DCM Awards zet de markt in het zonnetje

Het is de klant die indirect zelfs de CEO van een organisatie kan ontslaan. Dit door geen producten of diensten van de betreffende organisatie meer te kopen of te gebruiken. Het is ook de CEO die dit kan voorkomen door zelf actief mee te werken aan het in het zonnetje zetten van gebruikers van zijn product of dienst.

Samen succesvol zijn en dit actief uitdragen, dat is de basis voor de DCM Awards voor gebruikers in de brede ECM/EIM sector in Nederland. Awards die afgelopen februari weer werden uitgereikt.

Digital Content Management Award 2016

Kasteel De Schaffelaar te Barneveld was dit jaar voor bijna 100 gasten ‘the place to be’ voor de uitreiking van de Digital Content Management Award 2016, een jaarlijks terugkerend evenement van Strategy Partners, Document Wereld en Tapas. Gedurende het hele jaar 2016 hebben zowel leveranciers als gebruikers hun beste klanten-cases kunnen inzenden voor publicatie op de Award nominatielijst. De in totaal 31 inzendingen werden verdeeld over 4 categorieën:

• Intelligent Capturing & Information Processing
• Zaakgericht werken, Case en Information Management
• Access, Security & Control
• Output & Customer Communicatie

De beoordeling

Begin dit jaar zijn de cases door een vakjury beoordeeld op meerdere criteria, waaronder innovatie, ROI, repliceerbaarheid, effect op de organisatie, etc. Naast de vakjury vond er ook een publieksstemming plaats. Per categorie resulteerde dit in de nominatie van drie cases die voor een DCM Award in aanmerking konden komen.

Hans Kaashoek over de stand van zaken in EIM

Maar voordat de winnaars bekend werden gemaakt was er aandacht voor kennisoverdracht en de ontwikkelingen in de EIM markt. Hiervoor was ondergetekende uitgenodigd om in 20 minuten ‘the state of the EIM-market’ te presenteren. Een niet geringe uitdaging, gezien alle veranderingen en ontwikkelingen in de markt als geheel en de vier specifieke aandachtssectoren in het bijzonder. Vier elementen lopen als een rode draad door alle marktsegmenten heen:

1. Steeds meer acceptatie door gebruikers van oplossingen van leveranciers met een Cloud-element. Nieuwe oplossingen zijn vrijwel allemaal eerst via de Cloud beschikbaar, met later wellicht een onsite variant in een private cloud omgeving.
2. Steeds verdere integratie van proces- en informatiebeheerfuncties aan de centrale bedrijfsapplicatie (ERP). Hierdoor wordt de noodzaak van een specifieke ECM-applicatie minder en wordt ECM meer informatiebeheer, toegang en beheer dan informatieverwerking.
3. Toename van intelligente analyse en verwerking van de onderhanden informatie. Vooral in het informatie capture en case management domein biedt kunstmatige intelligentie en content analyse grote mogelijkheden als het gaat om de automatische classificatie van content en de ontsluiting en sturing van deze informatie voor en door de organisatie. Op basis van een uniforme ontsluiting en BI worden applicaties straks niet meer gebouwd, maar case afhankelijk on-the-fly gegenereerd.
4. Klantcommunicatie en –interactie wordt steeds meer digitaal. Maar hoewel digitaal wel efficiëntie biedt geeft het geen verbondenheid. Het ene appje is net zoveel waard als het andere appje en net zo makkelijk weg te swipen. Klantenbinding vraagt een goede combinatie van efficiëntie voor de routinetaken en aandacht en waardering voor het klantzijn.

Marco de Haas over het belang van alignment van de organisatie

Als tweede gastspreker was Marco de Haas gevraagd iets te komen vertellen over het belang van alignment van de organisatie. In goed Nederlands: staan alle neuzen dezelfde kant op? De Haas, directeur S-Ray Diagnostics, een kennis-spinoff van Erasmus University, is met zijn organisatie sterk gericht op juist de problemen die veel ondernemingen ondervinden, namelijk dat niet iedereen hetzelfde wil en/of doet met de juiste doelen voor ogen.

De Haas: “Het feit dat niet iedereen het eens is met een bepaalde visie is niet eens zo erg. Het gaat er echter wel om of je als organisatie als geheel kunt gaan voor die visie. Bijstellen van een visie op basis van ervaringen is altijd mogelijk, maar als een deel van de organisatie vanaf het begin al dwars gaat liggen of niet met de juiste intenties de gestelde doelen probeert na te streven, is dat funest. Dat moet je echter wel boven water zien te krijgen.”

Hij gaat daarbij uit van wetenschappelijk onderbouwde modellen waarbij je op basis van uiteenlopende criteria kunt vaststellen en meten in hoeverre de visie en strategie worden gesteund door specifieke groepen in de organisatie. Van de werkvloer tot de managementteams. “Dat geeft soms een heel verrassend beeld, maar het geeft in ieder geval de inzichten die je nodig hebt om de (veranderings)processen te blijven volgen.” aldus De Haas.

Interviews met de genomineerden

Tussen de sprekers door werden van elke categorie de drie genomineerden op het podium geïnterviewd om zo ook de aanwezigen wat meer inzicht te geven in de beste applicaties in elke categorie. De winnaars per categorie werden aan het einde van de middag in de spotlights geplaatst:

• Intelligent Capturing & Information Processing: Inventive Designers/Scriptura Engage met haar klant Mensura. Een radicale vervanging van formuliergebaseerde informatievastleggingen door de implementatie van een laptopgebaseerde informatievastlegging.
• Access, Security & Control: ETTU met Feenstra als klant. Voor kennisvastlegging en uitwisseling tussen alle servicemonteurs.
• Case Management: Digitt met klant Bouwinvest. De mooiste toepassing in de categorie voor de automatische beschikbaarstelling van vergaderdocumenten en verwerking van akties.
• Output & Customer Communication: Impress met klant Achmea. Met de implementatie van een digitaal communicatieplatform.

Speciale vermeldingen

Op deelaspecten waren er ook speciale vermeldingen. Zo scoorde de case van ISProjects bij Nedmag als hoogste in de deelcategorie ROI. De automatisch analyse en verwerking van inkooporders met ISP-Purchse, scheelt Nedmag ongeveer 95% aan tijd bij de verwerking en administratie ervan in vergelijking met het voorgaande handmatige proces. Deze besparing komt Nedmag goed van pas gezien de verdere uitbreiding van haar dienstverlening en assortiment. De ‘vrijgekomen’ backoffice-tijd komt weer direct ten goede aan verdere dienstverlening aan haar klanten. Ook het nu digitaal ter beschikking hebben van alle inkoopinformatie en documenten versnelt en vereenvoudigt het proces aanzienlijk.

Tot slot

Terugkijkend op het DCM Award event kan geconcludeerd worden dat de combinatie van  actuele kennisuitwisseling, netwerken en waarderen aan de behoefte in de markt heeft voldaan. In het licht van de spotlight is altijd ruimte voor twee. Als bij een volgende editie van de DCM Awards alle in de ECM/EIM markt actieve leveranciers samen met hun beste klanten in het zonnetjes zouden willen staan dan is Kasteel De Schaffelaar al snel te klein. Aan het enthousiasme van de organiserende partijen zal het niet liggen.

Door: Hans Kaashoek, Managing Partner bij Strategy Partners Nederland BV