De voor- en nadelen van een cloud-gebaseerd DMS

Cloud-gebaseerde document management systemen worden vaak met enig wantrouwen bekeken. Het gaat tenslotte om bedrijfsdocumenten die vaak gevoelige informatie bevatten. Waar en deze content wordt opgeslagen is van groot belang. De opslagplek hangt samen met de wijze waarop het documentbeheersysteem wordt geïnstalleerd. Een DMS kan op eigen servers binnen de organisatie geïmplementeerd worden, of in de cloud. Die cloud kent drie verschillende varianten: private cloud, public cloud en hybrid cloud.

Verschillende soorten cloud

1. Public cloud. Bij een publieke cloud staat de software helemaal op de servers van een derde partij. Het gebruik van de software verloopt online (er is dus altijd een internetverbinding nodig) en de functionaliteiten ervan zijn voor alle klanten van de leverancier gelijk. Hierdoor kan de software relteif goedkoop worden aangeboden, maar het nadeel is dat maatwerk en aanpassingen vaak niet of nauwelijks mogelijk zijn. Wel kan er soms worden gekozen uit verschillend geprijsde abonnementen met of zonder bepaalde functionaliteiten.
2. Private cloud. Bij een private cloud heeft de organisatie zelf helemaal de controle over de online-software. De software kan geïnstalleerd worden op de eigen servers van de organisatie, maar ook op de servers van de softwareleverancier. De private cloud biedt de mogelijkheid om met maatwerk de software naar wens samen te stellen en in te richten. Hier zit natuurlijk wel een steviger prijskaartje aan dan aan de standaard software in een public cloud.
3. Hybrid cloud. Een hybride cloud is een vorm tussen public en private cloud in. Software met veel maatwerk of software die verantwoordelijk is voor bedrijfsgevoelige informatie kan op de eigen servers in de private cloud worden gezet. De overige software kan dan in de publieke cloud worden geïnstalleerd. Zo ontstaat er een goede mix van veiligheid en flexibiliteit enerzijds en schaalbaarheid en kostenbesparing anderzijds. Het nadeel is dat de ontwikkeling en de integratie van beide cloudtypes extra investering en onderhoud vraagt.

De voordelen van een cloud-gebaseerd DMS

Een cloud document management systeem biedt medewerkers continue toegang tot de meest actuele bedrijfsdocumenten, niet alleen vanaf kantoor maar ook thuis, bij de klant op locatie, of onderweg.

Door versiebeheer kunnen documenten weliswaar (soms zelfs gelijktijdig) op verschillende plekken worden bewerkt, maar er kan nooit meer dan één versie van een document actief in omloop zijn. Zo wordt verwarring en gebruik van meerdere versie van een document voorkomen.

Veiligheid van opslag speelt een grote rol bij de keuze voor een DMS, zeker als die opslag in de cloud gebeurt. Leveranciers van cloud-diensten investeren vaak veel in de optimalisatie van veiligheid, al was het maar om hun reputatie in de markt veilig te stellen. De beveiliging van cloud-opgeslagen informatie is dan ook vaak veel beter dan een organisatie zelf zou doen of kunnen doen. In de DMS Wijzer staat beschreven welke uitgebreide maatregelen leveranciers zoal nemen ter beveiliging.

Externe cloud-opslag niet voor iedereen

In sommige sectoren wil men liever geen gebruik maken van externe cloud-opslag, bijvoorbeeld in wetenschap en academisch onderwijs, Ook in de gezondheidssector maakt men liever geen gebruik van servers van derden, bijvoorbeeld voor de opslag van gevoelige informatie als patiëntendossiers. Ook bepaalde wetgeving kan externe cloud-opslag verhinderen. De meeste organsiaties kunnen hun bedrijfsdocumenten echter zonder problemen opslaan in de cloud.

Kosten online document management

Bij het selecteren van een DMS-systeem spelen de kosten een grote rol. Er zijn grote prijsverschillen tussen systemen als Alfresco, SharePoint of talloze pakketten van kleinere fabrikanten. Daarbij speelt ook de keuze voor open source of closed source een rol.

In de DMS Wijzer 2017 vindt u tarieven en een rekenvoorbeeld van een gemiddeld DMS in de cloud. Er zijn ook nog verborgen kosten waar rekening gehouden mee moet worden, zoals hoge rekeningen voor overstap naar een andere leverancier, of de kosten die je moet maken als je het documentbeheer eventueel weer uit de cloud wilt halen. In de DMS Wijzer staat praktische informatie over verschillende leveranciers, tarieven en de mogelijke valkuilen waar je als organisatie mee te maken kunt krijgen tijdens een DMS-selectietraject.