Kobout boekt tijdswinst

Magazijnbonnen verzamelen, perforeren en in een map stoppen. Het was tot april vorig jaar de werkwijze bij Kobout, sinds 1979 importeur van bevestigingsmaterialen. De documentmanagementoplossing Therefore, geïmplementeerd door Docspro, bespaart de onderneming sindsdien dagelijks vele uren werk.

Kobout verwerkt per week ongeveer 2000 pakketten; samen zo’n 400 palets. Het picken van die orders gebeurde volledig met papieren documenten, net als de archivering daarvan erna op nummer. Dagelijks was iemand daar 3 à 4 uur mee bezig.

‘Sinds 1979 werkten we op deze manier’, zegt Joost Kunst, directeur bij het bedrijf uit Hendrik-Ido-Ambacht, ‘dan denk je dat het systeem werkt. Maar het was heel tijdrovend. Het opzetten van het archief kostte veel tijd en het terugzoeken eveneens. Veel gebruik maakten we dus niet van het archief.’

Sinds zijn toetreding tot de directie in 2015, zet het bedrijf in op digitalisering van de informatiestromen. ‘En dan is dit laaghangend fruit’, zegt Kunst. Na gesprekken met enkele leveranciers, koos Kobout voor Therefore, een oplossing van Docspro. Kunst: ‘Het was het complete plaatje. De prijs was voordelig, ze wisten precies waar we het over hadden, en gaven aan hoe ze dit in een paar stappen konden oplossen. Dat gaf veel vertrouwen.’

Kobout hoefde voor de implementatie niet meer dan een server vrij te maken. Twee consultants plaatsten de benodigde software in een ochtend. De investering werd dan ook in korte tijd terugverdiend.

Koppeling met ERP

De verwerking in het ruim 9000 vierkante meter grote magazijn vindt nog steeds met de hand en papieren magazijnbonnen plaats. De verwerking van de bonnen gebeurt nu echter digitaal, vertelt Kunst. ‘Een telefonist scant de bonnen in. De bonnen zijn aangepast met streepjescode en worden direct gelezen. Daarna worden ze opgeslagen en wordt er een koppeling gemaakt met ons ERP-systeem. De stapel verdwijnt nu als sneeuw voor de zon.’

Indien er later problemen blijken te zijn met de order – een deel van de order blijkt bijvoorbeeld te ontbreken – dan kan met de druk op de toets de bon direct op het scherm worden getoond. Zo is snel te achterhalen of de orderpicker op de bon een opmerking over de order heeft geplaatst. ‘Naast de tijdwinst kunnen we nu ook fouten analyseren. We kunnen patronen ontdekken en kunnen leren van medewerkers die geen enkele fout maken. De kwaliteit gaat dus vooruit’, zegt Kunst. Hij vervolgt: ‘En we hebben veel minder archief staan!’

Kwaliteit gegarandeerd

De digitalisering van de informatiestroom houdt wat Kunst betreft hiermee niet op. Binnen twee jaar hoopt hij dat Kobout volledig papierloos werkt. Dat vergt echter een flinke investering. Daarvoor zijn nieuwe devices en nieuwe software nodig.

Het belang van een goede documentstroom is groot, zegt Kunst. ‘Documenten garanderen de kwaliteit. We hebben bij Kobout heel wat documentstromen die we aan het digitaliseren zijn. Bij veel producten zitten certificaten, bijvoorbeeld over de samenstelling, hardheid en trekkracht van het metaal van bouten. Die certificaten moeten terug te vinden zijn. Deze documenten zijn al gedigitaliseerd, in zoverre dat ze in pdf zijn opgeslagen. Daarvoor zijn we nu aan het zoeken naar een makkelijker patroon.’

Kunst heeft nog een tip voor bedrijven die ook hun informatiestroom willen digitaliseren. ‘Oriënteer je heel breed. Probeer de kennis in het eigen netwerk in te zetten. Unit4 regelt onze IT-diensten. Ik heb een afspraak geregeld zodat zij met de specialisten van Docspro aan tafel kunnen zitten, zodat ik er niet tussen hoef te zitten.’

Documentmanagementoplossing Therefore

De door importeur Kobout gekozen oplossing Therefore wordt geleverd en geïmplementeerd door Docspro, sinds kort onderdeel van Canon. De documentmanagementoplossing maakt het mogelijk documenten digitaal op te slaan en te beheren. Gebruikers kunnen de documenten aan de hand van metatags opzoeken, bewerken, doorsturen of koppelen aan bijvoorbeeld achterliggende systemen. Ook via internet zijn de gezochte bestanden terug te vinden.

Alternatieven

Veenman, een onderdeel van Xerox, biedt met DocBase en Xerox Docushare een vergelijkbare dienst. Ricoh biedt Streamline NX en Easy Enterprise DMS/Archive als alternatief.

Door Mark van der Heijden, Redactie VIPdoc