De digitale overheid is nooit af

In het regeerakkoord is afgesproken dat in 2017 alle burgers en bedrijven volledig digitaal zaken moeten kunnen doen met de overheid. Kortom: iedereen moet ’s avonds op de bank nog even online een vergunning kunnen aanvragen. Het liefst via één online omgeving, volledig veilig en zonder dat bekende informatie meermaals wordt uitgevraagd. Er wordt hard aan de weg getimmerd om alle dienstverleningsprocessen te digitaliseren.

Nu 2017 voor de deur staat is het tijd om de balans op te maken. VIP sprak met een aantal gemeenten en experts om uit te zoeken hoe het ervoor staat en wat overheidsorganisaties van elkaar kunnen leren.

Bouw een fundament

Rudolf van Summeren is adviseur informatisering bij de afdeling bedrijfsvoering van de gemeente Venray. Hij signaleert dat Nederland aan het bouwen is aan een digitale overheid, zonder heldere visie en zonder een goede fundering neer te leggen.

Van Summeren pleit voor een integrale gegevensaanpak. Door te werken met één gegevenshuis voor alle kern- en basisregistraties, kunnen de reeds bekende gegevens binnen de overheid eenvoudig met elkaar gedeeld worden en kan de overheid efficiënter opereren en haar dienstverlening verbeteren.

Van Summeren: “Zo’n centraal gegevensmagazijn biedt veel voordelen, burgers hoeven bekende informatie niet telkens opnieuw aan te leveren, ook kunnen gemeenten hun beheer en administratie optimaliseren. Bovendien levert het veel financiële voordelen op. Wanneer de basisgegevens van goede kwaliteit zijn, zullen vervolgprocessen efficiënter verlopen. Een gegevenshuis en gebruik van StUF-standaarden maken het mogelijk om verder te kijken dan alleen het efficiënt uitvoeren van één bepaald proces. Door alle gegevens te centraliseren worden gemeenten wendbaar. Het dient als fundering voor alles wat in de toekomst nog gaat komen. Op dit moment is dat de omgevingswet, maar morgen is het weer wat anders.”

Laat informatie stromen

Frank Arts is oprichter en directeur van Enable-U. Sinds jaar en dag helpt hij Nederlandse overheidsinstellingen om slim te digitaliseren.

Volgens Arts begint alles bij integratie: “De overheid is behoorlijk versnipperd. We hebben te maken met enorm veel organisaties en afdelingen die ieder hun eigen verzameling aan systemen hebben. Hierin zit ontzettend veel waardevolle informatie opgesloten, die steeds vaker gedeeld moet worden met bijvoorbeeld ketenpartners, landelijke overheidsdiensten of andere (cloud-)applicaties. De overheid zal functies en data slim moeten herorganiseren, niet vanuit hun eigen processen of systemen, maar juist rondom de burger. Gelukkig biedt moderne technologie tal van kansen om dit nog vóór eind 2017 te realiseren, daar ben ik van overtuigd”, aldus Arts.

Hij vervolgt: “Daar komt nog eens bij dat als gemeenten actief gaan samenwerken, zij profiteren van elkaars successen. Elke gemeente is in de gelukkige omstandigheid dat zij 389 soortgenoten heeft die dezelfde diensten digitaal willen gaan leveren, maar zonder concurrentie! In deze unieke omstandigheid schuilt een enorme kracht: de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen om daarmee elkaar steeds sterker en onafhankelijker te maken.”

René Buitenhuis is programmamanager bij de gemeente Den Haag en richt zich op de ontwikkeling en realisatie van online diensten. Buitenhuis: “Bij de gemeente Den Haag hebben we een omvangrijk programma opgesteld rondom online dienstverlening. Voor ieder project bepalen we de toegevoegde waarde voor de burger. Het is belangrijk om ook de burger zelf in dit proces te betrekken, want je wil voorkomen dat je veel tijd stopt in een digitale dienst waar de burger niet op zit te wachten. Op dit moment hebben we ook veel succes met het in kaart brengen van klantreizen en de knelpunten die burgers ervaren in onze dienstverlening. Medewerkers, managers en klanten bepalen gezamenlijk wat de belangrijkste knelpunten zijn en in korte tijd worden tientallen quick wins uitgevoerd. Deze aanpak valt goed bij directie en wethouders.”

Burgers vertellen je soms iets waar je zelf niet bij stil staat, zo vertelt Buitenhuis: “Het is van belang dat je de digitale overheid rondom de burger organiseert, en niet denkt vanuit je eigen organisatie, silo’s of systemen. Gezien de ambitieuze deadline van Digitaal 2017 kan dat al snel in het gedrang komen. Daarnaast kunnen ook security en privacy topics niet langer genegeerd worden. Bij Den Haag gaat er niks live zonder dat het eerst langs de ‘security officer’ gaat. Dit levert soms vertraging op, dus het is absoluut noodzakelijk om voldoende kennis en capaciteit in huis te hebben op het vlak van privacy en security. Mijn tip aan andere gemeenten is om de security-afdeling vroeg in het proces te betrekken en ze een actieve rol te geven bij het uitwerken van eventuele alternatieve oplossingen.”

Autonomie en samenwerking

Ook in Brabant wordt al enkele jaren aan de weg getimmerd voor een optimale digitale overheidsdienstverlening. Equalit, een Shared Service Center voor ICT in Oosterhout, ondersteunt negen Brabantse gemeenten en twee ketenpartners en moet ervoor zorgen dat de deelnemers beter in staat zijn de e-overheidsplannen te realiseren.

“We moeten de digitale overheid als een integraal vraagstuk behandelen.”
Willem Zwijgers

Willem Zwijgers is Unitleider van Equalit. Volgens hem is samenwerking absoluut noodzakelijk: “We moeten de digitale overheid als een integraal vraagstuk behandelen. Bij Equalit ontwikkelen we nieuwe diensten op een bepaald standaardniveau, waardoor al onze aangesloten gemeenten hier gebruik van kunnen maken. Dit scheelt enorm veel tijd en geld. Een ander belangrijk punt is dat gemeenten de regie pakken wat betreft ICT. Gezien het aantal gegevens, is de overheid tegenwoordig equivalent aan een ICT-organisatie. Dat besef begint langzaam door te dringen. Het mag dus niet zo zijn dat we de autonomie afstaan aan een leverancier, omdat we zelf de kennis niet in huis hebben. Gemeenten moeten zelf in controle blijven, want zij zijn uiteindelijk degene die in het belang van de burger handelen.”

Ook Anita Potters, informatie-architect bij Equalit beaamt dit: “Begin bij een heldere visie op informatie en ICT. Bij Equalit hebben we onze architectuur dusdanig open ontworpen dat het voor ons geen probleem is om aan te sluiten op bijvoorbeeld de landelijke voorzieningen of applicaties van ketenpartners. Hierdoor blijf je autonoom en zodanig fl exibel dat je kan anticiperen op nieuwe ontwikkelingen vanuit de landelijke overheid. Partijen zoals Enable-U helpen ons daarbij en stellen ons bovendien in staat om de gerealiseerde koppelingen te delen met de rest van Nederland. Wat wij hebben gemerkt is dat werken onder architectuur een katalysator is voor innovatie.”

• Tekst: Laura Rijks
• Beeld: Marcomit
• Dit artikel is eerder verschenen in VIP 4/5 2016