13 vragen over e-factureren met de Rijksoverheid

De Rijksoverheid stelt per 1 januari 2017 – vanaf nu dus! – e-factureren verplicht bij nieuwe overeenkomsten met leveranciers. Bij elke nieuwe overeenkomst moet een leverancier zijn factuur digitaal en volgens specifieke codering aanleveren. Om de invoering te vereenvoudigen, heeft de rijksoverheid een Helpdesk ingericht voor vragen van organisaties. Dertien vragen zijn hieronder al beantwoord.

1. Wat is ook al weer een e-factuur?

Een e-factuur is een digitaal bestand waarbij de vereiste gegevens altijd op een vaste plek met specifieke-codering in het bestand staan. Een e-factuur kan vanuit het systeem van de leverancier elektronisch worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in het systeem van de klant, de Rijksoverheid in dit geval.

2. Wat zijn de voordelen van e-factureren?

Een e-factuur heeft verschillende voordelen. Verwerking van een e-factuur is gemakkelijker en nauwkeuriger; de verwerking verloopt automatisch waardoor fouten door handmatige verwerking achterwege blijven. De automatische verwerking verloopt bovendien sneller en bespaart het gebruik van papier.

3. Waarom neemt de Rijksoverheid het voortouw?

Dit doet de overheid, in samenspraak met onder meer VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland en Nederland ICT, om e-factureren definitief op de kaart te zetten. Europese richtlijnen schrijven bovendien voor dat alle overheden, ook gemeenten, provincies en waterschappen, vanaf eind 2018 e-factureren moeten kunnen ontvangen en verwerken.

4. Geldt de verplichting tot e-factureren nu ook al voor overeenkomsten met gemeenten of provincies?

Nee, vooralsnog enkel voor nieuwe overeenkomsten met de Rijksoverheid. Vanaf november 2018 is de verplichting ook van toepassing bij lagere overheden als gemeenten.

5. Hoe verplicht de overheid leveranciers tot het sturen van e-facturen?

De Rijksoverheid neemt de verplichting tot e-factureren op in de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten met leveranciers per 1 januari 2017. Zodoende geldt de verplichting nog niet voor bestaande overeenkomsten.

6. Mijn lopende overeenkomst wordt binnenkort verlengd. Geldt dat als een nieuwe overeenkomst?

Dat hangt ervan af. Als in het oorspronkelijke contract met de Rijksoverheid geen afspraken zijn opgenomen over e-facturering en er wordt gebruik gemaakt van een verlengingsoptie, dan gelden de eerder gemaakte afspraken. Indien er geen optie tot verlenging in het eerdere contract stond, dan geldt een verlenging als een nieuw contract. Voor die nieuwe overeenkomst geldt de verplichting tot e-factureren.

7. Helder. Wat zijn de vereisten van een e-factuur aan de Rijksoverheid?

Die worden in de overeenkomst met de leverancier vastgelegd. Zo kan de leverancier verplicht worden om via een inkoopsysteem te werken. Ook zal de Rijksoverheid eisen stellen aan de inhoud van de factuur. Voldoet de leverancier daar niet kan, dan kan de factuur mogelijk niet in behandeling worden genomen. Als er geen afspraken worden gemaakt, dan heeft de leverancier de keuze uit vier mogelijkheden.

8. Welke vier mogelijkheden tot e-factureren zijn dat dan?

–  Factuurportaal van de Rijksoverheid: De leverancier logt in bij een webportaal en voert de factuur handmatig in. Deze manier is met name geschikt bij kleine volumes facturen. Meer Meer informatie

–  Koppeling met Digipoort: Een volgende stap is de koppeling met Digipoort, de IT-centrale waar de overheid haar berichtenverkeer afhandelt. Dit is handig bij grotere aantallen facturen. Meer Meer informatie

–  Vanuit het boekhoudsoftwarepakket via Simplerinvoicing: Vrijwel alle boekhoudpakketten hebben Simplerinvoicing geïntegreerd in hun software. Dit is vooral handig wanneer andere partijen ook e-facturen willen ontvangen. Meer informatie

–  Via dienstverleners: Verschillende intermediairs, ook wel billing service providers genoemd, nemen het verzenden van e-facturen van de Rijksoverheid op zich. Meer informatie

9. Een e-mail met de factuur in pdf kan dus niet meer?

Nee.

10. Mogen XML-bestanden dan wel?

Ook niet, helaas. De leverancier heeft een koppeling nodig met Digipoort. De UBL-standaard die door de overheid gehanteerd wordt is UBL-OHNL.

11. Wat is de goedkoopste optie?

Het factuurportaal van de Rijksoverheid is gratis te gebruiken. Maar deze aanpak kost veel tijd en dat kost u uiteindelijk ook weer geld.

12. Is een koppeling met Digipoort aan te raden?

Een rechtstreeks koppeling met Digipoort is een behoorlijke investering en kent een doorlooptijd van enkele maanden. Voor veel bedrijven zal dit niet rendabel zijn. Zij zijn beter af met het gebruik van boekhoudsoftware met Simplerinvoicing of een dienstverlener. De kosten daarvan zijn uiteraard afhankelijk van de leverancier.

13. Geef me voor de zekerheid toch nog maar even de contactgegevens van de Helpdeks e-factureren.

Daarvoor gaat u naar de website www.helpdesk-efactureren.nl.