Archiefinnovatie gaat door

Vier jaar innovatieprogramma Archief 2020 heeft gezorgd dat managers en professionals in proefprojecten hebben kunnen ervaren wat er bij komt kijken om digitale overheidsinformatie beter duurzaam toegankelijk te houden voor de samenleving en de overheden zelf. Dat wil zeggen: beter vindbaar, (her)bruikbaar èn houdbaar, nu en in de toekomst. Met de geleerde lessen en ontwikkelde handreikingen kan de sector verder aan de slag te gaan nu er aan Archief 2020 een einde is gekomen.

De brancheorganisaties en overheden die in het programma samenwerkten – provincies, gemeenten en waterschappen en hun archiefinstellingen – gaan ook in 2017 door met de innovatie van de archieffunctie, zo bleek op de slotmanifestatie in Amersfoort. Daarmee was de manifestatie tevens de aftrap voor alle betrokken organisaties om vanaf nu de uitdaging zelf op te pakken om archiefinnovatie gezamenlijk voort te zetten.

Programmaresultaten

Belangrijkste resultaat van het innovatieprogramma is dat bestuurders, managers, IT’ers, archivarissen en informatieprofessionals elkaar gevonden hebben en samen werken aan duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Dat doen zij door kennis te delen in communities en met nieuwe partners in netwerken vorm te geven aan hun eigen digitale toekomst.

Daarnaast leverde het programma onder andere praktische instrumenten en landelijk afspraken op, bijvoorbeeld op het gebied van IT-architectuur, videoverslaglegging, linked data en metadata. En door het programma is er nu het breed gedeelde inzicht dat duurzame toegankelijkheid veel meer is dan alleen opslag van informatie. Een e-depotoplossing bestaat bijvoorbeeld uit een stelsel van afspraken, activiteiten èn systemen die in hun samenhang bijdragen aan duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Archief 2020 heeft professionals en managers uitgedaagd om op een nieuwe manier tegen archivering aan te kijken. De digitale archieffunctie vraagt immers al om aandacht bij de vorming en inrichting van systemen en werkprocessen (archiveren by design). En beschikbaar stellen van openbare informatie kan heden ten dage op nieuwe manieren. Met gesprekken over de toekomst van de archieffunctie in de digitale samenleving stimuleerde Archief 2020 de sector om verder te denken dan de dillema’s van vandaag. Betrokkenen zijn er nu aan gewend om samen het gesprek aan te gaan, mee te werken, te onderzoeken, uit te proberen, over grenzen heen te kijken. Die open manier van werken stond 4 jaar centraal en is nu gemeengoed.

Algemeen Rijksarchivaris Marens Engelhard onderstreepte de noodzaak om de krachten te blijven bundelen om te zorgen voor betrouwbare en toegankelijke overheidsinformatie. “Het politieke klimaat vraagt daar ook om. De burger moet zo snel, zo makkelijk en zo rechtstreeks mogelijk toegang krijgen tot overheidsinformatie.”

In cijfers

Vier jaar archiefinnovatie (2013 – 2016) is gedraaid met een programmabudget van totaal € 8 mln (beschikbaar gesteld door het Ministerie van OCW). Dat budget is geïnvesteerd in ruim 30 projecten verspreid door het hele land die voor minimaal 50% gefinancierd zijn door de deelnemende archiefinstellingen en overheden zelf. Daarnaast is in tientallen projecten gezorgd voor landelijke kennisontwikkeling en netwerkvorming. In totaal ging het om ongeveer 140 projecten en bijeenkomsten. Het programmabureau ondersteunde actief de communicatie van en tussen alle projecten. Alle resultaten zijn gedeeld op de website van Archief 2020 zodat anderen ook kunnen leren van de opgedane ervaringen.

Decentrale overheden

Bestuurlijk Nederland is door het project AIDO (Archiefinnovatie Decentrale Overheden) in die 4 jaar ook nauw betrokken bij innovatie van de archief- en informatieketen. In AIDO werkten Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) samen aan de vergroting van het bestuurlijke draagvlak en ondersteuning van het veld op het gebied van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie.

Maria Wiebosch – oud-burgemeester – trad als ambassadeur op. In die rol ondersteunde zij de koepels om ook bestuurders en overheidsmanagers aan het denken te zetten over duurzame toegankelijkheid van informatie. Het project AIDO sloot 4 jaar archiefinnovatie af met twee conferenties op 14 en 15 december.

Programmamanager

Anouk Baving leidde als programmamanager 4 jaar archiefinnovatie. “Dit programma heeft vooral de bewustwording opgeleverd dat we met digitaal archiveren geen twintig jaar hoeven te wachten. En we hebben nieuwe manieren van werken en samenwerken ontdekt.”

“We hadden twee hoofddoelen: het herdefiniëren van de archieffunctie in de digitale samenleving. en het slaan van een brug tussen ambities van de archiefsector en de ICT-ontwikkelingen bij overheden. We verbonden verschillende disciplines met elkaar. Zowel om de moderne archivaris beter te equiperen, als om een gesprek tot stand te brengen tussen de archivaris die denkt vanuit het publieke belang en bijvoorbeeld een IT-architect die meer denkt in technische problemen en oplossingen. Zij worstelen vanuit verschillende perspectieven met dezelfde dilemma’s. Ze kunnen nu makkelijker met elkaar in gesprek.”

En nu?

Het Nationaal Archief blijft zich inzetten voor verdere ontwikkeling van kennis. Het gaat de komende maanden samen met andere overheden en de branche- en beroepsvereniging in het archiefveld de kennis- en innovatieagenda actualiseren. Deze geeft richting aan verdere innovatie van de archieffunctie. In verschillende kennisplatforms blijven professionals gezamenlijk verder werken aan onderzoek, kennisuitwisseling en productontwikkeling op het gebied van informatiebeheer en informatietoegankelijkheid. De kennisplatforms worden door het Nationaal Archief ondersteund.

Extra info:

• Nieuwe korte film waarin vertegenwoordigers van provincies, gemeenten en waterschappen vertellen waarom ze werk willen blijven maken van archiefinnovatie;
• Vanaf medio december 2016 is de oogst van 4 jaar archiefinnovatie nog een jaar lang te vinden;
• De kenniscommunities die onder Archief 2020 ontstaan zijn maken gebruik van de digitale samenwerkruimte Plei;
• Een publicatie van AIDO-partners VNG, IPO en UvW.