Waterschap Vallei en Veluwe pakt door in digitaal

Rien van Ravenhorst, teamleider ‘Documentaire Informatie Voorziening’ bij waterschap Vallei en Veluwe, heeft met zijn team grote stappen gezet. Een verdere digitalisering van hun werkproces in de postkamer biedt nieuwe mogelijkheden.

Team ‘Documentaire Informatie Voorziening’ (DIV) van Waterschap Vallei en Veluwe bestaat uit elf medewerkers, acht fte. Eén van de grootste verantwoordelijkheden van deze DIVers is het beheren en beheersen van de informatiestromen. Die taakstelling is de laatste jaren nogal veranderd en daar kan het team nu goed invulling aan geven. Door de volledige digitalisering is het mogelijk om de basisdienstverlening van de afdeling efficiënter en dus sneller te doen. Daardoor houdt het team tijd over om te adviseren en daarmee concreet toegevoegde waarde te realiseren aan het informatiemanagement van het waterschap.

“De primaire taak van team ‘Documentaire Informatie Voorziening’ was te kenmerken als ‘postkamer’ ”, stelt Rien van Ravenhorst. “Door de inzet en het voordeel van de digitale postkamer is de toegevoegde waarde van DIV toegenomen. Natuurlijk behandelen we de post nog, maar dat gaat veel efficiënter en de kwaliteit van verwerken is echt aanzienlijk verbeterd. Voorheen lag de focus echt op de handelingen; post open maken, scannen en handmatig vastleggen van de metadata van de documenten. Vandaag de dag gaat dat veelal automatisch. Het proces is nu zodanig ingericht dat de metadata van een groot aantal documenten al herkend en ingevuld worden in de betreffende velden. DIV heeft nu een controlerende taak om te bezien of de juiste gegevens in de betreffende velden staan en eventueel deze aan te passen en/of aan te vullen. De directe koppeling tussen de capture via Kofax en het Document Management Systeem heeft een enorm positieve invloed op de efficiency.”

Geheel digitaal

De fysieke post wordt bij Waterschap Vallei en Veluwe nog wel gearchiveerd, maar het proces na ontvangst door de postkamer is voor alle medewerkers in de organisatie geheel digitaal; de basis daarvoor is het Document Management Systeem Verseon. Dit systeem vormt het hart van de bedrijfsvoering en is in hoge mate afhankelijk van documenten en data. Rien van Ravenhorst: “Het ging in 2015 om zo’n 115.000 documenten. Dan hebben we het niet alleen over ingekomen post (analoog en digitaal), maar ook over brieven die worden verzonden en intern opgestelde documenten.”

Van Ravenhorst geeft aan dat de correspondentie rond de verwerking van de documenten van de waterschapsbelasting niet bij dit volume zit. “Dat doet het GBLT, het Gemeenschappelijke Belastingkantoor. In feite een ‘shared services center’, dat doen we om de kosten laag te houden.”

Rien van Ravenhorst: “Scannen deden we al jaren. Maar het verwerken van die scans zodat ze konden worden opgenomen in het DMS was handwerk. Elk document moest handmatig van metadata worden voorzien. Dat moest anders, want ik had en kreeg er geen budgettaire ruimte bij om meer medewerkers in te zetten, maar er was binnen de organisatie steeds meer vraag naar de inzet van het team voor adviestaken rond processen met documenten.”

Samen met BMconsultants is gezocht naar een nieuwe aanpak waarmee tijd kon worden bespaard zodat de nieuwe taken konden worden ingevuld. “We besloten het hele traject projectmatig aan te pakken. Met als belangrijkste doelstellingen: Efficiëntie, kwaliteit van registratie en het inzetten op nieuwe taken voor de DIV-medewerker. Met een verdere digitalisering van de postkamer, konden we onze doelstellingen behalen”, vertelt Rien van Ravenhorst. Bijkomend voordeel is dat de medewerkers bij Vallei en Veluwe die de post nodig hebben om hun werk te kunnen doen, veel eerder in de dag – uren eerder – deze post beschikbaar hebben en er mee kunnen werken.

Stoppen met manueel

Rien van Ravenhorst: “We zijn nu ‘slim aan het scannen’, in de praktijk betekent dit dat informatievelden automatisch worden ingevuld. Heel veel informatie, zeker informatie die op standaard plekken staat, wordt automatisch herkend. In plaats van het moeten ‘invullen’ van allerlei informatie, is het team nu vooral bezig met ‘controleren’. Een hele vooruitgang en door de enorme tijdsbesparing gaan wij de investering in de nieuwe infrastructuur snel terugverdienen en dat in korte tijd.”

Die nieuwe aanpak betekent wel dat de DIV-ers op een andere manier hun taken moeten invullen; een andere houding moeten aannemen ten opzichte van het proces. Van Ravenhorst: “Dat betekent ook bijscholen en begeleiden. Wij willen iedereen in het team meekrijgen in de nieuwe manier van werken en ook daarin moet worden geïnvesteerd. Het hele team is overigens bijzonder enthousiast. Ze willen ook niets liever dan aan een nieuwe, adviserende taak invulling geven.”

Rien van Ravenhorst is met de specialisten van BMconsultants in het tweede kwartaal van 2014 het gesprek begonnen over de vraag hoe de productiviteit van het team hoger kan worden, om tijd vrij te maken voor andere, nieuwe taken. We zijn toen een analyse en advies traject ingegaan waaruit een voorstel is gekomen om de Digitale Postkamer door de implementatie van zes deelprojecten te realiseren. Zodoende konden we met elk project direct resultaat behalen en is de verandering geleidelijk ingevoerd. Meteen na de jaarwisseling van dit jaar – dus anderhalf jaar later – was het totale systeem in werking.

Advieswerk

Het beschikbaar stellen van de DIV-ers voor advieswerk rond documentatieprocessen haalt het team ook weg achter de zgn. paternosterkast (kasten waarin het fysieke archief is opgeborgen). Volgens teamleider Van Ravenhorst is het ook goed dat de DIV-ers nu meer zichtbaar zijn voor de rest van de organisatie.

Van Ravenhorst: “In het team komt er met de nieuwe werkwijze tijd vrij en die tijd hebben we ook nodig. Van de DIV-ers wordt binnen Vallei en Veluwe steeds meer verwacht dat zij assisteren en adviseren bij allerlei processen en vraagstukken rond documenten. Dat kan natuurlijk alleen als we onze handen vrij hebben. Om dat te kunnen doen, was die efficiëntieslag in het inputproces echt noodzakelijk.”

Behalve de versnelling die is gerealiseerd met het nieuwe platform voor Informatie Management is ook de input van veel documenten en informatie anders dan in het verleden. Van Ravenhorst: “Vroeger was het echt allemaal scannen van fysieke documenten, maar nu gaat het ook om allerlei digitale documenten, vooral e-mails en dat kan natuurlijk rechtstreeks Kofax in. Dat scheelt heel veel.”

Transitie

De DIV teamleider van Vallei en Veluwe is blij dat hij tijdens de transitie naar de nieuwe processen rond ‘documentenstromen’ hulp heeft gekregen van BMconsultants. Van Ravenhorst: “Je bent als organisatie zelf minder goed op de hoogte dan zo’n partij. Zeker als het gaat om het toepassen van de nieuwste technieken, is het goed als je wordt gesteund door de partij die op de hoogte is van alle nieuwe innovaties.”

De slag die de afdeling ‘Documentaire Informatie Voorziening’ maakt, staat bij Vallei en Veluwe niet op zichzelf. Het sluit aan bij een bredere innovatieslag, die wordt gemaakt op het gebied van ICT binnen het waterschap. In dat programma zijn zo’n 21 projecten gedefinieerd die allemaal leiden tot een verdergaande digitalisering van de organisatie en daarmee een grotere efficiëntie van de processen.

Van Ravenhorst: “Dit programma wordt uitgerold vanuit de afdeling ‘Informatiemanagement’ en de slag met de Digitale Postkamer is niet het enige dat we op gebied van DIV doen binnen dit programma. Ook het besluit tot vervanging van archiefbescheiden valt onder deze paraplu. Vervanging is het digitaliseren/scannen van papieren documenten waarbij het digitale exemplaar in de plaats komt van het papieren exemplaar en het papieren exemplaar vernietigd wordt. We willen niet alleen documenten digitaal beschikbaar hebben voor de processen, maar deze zelfs niet meer fysiek bewaren.”

Het project is relatief snel en met een klein team gerealiseerd. Van Ravenhorst: “De specialisten van BMconsultants hebben het werkproces geanalyseerd, zodat een goede ‘flow’ kon worden ontwikkeld. In het projectteam zaten een projectleider, de teamleider DIV, twee DIV-ers, onze technische applicatie beheerder van Verseon/Kofax, een consultant van BMconsultants en een consultant van Circle, de leverancier van Verseon.”Ravenhorst: “Als ik terug kijk, kan ik niets verzinnen wat ik anders gedaan zou hebben.”

• Tekst: Richard Neve
• Beeld: Giuseppe Toppers, Danto
• Dit artikel is eerder verschenen in VIP 4/5 2016