De Momentum-sprong naar een disruptief tijdperk voor ECM

Het rommelt al een tijdje in het ECM- domein en de komende tijd staat weer een groot aantal wijzigingen op stapel om ook ECM klaar te maken voor het nieuwe digitale tijdperk.

Het modewoord voor iedereen in deze wereld is Disruptie: Er moet een verandering in de ECM-wereld plaatsvinden om nog relevant te blijven in de ‘enterprise’. In dit stukje voor de laatste VIP lijkt het mij mooi om bij het 10-jarig bestaan van Informed Consulting stil te staan bij de veranderingen, zoals wij die ervaren in ons werk.

Door Jeroen Janssen *

Toen ik ruim 21 jaar geleden voor het eerst een Documentum-implementatie mocht uitvoeren was mijn belangrijkste competentie mijn supertechnische ervaring als student technische informatica. Door mijn brede kennis van zowel hardware, databases, netwerken, programeertalen en –concepten en goede analyse skills was het mogelijk om een Documentum-implementatie te doen. Ja, Documentum stond te boek als een lastig te implementeren DMS-systeem, maar FileNet of OpenImage waren in die tijd niet anders.

Elf jaar later, toen ik met Informed Consulting startte was dat nog steeds niet anders. Veel van de ECM-oplossingen brachten niet altijd wat verwacht was, de projecten waren niet eenvoudig en duurden lang. SharePoint daarentegen was de Haarlemmerolie voor alle ECM-problemen. Je installeerde het op een Windows Server, met 10 klikken, wat ‘drag & drop’ en je had een nieuwe site klaar. Een kind kon de was doen. Maar het verschil tussen een echt ECM-systeem en een systeem om op een afdeling samen te werken was heel groot. Op een afdeling een SharePoint-site beheren is goed te doen. Of met een klein DMS een middelgrote gemeente ondersteunen met een star en inflexibel beveiligingsmodel is mogelijk. Als je echter vanuit een enterprise-gedachte deze informatie wilt beheren, dan heb je mogelijkheden nodig om zaken af te dwingen en te structureren op een hoog niveau. Met deze eisen bleek ook SharePoint of het lokale DMS erg veel maatwerk nodig te hebben en gingen prijs en doorlooptijd van het project meer dan exponentieel omhoog.

Connecting people

Onze visie van ‘Connecting people to the enterprise’ was en is nog heel relevant. Er zijn platformen die zeer geschikt zijn om vanuit een enterprise-gedachte management van informatie te ondersteunen. Er zijn systemen die vanuit een individu het structureren van het werk zeer goed ondersteunen en er zijn systemen die meer eenvoudig (afdelingsgericht) documentmanagement ondersteunen. Natuurlijk kunnen alle systemen alles. Als er iets was waar de afgelopen 20 jaar ECM- en DMS-leveranciers goed in zijn geweest, is het de poging om alle enterprise-problemen op een of andere manier in hun portfolio te harken. Sommige, zoals Alfresco of Microsoft, door gewoon heel veel en hard te roepen dat het kan. Sommige, zoals IBM of OpenText, door gewoon heel veel verschillende bedrijven op te kopen.

Maar waar staan we nu? Wat betekent deze disruptie en wie gaan dat dan bewerkstellen?

Belangrijk is de snelheid van innovatie waar deze wereld op dit moment in leeft. Als je als bedrijf niet snel (genoeg) kan meekomen met de innovatie, dan lig je binnen een jaar hopeloos achter. Jarenlang hebben Nederlandse bedrijven als Decos en BCT zich in de DMS-markt staande kunnen houden. Terwijl bedrijven als IBM, OpenText en EMC een grote focus hielden in het winnen van de echte grote enterprises zoals ING, Shell, Unilever, DSM enz., was er een grote mid-market die zeer goede oplossingen kon krijgen bij deze local hero’s. Die tijd is duidelijk over. De snelheid van innovatie, de hoeveelheid research en development nodig om bij te blijven en de eisen voor regelgeving, maken het ook voor de mid-market organisaties niet meer interessant om naar deze lokale spelers te kijken

Maar waarom dan, dat is makkelijk gezegd, als Documentum/SharePoint expert, wat is dan die innovatie en waarom eisen eindgebruikers dit?

Dit kunnen we kort samenvatten: ‘User Experience en Big Data’. De wereld van de app heeft nu ook zijn intrede gedaan in de enterprise-wereld. Met oplossingen als Box en Jive zijn er oplossingen gekomen die aan de ene kant de eindgebruikers veel meer persoonlijke flexibiliteit geven, maar aan de andere kant toch de organisatie de mogelijkheden geven tot controle en standaardisatie.

In de wereld worden niet alleen de enterprises afgerekend op goede compliance, maar moet iedere bank, verzekeraar, overheidsinstelling, semioverheid, fabriek, engineering bureau of utility-leverancier een informatiehuishouding hebben, zoals die in de farmacie al jaren gemeengoed is. De mogelijkheden van Big Data geven niet alleen een uitdaging in het efficiënt gebruiken van deze data, maar ook hoe men zorgt dat al die data goed wordt beheerd en voldoet aan alle regelgeving die men zowel intern als extern moet handhaven (zoals GDRP)

Documentum naar Open Text

Een belangrijke sprong in de ECM-wereld is de overname van het hele Documentum portfolio van Dell-EMC door OpenText. Dit geeft OpenText zo’n voorsprong in expertise en diversiteit dat ze niet alleen in de ECM- en DMS-wereld de absolute marktleider worden, maar in het totale EIM (Enterprise Information Management) domein een niet weg te denken speler zijn geworden. Als echte Documentumveteraan deed het wel even pijn. Overgaan naar de concurrent, die bekend staat voor het in de ijskast stoppen van hun aankopen. (En terwijl ik dit schrijf zien we dat Hummingbird (eDocs) weer een volledige revival heeft gekregen). Maar nu de kruitdampen langzaam opstijgen, zien we de contouren van een mooie kans om de disruptie daadwerkelijk vorm te geven.

De focus ligt volledig op hogere performance en nog meer installatiegemak

Op Momentum Barcelona dit jaar (de Europese gebruikersconferentie van Documentum) was de disruptie duidelijk te zien. Voor veel van de veteranen was het trieste gevoel van het einde van een tijdperk net zo duidelijk te voelen. Tegelijkertijd is het einde van een tijdperk de aankondiging van een nieuw begin. En de oplossingen die ik daar gezien heb, zijn duidelijk klaar voor het nieuwe tijdperk.

Met LEAP neemt Documentum/OpenText een sprong in de wereld van de Enterprise-app en laat zien dat het nog steeds voorop loopt als het om innovatie gaat. Geen Enterprise-app zoals Box of Jive, maar een Enterprise-app die recht doet aan de nieuwe eisen van Big Data en User Experience.

Probeer niet een muli-tennant cloud platform te maken dat al je compliancy-regels kan oplossen en de flexibiliteit biedt om de gebruikers hun UX te geven. Nee, app’s die een specifieke functie vervullen voor een zeer beperkte set van rollen binnen een organisatie, maar altijd gebruik kunnen maken van informatie beheerd in de andere enterprisesystemen van de organisatie. Natuurlijk kan ieder systeem weer alles, maar het gaat om de fundamentele visie: Waar staat de data die we in de app gebruiken? Is de basis van de informatie de app of het enterprise platform?

Focus op performance

Aan de andere kant zien we dat er aan de Documentum Content Server weinig nieuwe functies worden toegevoegd. Alles wat er in moet, zit er in. De focus ligt volledig op hogere performance en nog meer installatiegemak. Sinds Documentum zich bij de ‘miljard objecten club’ heeft gevoegd een paar jaar geleden (een zeer kleine groep ECM systemen die makkelijk meer dan een miljard objecten in 1 repository aan kan), zien we dat de eisen voor aanvullingen of wijzigingen op dat vlak minimaal zijn. Met name het gebruik van Docker om installaties te versnellen was schitterend.

De wereld van de app heeft nu
ook zijn intrede gedaan
in de enterprise-wereld

En dan natuurlijk de verticale markten van Documentum. Met hun Life Sciences Suite en hun Energy & Engineering oplossing heeft Documentum eindelijk een set oplossingen afgeleverd die daadwerkelijk bij de eindgebruiker veel vertrouwen achterlaat. Het aantal keren dat een eindgebruiker mij op deze bijeenkomst vertelt dat Documentum nu echt weet wat er speelt in Life Science of bij een oliemaatschappij is indrukwekkend.

Als laatste waren daar de nieuwe zaken rond de interfaces van Documentum D2 en xCP. Beide zijn naar elkaar toe aan het groeien, waar de ene duidelijk een focus had op documentbeheer en de andere duidelijk op case management, zie je dat veel functies over en weer toegevoegd worden. Een mooie en rustig manier om weer tot één interface te komen.

Maar wat opvalt, is dat alle gebruikers die ik sprak zo blij zijn met de grote omslag van moeilijk en veel maatwerk naar grote mooie oplossingen, alleen gebaseerd op configuratie en compositie. Aan de ene kant draaien platformen als Documentum hun hand niet meer om voor het beheren van meer dan een miljard objecten in één repository. Aan de andere kant maken de gebruikersinterfaces, zoals D2 en xCP programmeren overbodig en introduceert het nieuwe LEAP-platform de echte Enterprise App. Ik zie de disruptie de komende jaren met veel plezier tegemoet.

* Dit artikel is eerder verschenen in VIP Magazine, dember 2016