Voorkom overbodige en dubbele bestanden op netwerkschijven

Ongecontroleerde opslag van documenten, vaak met vele duplicaten, en geen goede manier om de bestanden te delen. Dit zijn veel voorkomende problemen bij het gebruik gedeelde netwerkschijven binnen organisaties.

Dit blijkt uit onderzoek van Xillio, dat met het Content ETL Platform een zelf ontwikkelde oplossing voor het migreren en integreren van content aanbiedt. Het bedrijf onderzocht analyses die Xillio bij veertien bedrijven uitvoerde, voordat het die bedrijven een oplossing adviseerde.

De verschillen tussen organisaties kunnen groot zijn. Zo trof Xillio tussen de 20 duizend en 50 miljoen bestanden aan binnen organisaties. Overeenkomsten zijn er echter ook. Alle organisaties hebben enorm veel lege mappen. Gemiddeld 22 procent van de mappen, met uitersten van 8 procent en 68 procent, is leeg.

Daarnaast bevatten de mappen een groot aantal dubbele bestanden, bestanden die dus geheel identiek zijn. Dit percentage ligt gemiddeld op 39,2 procent. Tussen de bedrijven bestaan wel sterke verschillen: het kleinste percentage is 20 procent en het grootste percentage is wel 69 procent. Per origineel van een duplicaat zijn er gemiddeld 2,3 overbodige kopieën.

Uit de analyse blijkt ook dat de meeste bestanden tussen 10 en 100 kB groot zijn. Documenten groter dan 100 MB komen amper voor. De meest voorkomende bestanden zijn tekst-, pdf- en Office- en fotobestanden, samen goed voor bijna drie kwart van het aantal bestanden. Hoewel gecomprimeerde, film-, database- en e- mailbestanden maar ongeveer 5 procent van het aantal bestanden uitmaken, nemen ze wel ruim een kwart van de gebruikte opslagruimte in.

Overzicht ontbreekt

‘In de basis heeft men binnen een organisatie geen idee wat er op de netwerkschijven staat. Er wordt niets weggegooid, waardoor documenten vaak oud zijn en weinig waarde meer hebben’, zegt Sjoerd Alkema van Xillio.

Dit komt volgens Alkema door de wijze waarop organisaties met netwerkschijven omgaan. ‘De manier waarop samengewerkt wordt en bestanden worden gedeeld, is door een locatie (map) op de netwerkschijf af te spreken en toegang te geven’ En omdat de basisfunctionaliteit van een documentmanagementsysteem ontbreekt, ontstaat er een rommeltje. Er is geen versiebeheer, geen mogelijkheid tot het uitchecken van documenten waardoor voorkomen kan worden dat anderen verder werken aan een document.

Begin met een analyse

Alkema adviseert organisaties die nog met netwerkschijven werken allereerst een goede analyse te maken van het gebruik daarvan. ‘Er zijn heus wel bedrijven die hun documenten vrij netjes hebben georganiseerd, maar zij kunnen nog steeds analyses gebruiken om hun netwerkschijven op te schonen. Op basis van regels kunnen ze bepalen om documenten wel of niet te bewaren. Het is aan de organisatie zelf om dat in te richten.’

Op basis van de beschikbare systeemdata van de bestanden kan geanalyseerd worden op de kwantiteit en kwaliteit van documenten worden gekeken, zegt Alkema. ‘Een analyse geeft inzicht in content, hoe oud het is, hoe vaak het gebruikt wordt. Het geeft aan welke systeemdata beschikbaar is, de grootte van bestanden en mappen, de duplicaten die in de mappen staan en de mappenstructuren. Daaruit volgt vaak laaghangend fruit dat de informatiemanager kan oppakken.’

Een eerste logische stap na het gebruik van netwerkschijven zijn diensten als Dropbox, Box en Sharepoint die in elk geval basic documentmanagementfunctionaliteiten bieden. ‘Wanneer wet- en regelgeving dossiervorming voorschrijft, is een documentmanagementsysteem nodig.’

Het onderzoek is hier te downloaden.

Door Mark van der Heijden, Redactie VIPdoc