De 5 uitdagingen van papierloos vergaderen

Meer dan 10 procent van de werktijd bestaat uit vergaderen.

Nederlanders vergaderen veel. Zowel bij commerciële als non-profit organisaties bestaat meer dan 10 procent van de werktijd uit vergaderen. Vooral bij gemeenten kunnen ze er wat van. Zeker dan is het belangrijk dat vergaderingen efficiënt gevoerd worden. Dit levert tijd- en geldwinst op en vermindert de kans op fouten. Aan de hand van vijf uitdagen bepalen we: Hoe vergader je efficiënt?

Door Mara Savelkoul, BPM consultant bij BCT

Een vergadering bestaat niet alleen uit de vergadering zelf. Bij een gemeente zijn naast de bestuurders, raadsleden en wethouders ook de medewerkers van Algemene Zaken en het secretariaat bij vergaderingen betrokken. Deze laatstgenoemden zijn meestal niet als deelnemers maar als leveranciers en bewakers van de documenten en agenda’s betrokken. Vaak voert het secretariaat de leiding over de ambtelijke organisatie, documentatie en administratie.

Dit betekent dat zij verantwoordelijk is voor de stukken en documenten die vaak vertrouwelijk of zelfs geheim zijn. In de totstandkoming en in de voorbereidende fase van een gemeentevergadering speelt het secretariaat een hoofdrol. En juist hier kan een efficiëntieslag gemaakt worden.

Duurzaamheid van informatie

Binnen gemeenten is duurzaamheid vaak een belangrijk punt. Een pijnpunt is bijvoorbeeld papier en de opslag ervan. De term ‘paperless office’ stamt al uit de jaren ’70 en geeft voor sommige organisaties nog steeds de werkplek van de toekomst aan. Het heeft even geduurd, maar met de komst en adaptie van moderne technologie zoals pc’s, smartphones, WiFi en trends zoals flexibel werken komt het papierloze kantoor wel steeds dichterbij. En daarmee het gemak om te werken. Ongemak zoals slepen met multomappen, tassen vol dossiers en papieren notities zijn anno nu helemaal niet meer nodig.

Liever niet dus, want na snelheid zijn veiligheid en foutloosheid de voornaamste praktische redenen om digitaal te gaan werken. De vergadering is dé plek waar alle voordelen van digitaal werken samenkomen.

Geluiden uit de markt

Laptop, TabletHet tegengaan van de papierberg is niet het enige dat vergaderen vele malen efficiënter kan maken. Geluiden uit de markt (overheid, zorg en onderwijs) gaven ons aanleiding om de documentflow te stroomlijnen.

Maar kijk bijvoorbeeld eens naar de digitalisering bij consumenten. Iedereen heeft een smartphone en is gewend – verwacht zelfs – dat altijd en overal WiFi is om bereikbaarheid te garanderen. Alleen al om die reden zal een gemeente moeten aansluiten op die behoeften. In het verlengde ligt dan de werkwijze van de functionaris, waarbij digitaal gezien ‘de werkwijzen’ voor privé en werk niet te ver uit elkaar mogen liggen.

Digitale transitie

De trend tot verdere digitalisering gaat ook aan de Nederlandse gemeenten niet voorbij. Het secretariaat en de ICT afdeling spelen hierin een cruciale rol. Adaptie van digitale technieken en (mobiele) apparaten, zoals werken in de cloud en mobile offices, is in volle gang. Bij papierloos vergaderen gaat het dan om het gebruik van een app die de zaken faciliteert, die je normaal op papier zou doen. Om sneller en foutloos te werken is bereikbaarheid van de documenten via de cloud aan de deelnemers een voorwaarde. Verder leveren autorisatie en toepassingen als annotaties en andere mutaties en delen van informatie in een veilige en afgeschermde gebruikersomgeving een bijdrage.

De uitdagingen van papierloos vergaderen

Gemeenten hebben er baat bij om meer interne processen te digitaliseren, zoals het vergaderen. Draagvlak binnen de organisatie is daarvoor natuurlijk belangrijk en noodzakelijk. Om een goed begrip te krijgen van de voordelen zet ik de 5 belangrijkste uitdagingen onder elkaar. Deze helpen om draagvlak te creëren en om de kwaliteit en de efficiency van de processen tijdens papierloos vergaderen te verbeteren.

Cliché, maar zorg voor draagvlak. Draagvlak van de medewerker is natuurlijk randvoorwaardelijk om digitaal te kunnen en willen werken. Niet iedereen staat direct open voor de nieuwe manier van werken die digitalisering noodzakelijk met zich meebrengt. Denk bijvoorbeeld aan baby boomers (geboren tussen 1946 en 1964). Niet iedereen uit deze generatie is even digitaal onderlegd. Maar zelfs generatie X (geboren tussen 1964 en 1980) is ‘beperkt digitaal bewust onbekwaam’, zo bleek uit onderzoek van Zuyd Hogeschool (Tonglet, S. De toekomstige bestuurder. Sittard: Zuyd Hogeschool / Jaar: 2015)

Techniek mag je niet in de steek laten. Er dient optimale beschikbaarheid van techniek, geschikte IT-infrastructuur, beheer en cloudservice te zijn. Een medewerker zou op ieder moment haar gegevens of documenten op een apparaat naar keuze moeten kunnen raadplegen. Daarnaast moet deze informatie veilig te raadplegen zijn.

Veiligheid en wet- en regelgeving. Bij het vergaderen worden bedrijfskritische documenten toegepast. Deze documenten moeten veilig opgeslagen worden en mogen niet beschikbaar zijn voor derden. Het gebruik van diensten als Dropbox of iCloud kan risico’s opleveren. Daarom is het ook van belang om hierover goede afspraken te maken binnen de organisatie. Daarnaast worden vaak losse vergaderapps in de markt toegepast. Deze vergaderapps voldoen niet altijd aan wet- en regelgeving. Want hoe worden stukken duurzaam opgeslagen en op de juiste gearchiveerd na een vergadering? Deze stukken kunnen niet in de vergaderapp blijven staan en zullen uiteindelijk in een digitaal archief opgeslagen moeten worden om te waarborgen dat de informatie in de toekomst toegankelijk blijft.

Digitale adoptie. Veel ICT projecten mislukken door een gebrek aan adoptie bij eindgebruikers. Het creëren van deze adoptie is cruciaal. Dit kan door bijvoorbeeld het geven van trainingen en workshops. Eindgebruikers van de software moeten geen sprong in het diepe hoeven maken! Het creëren van draagvlak (zie uitdaging 1) zal ook een positieve bijdrage leveren aan digitale adoptie, maar bij adoptie moet er specifiek aandacht zijn voor het wegwijs maken van eindgebruikers in de software.

Opstapeling van documenten. Hoe meer vergaderingen, hoe meer documenten! Een wildgroei aan documenten moet je zien te voorkomen en daarom is het belangrijk om alleen de noodzakelijke documenten in een vergadering op te nemen. Tevens moeten documenten goed terug te vinden zijn na een vergadering zodat medewerkers zelf de informatie kunnen terugvinden zonder hulp van een secretariaat.

Anderen lazen ook

Laat een bericht achter