AdvocaatCentraal verbetert documentbeheer

AdvocaatCentraal bedient ruim 700 advocatenkantoren met online software diensten en zet daarvoor het OpenIMS Document Management Systeem (DMS) in. Directeur Tsjeard Boonstra heeft hoge verwachtingen van de ‘multitenant’-oplossing, waarbij elk kantoor een eigen DMS draait in de cloud. Voor een server met meer dan 100.000 dossiers, waarin talloze documenten worden beheerd, is schaalbaarheid over meerdere servers een belangrijke vereiste aan de architectuur.

Boonstra: “We zochten een degelijk systeem, want we dragen kwaliteit hoog in het vaandel. Onze klanten hebben uiteraard zeer diverse wensen. Daarom willen we veel mogelijkheden kunnen bieden, met een grote gebruiksvriendelijkheid.” AdvocaatCentraal staat bekend als een betrouwbare partner en de veiligheid van de veelal vertrouwelijke documenten is een zwaarwegende eis. “We wilden daarom een oplossing met de data op Nederlandse bodem, buiten het bereik van buitenlandse organisaties en overheden. Met al die eisen opgeteld, kwamen we na gedegen onderzoek uit bij OpenIMS van OpenSesame ICT.”

OpenIMS is een web-platform voor het gestructureerd beheren van ongestructureerde informatie en beschikt over een aantal server oplossingen voor onder andere Content-, Document-, Workflow- en E-mail Management.

Dienstverlening

Boonstra verwacht forse verbetering in de dienstverlening van AdvocaatCentraal aan de Nederlandse advocatuur. “Hoe beter onze dienstverlening, hoe beter zij hun cliënten kunnen bijstaan. Een goed DMS scheelt onze klanten heel veel tijd. Dat alle functies stabiel werken, is voor mij bijna vanzelfsprekend. Pluspunt is dat het systeem ook lokaal documenten synchroniseert. Zo kan een advocaat, die naar de rechtbank gaat of op reis is, de documenten van een aantal dossiers op zijn laptop meenemen en onderweg aanpassen. Bij terugkomst worden die documenten automatisch op de server bijgewerkt.”

Zoekfunctie

“Nog belangrijker is de zoekfunctie. Met OpenIMS DMS vinden onze gebruikers snel een eenvoudig het specifieke document dat ze zoeken. Een paar kernwoorden volstaan. Daarnaast bieden we onze klanten de mogelijkheid om documenten met klanten te delen. Ook de elektronische postmap waarin advocaten de door de secretaresse uitgewerkte brieven van die dag kunnen lezen en corrigeren is een waardevolle aanvulling.”

AdvocaatCentraal is opgericht in 2005 met het doel om innovatieve on-line softwarediensten met een groot gebruiksgemak, aan te bieden aan de Nederlandse Advocatuur. Het gebruik van AdvocaatCentraal resulteert in eenvoudige en goedkopere processen die voor Advocatenkantoren een concurrentieverbetering tot gevolg hebben.