De Digitale Agenda 2020, hoe staan de overheidsorganisaties ervoor?

Vanaf het jaar 2020 moeten alle gemeenten en overheidsorganisaties voldoen aan de Digitale Agenda 2020. Dit omvat een zestal doelstellingen: meer datagedreven werken, het optimaliseren van de gemeenschappelijke infrastructuur, samen organiseren, het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en ondernemers, het verder doorvoeren van innovaties en beter onderzoek.

Door Jeffrey de Haan, Performance Regisseur bij Ymor

Deze digitale transformatie, met deadline, vraagt om een grote investering vanuit de overheidsorganisaties. Hoe ver zijn ze hier momenteel mee? Vorige maand organiseerde Ymor een ontbijtsessie met rijksoverheidsorganisaties, gemeenten, provincies en overkoepelende serviceorganisaties, waaruit een drietal interessante conclusies naar voren kwamen:

Conclusie 1 – De bedrijfscultuur van overheidsorganisaties remt digitalisering

Ieder verandertraject, overheid of niet, roept per definitie weerstand op. Bij overheidsorganisaties blijkt de vaak conservatieve bedrijfscultuur met oudere werknemers een remmende factor te vormen voor het behalen van de Digitaal 2020 doelstellingen. Hoewel de digitalisering langzaam maar zeker plaats vindt, wordt in de praktijk vaak vergeten de bedrijfsmatige kant en het cultuuraspect mee te nemen in het verandertraject. Dit resulteert in het feit dat digitale diensten worden ontwikkeld waar medewerkers zelf niet mee (willen) werken of waar nog geen proces voor is ingericht.

Om de cultuur mee te laten veranderen dient de jarenlange kennis en ervaring van de oudere garde te worden aangevuld met een jongere generatie die de digitale transformatiekar gaat trekken. Er ligt dan nog wel een uitdaging bij werving en selectie. Want waarom zou je als young professional gaan werken bij de overheid, zonder hippe laptop, leaseauto en andere aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier dient de overheid nog aan haar imago te werken.

Conclusie 2 – Het worden van één overheid is lastiger dan het lijkt

In de praktijk betekent het worden van één overheid bijvoorbeeld dat een burger bepaalde informatie slechts eenmaal hoeft af te geven (the once-only principle). Dit is een behoorlijke uitdaging. Binnen sommige segmenten, zoals de gemeentelijke sector, is sprake van vergelijkbare diensten en daardoor verregaande samenwerking. In andere segmenten, zoals bij uitvoeringsdiensten, kan veel minder kennis en informatie gedeeld worden omdat het andere doelgroepen of diensten betreft.

Hoe dan ook vereist de ambitie ‘wij stellen geen overbodige vragen’ een samenwerking op het allerhoogste niveau. Er dienen systeemkoppelingen gemaakt te worden die informatie-uitwisseling mogelijk maakt. Echter heeft dit gevolgen voor de informatieveiligheid: verschillende instanties hebben immers verschillende machtigingen. Wie moet tot op welk niveau bij welke informatie kunnen? En wie is eigenaar van die informatie-uitwisseling?

Conclusie 3 – Niet aan alle wensen van de burger kan worden voldaan

Tegenwoordig gaan ontwikkelingen zo snel dat wat gemeenten inzetten om de burger te bedienen (bijvoorbeeld een applicatie om met een QR-code in te loggen op DigiD) al snel achterhaald is. Sterker nog, wanneer een instantie heeft besloten een ontwikkeling door te voeren, is het vaak al achterhaald tegen de tijd dat het af is. En voldoen deze ontwikkelingen (bijvoorbeeld communiceren via Whatsapp) wel aan de beveiligingsvoorwaarden? Tijdens de ontbijtsessie werd het duidelijk dat je niet aan alle wensen van de burger kan voldoen, maar wel zo wendbaar mogelijk moet zijn. Dit vraagt om investeringen en er moeten keuzes worden gemaakt.

Er moeten compromissen worden gesloten tussen gemak en veiligheid, tussen wat kan en wat mag en tussen techniek en processen. Mensen en processen zullen mee moeten transformeren om een scheve verhouding tussen innovatieve techniek en gebruikers die daar nog niet aan toe zijn te voorkomen. De overheidsorganisaties zullen dus nog een flinke slag moeten slaan om de deadline te halen, maar ze zijn wel al goed op weg.

Al met al worden steeds meer processen digitaal ingericht. Voor het succesvol uitrollen van de Digitale Agenda 2020 is het van belang om grip te houden op de applicatieketens, kwaliteit en performance. Inzicht is de sleutel tot succes.

Download de PDF van Digitale Agenda 2017 – Het werk in 2017