniveaus.

2. Leer van succesvolle business units

Vooral in grotere (internationale) organisaties bestaan er verschillende processen en werkwijzen naast elkaar, bijvoorbeeld in verschillende regio’s. De kans is groot dat deze processen niet allemaal even soepel verlopen. De ERP-migratie is het perfecte moment om de processen van verschillende business units te onderzoeken en te vergelijken. Waar zitten de pijnpunten? Wat is het succes van goedlopende processen? En hoe ziet het ideale proces eruit? Stel op basis van deze vragen het meest efficiënte proces in als standaard voor je nieuwe ERP-systeem. Werk zoveel mogelijk toe naar een uniforme aanpak voor vergelijkbare processen, zodat je kunt standaardiseren.

3. Test je nieuwe ERP-aanpak

Om zeker te weten dat je nieuwe proces gaat werken in de praktijk, kun je met process mining-technologie van tevoren je nieuwe procesontwerp simuleren. Hierdoor ontdek je mogelijke hiaten die je anders pas na de migratie zou hebben ontdekt. Door van tevoren goed te testen, kun je de meeste verstoringen en problemen al oplossen voor de migratie daadwerkelijk plaatsvindt. Denk hierbij aan bandbreedteproblemen of een slechte samenwerking tussen je netwerk en applicaties.

Is je nieuwe werkwijze inmiddels in gebruik? Dan kun je met behulp van realtime data-analyse je procesprestaties monitoren wanneer je wil. Zo weet je of je huidige proces in lijn ligt met je gewenste proces en hoef je niet langer af te gaan op je onderbuikgevoel. Wanneer blijkt dat het nog niet zo loopt als verwacht, dan kan je gebruikers aanvullende training geven of de configuratie van het systeem verbeteren. Dankzij monitoring weet je namelijk precies waar het proces nog niet optimaal verloopt, en waarom.